秘书机构的运行机制_秘书机构的设置

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秘书机构的运行机制

秘书机构是指党政机关、人民团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。凡从事秘书工作的部门都可称为秘书机构。

秘书机构的运行机制有两个前提，即人类组织机构的等级性和组织运行中的程序本位性。因此，秘书机构的运行机构有三个方面的主要特征。

第一个是内在并行性。社会作为一个高度发展的有机系统，必然由核心和边缘两个部分组成，核心即组织的主要领导。对复杂和庞大的组织而言，其核心也必然要分化成“领导”和“秘书”两个功能模块，从而实施指挥、协调、控制功能，以提高领导决策效率和决策水平。如秘书调查研究、信访接待、整理文件、搜集信息、督办跟踪等，都是冲任领导感觉器的功能。在信息爆炸的时代，秘书必须充当领导感觉的过滤器，筛除低质量的信息，服务于中心工作，并为领导决策提供有效的信息平台。而秘书进言献策、研究政策、拟办文件、起草公文、代拟讲话稿等，则往往在一定程度上影响领导的决策。秘书这些行为实质上已经融入了领导的行为，所以秘书必须设身处地站在全局的高度上，为领导进言献策，提出好的建议，客观冷静的考量额处理各种问题。美国管理学界形象而贴切的称秘书为领导的“外脑”，是相当有道理的。

秘书收发文件和立卷归档等档案工作，由于并行性理论的实施，消除了原来信息储存工作的盲目性以及领导决策之间接口的不匹配性而造成的瓶颈，促进了秘书机构对领导的适应性，并且由于信息的分布储存与存储处理合二为一，可以有效地弥补领导—秘书系统中部分失效的情况。秘书传达、催办、查办和督办领导决策和意见的执行情况，使领导的意图客观化，成为发挥指导作用的社会实践。秘书作为辅助领导的角色，全面扩展了领导处理公共事务、管理组织的能力，增强了领导的大脑和四肢。可以说，组织的复杂性和效率与秘书机构的发展是密切相关。目前，领导的决策有时到了下边就被“对策”抵消了，这和秘书的执行机制落实不够有直接关系。

第二个是自我平衡性。秘书机构作为一个社会系统有维持其模式的自我平衡机制。秘书机构古今中外普遍而长久地存在，虽然历经经济发展、经济关系变化、政权更迭、法律和政治以及道德的演变，以及秘书机构自身目的和结构的变化等，但秘书机构最终都被引导到预先存在的通道中，这从事实上说明了它的自我平衡性。

在中国历史上，秘书机构虽然名目多变，但职能是一脉相承的。新中国成立以后，在国务院几次机构改个实践中，许多部委几经存废，而国务院办公厅一直岿然不动，并且其内部的变动也非常小。

第三个是组织有序性。秘书机构从古至今，经历了由小到大、由简单到复杂的过程，但这种演变不是盲目无序的、而是逐渐的、有选择的进化的，具有充分的组织性和有序性。党政机关的秘书机构是由政策研究、公文处理、机关事务处理等系列组成的，这种结构上的分化为其发展提供了“肌体”条件。秘书机构的进化，同时也表现了它的目的性和适应性。例如，在中国古代社会，君主们总是在集权和分权中徘徊。从贤主的传统“神话”和个人欲望出发，君主不断发展各种集权技巧，主要是对近臣、宦官的倚重，而社会的复杂化和分工细化，又使文官集团尤其是地方官吏主张分权，不断施展“清君侧”的谋略。而秘书机构的发展在于维持二者之间的“生态平衡”，同时我们也必须认识到，这种平衡是相对的、动态的，这也是进化的另一层含义。在计划经济体制下，秘书机构的主要职能是参与制订和执行各种具体而复杂的计划；而在市场经济条件下，政府越来越倾向于“守夜人”的角色，秘书机构则越来越显现出其权变型，对秘书人员的法律素质和市场经济的理论素养要求越来越高。