浅谈秘书的角色意识及其培养

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0 0 4年9月佳木斯大学社会科学学报Sep., 200

4第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

浅谈秘书的角色意识及其培养

崔永江

(佳木斯大学校务办公室,黑龙江佳木斯154007)

[摘 要]作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好政务性、事务性服务,就要弄清

自己的社会角色和分工,努

力培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利完成领导交给的各项工作,更

好的为领导提供各种服务。了解秘

书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开发其潜能,改善机关工作作风,提高

办公效率,都具有很大的现实意义。

[关键词]秘书;角色意识;培养

[中图分类号]C931.46[文献标识码]A[文章编号]1007-9882(2004)05-0151-0

1作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好

政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努力

培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利

完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解

秘书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开

发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的现实意义。

一、秘书在领导活动中担任的角色

秘书是为领导服务的,为领导服务是秘书第一位的基本

职能,秘书活动都是围绕领导活动展开的,领导的活动涉及到

哪里,秘书的活动范围就要扩大或延伸到哪里,领导活动规定

了秘书活动的基本范围和行动指向,这就决定了秘书人员的从属性与辅助地位,在决策过程中秘书是重要的参与者,而不

是决策者。因此,秘书人员在工作中,一定要清醒的认识自己

所处的位置,对自己有一个全面的认识,不能超越职权范围自

作主张,自行其事,在工作中要不断的规范自己的言行,使自

己的言行始终符合秘书的身份和地位。概括地说,秘书的基本

角色是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展活动,为

领导作好参谋。然而,秘书工作的被动性,并不意味着秘书工

作是消极的无所作为的,关键是秘书人员要努力在被动中争

取主动,充分发挥主动精神,在工作中要敢于提出工作建议,敢于发表自己的意见,而不是电话铃响接一下,文件到了转一

下,上级来催动一下,被动地等待领导布置工作,要经常对下

一步工作进行一些预测,并及早的分析和提出工作中可能出

现的问题,即自觉地在宏观预测和超前一步上下功夫。

二、秘书人员的角色意识及其培养

秘书的角色意识,是秘书人员对秘书角色的心理体验,是

对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果淡化和削弱了这

种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责

任感的人的主观能动作用,就会成为一个机械履行秘书职能的“机器”,而不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么,应

当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢?

1.必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书工作总的指导

方向与其他社会工作一样,都是为人民服务、为社会服务的,所不同的是秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务领导

为直接目的,也包括间接为基层或其它部门服务。秘书必须把

服务作为基本职能,树立自觉服务的角色意识,在领导活动和

政务活动中甘当领导的配角。

首先,要料事在先,想事在前。秘书在工作中要有超前意

识,要把工作的主动权掌握在自己手中,如果事事要领导催着

办,秘书只能是疲于应付,捉襟见肘。一名优秀的秘书,一定要

有超前敏感性和准确的直觉,对问题要有较强的分析、判断能

力。领导在发表意见、看法时,对工作做出正式部署前,秘书应

当凭工作直觉事先领会其内涵,判断出领导的意图,这是超前

工作的前提。要做到这一点并不难,只要我们在平时工作中,多观察、多总结便能体会到。其次,要随机应变,反应迅速。秘

书在处理事务时,有时应事先准备好方案,计划往往与现实不

符合,需要部分修正或推倒重来,在实际工作中,许多事情,若

死守条条框框,往往行不通,必须把握好原则性和灵活性的统一,在不违反原则的前提下变通处理,一个方案不行换另一个

方案。例如,客人按照约好的时间来访,可是领导因为有事要

办突然出去了。此时,秘书人员就应随机应变,根据具体情况,变通处理。准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重

要。

2.必须树立和培养积极的参谋意识。秘书的参谋工作,与

其他工作一样,都是为领导服务的,具有对领导者的从属性,不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行

领导决策、决定的前提下,把强烈的社会责任感和事业心转化

成为积极的参谋意识,为领导出主意,想办法,当好幕僚和参

谋,为领导活动提供最佳的服务。

首先,要增强参谋的角色意识。秘书人员应当尽量跳出事

务圈子,加强政务服务和智力服务,极其审慎地、竭尽全力地

为领导当好参谋。其次,掌握参谋时机,找准位置。秘书人员

要善于站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题。只

有这样,我们的参谋服务才能符合工作大局,符合领导的思维

节拍,才能做到优质高效。一般来说,某一问题迫在眉睫,或决

策者正在考虑这一问题,或这个问题解决的条件已经基本成熟,我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要

求秘书人员提供参谋意见时,要把握好时机,做到言当其时,不失良机。同时还要站准位子。“高站位”是做好参谋服务的基

础,“站准位”是对秘书人员的最基本要求。这就要求秘书人员

严格做到守纪律、懂规矩、会干事、干成事,参谋到位但不越

位,尽职尽责地搞好参谋服务,不能越俎代疱,代替领导拍板

决策。第三,要参在点子上,谋在关键处。要抓住领导关注的问

题,群众反映的热点问题提供情况,出主意、想办法。在工作

中,许多新情况和新问题会不断出现,有些问题虽没能进入领

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①[收稿日期]2004-01-1

4[作者简介]崔永江(1974-),男,黑龙江铁力人,佳木斯大学校务办公室研究实习员。0 0 4年9月佳木斯大学社会科学学报Sep., 2004

第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

论高校图书馆的创新工作

齐玉梅

(哈尔滨工程大学图书馆,黑龙江哈尔滨150001)

