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会议运营管理总复习—资料整理-hh
P1，会议：
会议是指三人以上的群体为了研究问题，交流信息，获取知识，统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点，围绕一定的主题，按照一定的规则所进行的演讲，发言，讲解，讨论，商议，交流等行为从而集思广益，达成一定结论的活动。
P2，会议的特征：【判断题、解答题】 1）有明确目的；
2）有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈； 3）有一定的结果； 4）人数不少于三人； 5）有主持人；
6）遵循一定的规则； 7）是一种短暂性的行为。P3，会议的本质属性：
1、信息性
2、社会性
3、集聚性
01、会议最本质的属性就是信息传递，信息交流与信息创造功能。02、会议是一种社会活动；
03、会议的社会性正是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在。
P5，会议的性质划分： workshop专题研讨会（工作坊）；seminar研修会；panel专题研讨会；colloquium非正式的研讨会；training courses培训课程；lecture讲座；meeting会议
P6，按会议参加者的国别划分，可分为国际会议和国内会议。
1、国际会议：是指来自不同国家的人们所参加的会议，来自非会议目的地国家或地区的与会者要占到一定的比例才能成为国际会议。1)ICCA统计国际会议的标准 A，定性的会议
B，至少3个国家轮流举行 C，与会人数至少50人
2)UIA统计国际会议的标准（新加坡）A，与会人数至少300人；
B，国外人士占与会人数40%以上； C，与会者来自至少5个国家； D，会期至少3天。
2、我国的国际会议标准
按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，二队参加会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。
P9，会议的作用【简答、论述题】 1）会议可以传递，交流并创造信息
2）会议给所在城市或国家的会议产业带来直接受益
3）会议给所在城市或国家的旅游业，商业等服务业带来间接收益 4）会议可以提升会议目的地的知名度
5）会议可以促进会议目的地的建设和经济发展
6）会议是社会民生的重要手段
7）会议可以帮助人们消除隔阂，促进和平
8）会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高
P19，会议市场：【会议市场的类型】
所谓会议市场是对会议服务企业而言的，指那些主办会议的机构和参加会议的人们所组成的消费群体。
P20，社团是指具有共同兴趣，爱好或者目标的人群所组成的，为实现成员的共同目标，按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。P21，社团会议的类型：
1、年会
2、地区年会
3、理事会和委员会会议
4、专业性会议和专题讨论会
5、专题（学术）研讨性会议，研修会
6、培训课程
P25，社团会议的决策人：
1）社团主席，副主席（总裁，总监）2）秘书长
3）委员会主席，副主席 4）理事会成员 5）秘书
P27，新品推介会这是企业最重要的会议，它直接关系到企业生意的好坏。
论述题：谈谈社团会议与企业会议的区别和联系 P22，社团会议的特点：【2者对比】
1）会议举办的频率有规律 2）大会筹办时间长 3）会员自愿参加
4）与会者常常带有陪同人员
5）会议节目内容和社会活动很重要
6）会议主办者事先并不清楚与会者的具体情况 7）会议地点经常变换 8）会议人数确定的比较晚
9）会议组织者通常不直接与会议供应商接触 P31，企业会议的特点：【2者对比】
1）会议举行频率多无规律 2）会议筹备时间较短 3）有关员工必须参加会议 4）会议人数确定早
5）不需要通过促销吸引人们参加 6）没有各种委员会
7）会议组织者事先就了解与会者的具体情况 8）会议资金有企业全额支付
