会议准备及现场的工作流程_会议准备工作流程

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会议准备及现场的工作流程

一、会前准备

1、文案

结合会议主题，撰写会议策划案，以及会议现场所需的监管机构致辞、联盟理事长致辞、主持词、调查问卷、议程等文案。

2、PPT ①会前搜集领导演讲PPT以及厂商演讲PPT ②制作会前播放PPT（内容为历年活动集锦）以及会中串场PPT（按照会议流程，添加主持人以及演讲人姓名和单位）

3、音乐流程

确认会议现场所需音乐（开始、会前提醒、茶歇以及结束音乐，按会议性质增加颁奖音乐及嘉宾上场音乐）

4、相关设备准备

相机、录音笔（提前充好电）、翻页笔（激光笔）、笔记本（2台，演讲台及工作台各1台）、投影仪

二、会议期间

1、文案的确认

会前一周确认所有文案性工作，如无法确认，会议前一天必须确认（包括主持词、议程、问卷、致辞等），并于会前一天将厂商资料、会议资料、问卷、议程按顺序摆放于每位参会嘉宾桌上。

2、设备调试

会前一天需调试会议现场所需设备，包括：话筒、音响设备、LED屏或投影设备、以及笔记本能否正常工作；并调试所有演讲相关PPT以及会议所需PPT。

3、会议现场

①会前提前一个半小时到达会场，检查确认所有会前准备工作（文案、PPT、设备）②会前五分钟提前开启录音笔，并放置于演讲台笔记本后方以及会议主持人话筒旁 ③根据主持人以及会议开始时间，播放会前提醒，提醒参会嘉宾关闭手机铃声，准备开始 ④按照会议流程，播放会议串场PPT（致辞、演讲嘉宾姓名及单位）

⑤会议现场随时监控开会设备以及话筒、音响设备的状态，有问题随时与酒店沟通 ⑥会议结束时提醒嘉宾填写调查问卷

三、会后

1、问卷的回收、整理以及统计分析

2、新闻稿的撰写及发布

3、同意采访领导资料整理以及联系

4、会议所有资料的整理以及备份