[摘 要]创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国家创新体系,提高全民创新意

识和国家创新能力,无疑是我国迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项活动,一个现代化的社会是祟

尚创新的社会。图书馆的基本职能是

教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆

创新的现代化管理,它是一个对图

书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆创新包括制度创新、观念创新、技术创新和

管理创新。

[关键词]图书馆;制度创新;观念创新”技术创新;管理创新

[中图分类号]G251[文献标识码]A[文章编号]1007-9882(2004)05-0152-0

2创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国

家创新体系,提高全民创新意识和国家创新能力,无疑是我国

迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项

活动,一个现代化的社会是祟尚创新的社会。图书馆的基本职

能是教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理

思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆创新的现代化管理,它

是一个对图书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆

创新包括制度创新、观念创新、技术创新和管理创新。

一、制度与观念创新

1.制度创新。制度创新具有激励功能,激活人的思想与行

动,使人表现出更高的积极性。制度创新必须是合理的,在整

个创新体系中居于基础和保证地位。如果制度不合理或组织

治理结构不明确,就会造成管理混乱,则一切创新活动的成果

就会付之东流,为了使图书馆主动地、择优地、有远见地创新、就必须进行制度创新。建立合理的规章制度,这是完成一切工

作的基本保证,使其人尽其职,各尽其责。它使工作程序简化,使工作高效,处理事物方便快捷,管理趋于科学实用。

2.观念创新。观念创新,顾名思义,就是要有新观念,新思

想,这是图书馆创新的动力和源泉。创新源于集体和个人的创

造性,因此,首先要树立的就是创新理念,营造一个激励创新 的客观环境。要提高培养图书馆人的综合素质及创新能力,增 强创新意识,这样具有创新能力的人才才能脱颖而出。但对图 导视线,但却可能是影响改革和发展亟待解决的大问题。因 此,秘书人员一定要经常性地深入基层,深入生产一线,研究 事物的发展规律,及时发现不易进入领导视线的潜在性的情 况,为领导做好参谋,提出相应措施,服务领导决策。第四,要 善于进言,更要善于深谋。只能发现问题,而不能提出切实可 行的解决办法和有效措施,就不能算一个好的参谋。秘书人员 怎样才能做到既善进言,又善深谋呢?关键是要注重学习,不

仅要认真学习唯物辩证法,还要大量涉猎政治、历史、文学、金 融、法律、现代科技等方面的书籍,不断丰富自己的知识结构。还要多动脑筋,勤于实践,从日常的工作实践中增长分析问 题、处理问题的才干,积累处理各种问题的经验。

3.必须树立和培养必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对 领导政治上负责,除了工作上服务、支持以外,发现领导工作、决策上的问题和错误,要通过正当的渠道、妥善的方法向领导 机关和有关领导反映,进行及时的纠正和处理。对领导的各种 问题和恶习,绝不可以投其所好,甚至助纣为虐,推波助澜,使 之走向犯罪的深渊。这不仅危害党和国家的事业,也是对自己 的极端不负责任。那么,做为秘书人员该如何进谏呢? 首先,要采用正确的态度去谏。要尊重领导,谏言时要有

理有据,并且要强调是你“个人的”意见,尤其值得注意的是, 谏后要能及时收场。因为自尊心强的领导,你越和他争论,他 就越不肯认错,尽管有时他明知错了,也不肯认输。既然你肯 定自己的意见正确,作为一个精明的领导,也不会不明白,但 需给领导留有时间去否定自己的主张,采纳你的谏言。其次, 要选择一个适宜的场合去谏。比如,可以利用“人多力量大”的 原理,和同事们一同谏言,由周围的人共同提醒他,以防他再 说“不知道”。这种方法,实际上有一点强行的意味,但对这样 的领导,又不得不如此。第三,不可恃功自负。当得知领导改变 了自己的错误决定,采纳了你的建议后,秘书人员切忌不可洋 洋自得,最好不要再提此事,以后,领导便会更加重视你的意 见。

4.必须树立和培养较强的拒腐防变意识。这是相对于秘 书人员自身修养而言的,在现实工作中,秘书人员面临着两个 方面的严峻考验。第一,由于秘书处于特殊地位,已成为一些 人拉拢腐蚀领导干部的一个突破口。有些人深知,秘书特别是 秘书骨干和领导的贴身秘书,都是领导的“近臣”,没有他们铺 路,直接接触领导是很困难的,如果把秘书拉住了,在一定程 度上就等于抱住了领导的大腿。所以这些人首先把秘书作为 “猎物”,千方百计在他们身上打开缺口。第二,和一些在实权 部门的干部生活相比,大多数秘书人员的生活状况比较清贫, 因而心理常常处于不平衡状态,不时地萌发出“捞取实惠”的欲望。面对考验,秘书人员一定要保持一种超然的心境,加强 政治思想学习,加强自身修养,淡泊名利,把自己的心态调整 到最佳状态,不要为暂时的眼前利益所动。

[责任编辑:张志光]

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①[收稿日期]2004-03-29

[作者简介]齐玉梅(1965-),女,黑龙江哈尔滨人,哈尔滨工程大学图书馆馆员。