P47，会议主题是会议目标的转化，它是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议的潜在参加者通过它就可以了解会议的大题内容 P47，会议的议题是围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化 P46，会议产品就是指参加者从会议所得到的信息，服务，物质等方面的东西；它属于服务性的产品，与一般的物质性产品有很大的不同 P50，会议演讲人是指在会议上演讲，发言，做报告讲话的人
【填空或选择题】
P51，会议演讲人的挑选：【填空或选择题】 会议演讲人一般由会议主办者挑选，大型会议由会议议程委员会挑选，挑选的主要途径有：
1、挑选相关行业和专业方面的专家、权威做会议演讲人；
2、从应征论文中择优选定一些人作为会议演讲人。
P51，会议演讲人注意事项：【重点记记】
1、讲话时口与话筒报纸30公分距离；
2、不要说得太快
3、安排好发言内容，遵守会议规定时间
4、熟悉投影仪等会议基本设施、设备
5、提前到达会议场所，作好演讲准备，一般至少提前10分钟
P52，会议通知就是报要召开会的各种信息以广告，小册子，通讯报道，电子邮件，网页等形式公开告知潜在会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传，促销方法。**第一轮通知可以做的比较简单，主要告知大家关于要举行会议的基本信息： 1）会议的目的，主题和议题 2）会议的日期 3）会议的地点 4）会议联系途径 **第二轮通知主要是关于论文征集的，所以也叫论文征集通知 论文征集通知书的主要内容有： 1）大会主席的邀请信 2）会议组织机构 3）会议主题与议题 4）征文要求 5）会议初步日程 6）初步旅游线路 7）会议秘书处联系方法：联系人姓名、通讯地址、邮编、电话、传真、电子信箱和网址等 8）重要日期 9）论文摘要表 10）反馈表
**第三轮通知如果会议只发两轮通知，那么第二轮通知主要是关于会议注册（报名）的，要对潜在的会议参加者发出邀请，它必须包含非常详细的信息，以供潜在的会议参加者据此作出是否参加此次会议的决策。如果会议总共发三轮通知，那么上述内容放在第三轮通知中，这轮通知也叫注册通知。
P71，会议的核心内容就是进行交流，因此会议专业活动主要围绕这各种演讲进行的，演讲主要包
括三种形式，即大会演讲、分组演讲和张贴演讲；会议专业活动还包括专业参观。
P73，会议场地： 1）主会场与其他各种大小会议室 2）休息处 3）大厅 4）注册台 5）办公室 6）展览场地 7）存储区 P73，会议室的布置： 1）剧场（礼堂）形 2）中空圆（正方，多边）形 3）中空椭圆（长方）形 4）董事会长方（椭圆）形 5）U形与马蹄形 6）叠形U形（马蹄）形
7）E教室形 8）T形 9）教室形 10）宴会形 11）混合型
P87，会议室的布置：【屏幕一般100英寸、150英寸和200英寸3种】
1、会议主持人一般使用台式固定话筒，演讲人使用小型无线话筒
2、很多会议需要讲台
3、写字板及水笔，这是会议最简单的设施
4、视听设备（计算机投影仪、胶片投影仪、幻灯投影仪、屏幕、录像机、DVD/VCD、音响设备）
5、镭射笔
6、定时钟
7、预演室
8、免费电子邮件服务
P103，社会活动包括：【会议的社会活动有哪些？】 1）会议开幕式 2）欢迎招待会 3）茶歇/咖啡 4）鸡尾酒会 5）体育，休闲活动 6）参观，游览活动 7）欢送/闭幕宴会
P105，安排会议附设展览的作用【简答】
安排会议附设展览对会议主办者、与会者和参展商都有好处 1）对会议主办者的好处
（1、增加会议收入
2、可以增加预先筹款
3、增加会议产品的价值
4、有助于会议产品的促销，增加参会人数）2）对与会者的好处（1、看到新产品，了解专业、行业的产品发展情况
2、与专业、行业产品生产商直接交流，提高自己的研究水平
3、比较各家参展商产品的质量、价格、服务，利于对未 来的购买做出正确的决策
4、享受到丰富多彩的会议内容）3）对参展商的好处（1、市场导向，直接接触目标市场
2、可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流
3、获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机
4、可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来的发展动向
5、参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略）
P107，会议附设展览会与商业性展览会的不同
1、观众面不同
2、组织观众所花工夫不同
3、展览主办者收入来源不同
P107，会议的可进出性
1、国际机场，国际航线
2、天路，火车站
3、高速公路，长途汽车
P133，国际社团会议的报批程序
1）报批前的准备工作（1、会议的申办者与承办者
2、我国的专业水平
3、我国的综合国力
4、会议经费平衡
5、举办城市
6、举办时间和会期）
2）研究国际社团的有关文件（举办国际社团的会议首先应研究该国际社团的有关文件）
3）办理报批手续（1、会议名称
2、会议时间
3、会议地点
4、会议组织者
5、预计会议人数
4、本地交通
5、嘉宾和重要演讲人等的交通安排
P111，会议产品：会议产品是综合性很强的组合产品，它的生产不是由一家公司或机构单独进行的，它需要由很多家不同行业的企业联合生产并由相关联合生产并由相关政府部门和非营利机构支持、帮助才能顺利完成。
P113，PCO名词解释：
专业会议组织者(PCO)，是指通过为客户组织，经办会议而获取收入的专业的会议组织机构
P113，PCO的工作应能为会议提供全方面的服务，包括会议资金的筹集，通知编写和发放，论文征集，注册，组织附设展览以及住宿，餐饮和旅游安排等工作。
P113，PCO的收费方式：
PCO帮组社团组织，企业等机构安排，组织会议是一种商业行为，其目的是获取收入
收费方式有： 1）报价式
2）基本费+参会者人头费 3）参会者人头费 4）按小时收费
P114，会议中心是专门为会议客户提供会议场地，会议设施，设备和会议服务而获取收入的企业
P125，会议局的性质：会议局是一个非营利性的组织机构，它负责对一个城市或国家的会议业进行规划和管理，为一个城市或国家对外进行会议业的整体营销宣传，并为所在的城市或国家争取到尽可能多的会议在那里举行。
可以是政府机构，也可以是非官方机构或半官方机构
P125，会议局的特点：
1）非营利性 2）中立性
3）以会议客户为中心
P133，我国审批国际社团会议的基本要求：
我国举行国际社团会议和其他国家举行国际会议有很大的不同，其中最大的区别就是对举办国际社团会议的审批制度；在我国举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动；国际社团会议的审批工作是一件非常严肃的外事工作，尤其是有几千人参加的大型国际社团的年会，要充分做好调研工作及可行性报告，在有一定申办成功的把握时，再向上级主管部门申报，否则全部审批工作就可能白做； P133，我国审批国际社团会议程序：
1）举办国际社团会议必须办理报批手续
2）举办国际社团组织会议的机构必须具备一定的资质 3）申请举办国际社团会议的程序
6、会议宗旨、目的、背景的简单介绍
7、会议经费来源
8、会议附设展览会
9、会议联系人）4）国际会议的批件
5）申报国际社团会议时应注意的问题 A，国际社团会议的再次审批 B，国际社团会议的变更
P152，国际社团会议申办的准备
1）建立申办机构（申办一个国际社团会议，从最初的酝酿到申办工作结束，通常需要一年甚至更长的时间）【A、组织委员会
B、程序委员会
C、会议秘书处 D、PCO】 2）指定申办计划
3）编制申办预算（1、申办文件制作费用
2、出国费用
3、活动费用
4、接待费用
5、其他费用）4）筹措申办经费（1、申办资金属于风险投资
2、申办活动要有足够的经费
3、申办经费的主要渠道
02）PCO
03）旅游机构>
编制申办国际社团会议的报告是全部申办工作中最重要的工作之一。P153，申办报告的主要内容 1）邀请信
2）学术内容（1、中国在该学科领域的背景
2、拟定的会议学术主题
3、你定的会议讨论专业范围
4、初步的学术计划）3）中国的介绍 4）主办城市的介绍 5）大会会址的详细介绍 6）宾馆的介绍
7）旅游景点，参观，购物点的介绍 8）交通和通讯 9）初步预算
A,会议收入主要来自注册费的收入 B,会议的支出 C,预算结果
10）组织机构，包括会议程序委员会，组织委员会，秘书处领导下的学术部，会务部，财务部和展览部
P173，会议初期筹备:
会议初期筹备的主要工作是建立会议机构，制定会议工作计划，编制会议预算和筹措会议启动资金，选择专业的会议组织机构(PCO)；
1、会议组织机构的建立（01、学术组
02、会务组、03、公关宣传组
04、接待组
05、财务组 06、筹备组
07、附设展览组
08、交通组
09、旅游组
10、安保组）
2、确定会议对外公布的联络人（1、通信地址和收件人
2、电子邮件
3、会议网页
4、电话
5、传真）
P183，会议的论文征集时效：大型会议一般在会议召开前20个月左右就开始启动征集论文，中小型会议一般应在会议召开前一到半年左右开始进行论文征集工作。P183，选择PCO:正确选择PCO是保证大型会议取得圆满成功的重要条件之一.P189，征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和最直接的手段。
会议组织机构像大脑，工作计划和会议预算像两条腿，资金像血液，PCO像两只手 P198，会议预先注册的准备工作
1）专业内容要求基本落实 2）与会议服务机构签订合同
P201，注册通知书包括专业和会务两部分内容，专业内容要对代表有足够的吸引力，办理参加会议的手续要极为简便，提供给代表的各种价值也要让他们感觉到无忧所值。注册通知书和征文通知书一样，也由正文、封面和表格三部分组成。
注册通知书最重要的内容之一就是本次大会能邀请到的特邀大会演讲人的姓名和他们的演讲题目。
P213，现场注册准备
预先注册结束后距离会议召开只有短短的2到3个月了，会议代表已经基本确定，会议筹备工作要全面启动，要不断充实人员，成立所有需要的工作小组，每项工作都要落实到具体工作人员。现场注册材料的准备的材料，会前5~10天开始为代表准备现场注册材料：
1）名卡
2）付款收据 3）请柬 4）票证
5）领取会议物品的票证 6）清单
P230，注册时间：
会前从哪天开始注册（规模在1000人以内的会议，会前注册时间安排1天的时间，大于1000人的会议会前最好安排1天半或者2天的时间进行现场注册）
1、每天从什么时间开始注册
2、注册是否也有“午休”
3、注册结束时间
P231，会议社会活动安排：
社会活动的日期和具体时间已在注册通知书中公布，没有特殊原因不可轻易变动： P231，会议开幕式的安排：
一、会议开幕式安排
1）会议开幕式时间：开幕式时间安排在会议正式开始前一天晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天上午；
2）开幕式地点：开幕式地点取决于与会代表的人数；
3）开幕式会场布置：会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，包括主席台的布置和会议代表的布置（会议代表席布置一般采用课堂式，大型会议选用剧院式；代表席可分为贵宾席，代表席和记者席；）
4）开幕式的程序（开幕式在会议所有活动中占优最重要的地位，就像开幕式在奥运会中所处的地位一样。）
5）贵宾的接待（邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容）6）代表进入会场 7）新闻记者的接待 8）安全保卫 9）交通安排
二、欢迎招待会（宴会）
三、茶/咖歇
四、欢送（闭幕）宴会（幕宴会正式开始时间一般是19点，通常提前半小时就应该允许客人入场，入
场时间安排太短很容易发生拥挤；）
五、闭幕式
P253，会议财务管理：
会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质就是会议资金的管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。
P255，会议财务管理的内容：
会议财务管理的内容包括会议财务计划管理，会议日常财务管理和会议财务分析三部分主要内容，会议财务分析的最终目的是要保证实现会议的财务目标；会议财务经费实行“一支笔”管理原则。
P257，会议财务预测的基本程序：【简答】
1）确定预测目标和制定工作方案 2）搜集和整理资料
3）选择预测的方法：采用定性预测法，而不采用定量预测法； 4）进行预测
5）分析预测结果，提出预测报告
P258，会议财务预测的主要内容：
1）会议规模预测
2）会议固定支出的预测
3）会议保本人数的预测：保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出）（盈亏平衡点）P259，P273
4）会议收入的预测 5）经济环境的预测 P263，会议固定支出（Fc）：
会议固定支出（Fc）主要包括初期的申办费用，市场宣传费，考察活动的相关费用，正文，通知印刷和邮寄的费用，特邀演讲人的参会费用，会议机构相关活动费用，会场和设备的租金，基本办公费用，人工费用，会议工作人员的参会费等项。P268，会议的可变支出(Vc)：
会议的可变支出(Vc)是指随着会议代表的数量变化而变化的支出项目，包含以下
1、餐饮费【
1、宴会（宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格范围也是最大的。）
2、招待会
3、茶/咖歇
4、会议午餐】
2、会议资料印刷费
3、邮寄费
4、代表用品费用
5、同声传译接收器
6、付给PCO的服务费
P265，人工费用是指支付给会议工作人员的工资，奖金和其他福利费用；是会议固定支出；
P280，会议成本费用的控制方法：
1、指定会议成本费用标准
2、成本费用控制的方法
P283，会议的主要收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部承担会议的支出时，会议组织者采用两个措施，一是降低会议一些活动的档次，另一个有效的办法就是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡；
P284，企业赞助：
在所有会议中科技类会议是最容易得到企业赞助的，这是由于“科学技术是第一生产力”的思想已被越来越多的企业所认同
P284，寻找企业赞助
寻找赞助企业是做好赞助工作的关键。主要采用以下运作
1、会议主要领导人出面联系
2、会议机构中的工作人员出面联系
3、国际组织出面联系
4、其他渠道
赞助形式分为综合赞助和单项赞助两大类。
P301，举办会议附设展览的必要性和可能性：
1）不需要或难以成功举办附设展览的会议 A，基础理论学术会议
B，哲学，社会科学范畴的理论学术会议 C，政治性或宗教性会议
D，会议发起者平时与较多相关领域企业没有什么联系 E，会议的权威性很低，影响力很小 2）有必要且容易成功举办附设展览的会议 A，应用性的专业会议
B，自然科学领域里的专业性会议
C，会议组织者与较多相关领域企业有密切的联系 D，会议的权威性较高，影响力较大
P302，会议附设展览的收入比较简单，主要就是向参展商收取的展台费，展台有标准的3米x3米和2米x3米；9平方米x标准展台的数量=展览净面积；展览净面积x2.2=实际使用展览面积
P302，会议附设展览的支出
1、展场租金
2、展台搭建费用
3、消防和安保费用
4、保洁费
5、展区整体布置的费用
6、编辑和印刷费
7、办公费用
8、人工费用 P319，会议附设展览的现场管理：
1）展台搭建和布置(会议附设展览现场的第一件最重要的工作就是搭建展台，横幅是最常用的一种宣传形式)2）展览期间的服务与管理
3）撤展（会议附设展览的结束应该比会议的结束提前一段时间，通常结束时间确定在会议结束当天中午12点，之后参展商就可以安排撤展工作）
P331，会议评估：
会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程，他不是一项给人看的、例行公事的工作，有效地会议评估不仅能获得关于已结束的会议质量信息，而且更重要的是可以通过对已经结束的会议的总结分析二获得会议的经验教训，从而对会议组织，服务的有关人员进行针对性的培训提高，使以后举办的会议的质量越来越高；
P301，会议评估的作用：【或者问会议评估的意义】
1）检查会议目标是否实现 2）看看与会者是否满意
3）明确会议的成功与不足之处 4）为写会议的总结报告准备材料 P302，会议评估的内容：
1）会议的议程及内容（1、会议主题、议题的恰当性
2、会议议程安排的合理性
3、会议演讲的质量
4、会议张贴论文
5、分组讨论的充分性）
2）会议各项活动（1、会议的欢迎宴会、欢迎宴会是否得当？
2、参观、访问、浏览活动安排的合理性）
3）会议附设展览活动（1、展览场地的合适性
2、展览装卸、存储服务的质量
3、展览服务的质量
4、参展效果）4）会议场所设施，服务与环境（1、会议场所的音响效果
2、会议场所的温度、适度、照明度
3、会议场所的同声翻译设备的质量
4、会议场所指引系统的完美性
5、会议饮水服务的质量
6、会议的茶/咖歇服务质量
7、会议的同声翻译质量
8、会议的环境质量）5）会议住宿，餐饮（1、会议指定宾馆的质量
2、会议餐饮及其服务的质量）
6）会议目的地的质量（1、会议目的地的环境质量
2、会议目的地居民的好客程度
3、会议目的地旅游景点的吸引力
4、会议目的地的形象）
7）会议宣传促销与接待工作（1、会议宣传促销工作的成效
2、会议接待工作的质量）8）总体（1、与会者对回应的总体印象如何？）P339，会议评估的方法：
1）调查问卷，现场手工填写，现场电脑填写，会后电脑填写 2）面谈 3）电话调查 4）现场观察 5）述职报告
