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中共府谷县委办公室
印发《关于加强机关日常管理的若干规定》的通知
各乡镇党委,县委和县级国家机关各部门，各直属事企业单位，各群众团体：
《关于加强机关日常管理的若干规定》已经县委同意，现印发你们，请认真贯彻执行。
中共府谷县委办公室
2010年1月10日
关于加强机关日常管理的若干规定
为了全面贯彻落实科学发展观，端正党风，严明纪律，提高全县党政机关工作效率，进一步实现党政机关工作制度化、规范化、程序化，现就加强机关干部日常管理制定如下规定。
第一条：规范着装仪表。机关工作人员在工作时间和工作场合，应保持衣着朴素大方、仪表庄重得体。不准穿着背心、超短裙、吊带衫、拖鞋，不准染彩发、浓妆艳抹，不准佩戴与工作环境、工作性质不相协调的饰物。
第二条：严明工作纪律。机关工作人员在工作时间不得窜岗、闲谈，不得从事与工作无关的事务。严格遵守政治纪律和组织纪律，办公室内不得玩扑克、打麻将、下象棋、玩电脑游戏、网上聊天等娱乐活动；各乡镇、部门主要领导必须保持24小时通讯联络畅通，上班、开会期间手机一律设置在振动或静音状态；各乡镇、部门要设立值班电话，工作期间必须保证有人接听；除必要的公务接待外，工作日午餐一律不得饮酒。
第三条：加强机关考勤。机关工作人员应按时上下班，不准迟到、早退；各单位都要设立考勤簿，工作人员上下班应按时签到，因公因事外出应进行登记；各单位要责成专门人员负责考勤工作，做到月有统计，季有公布，年有总结，考勤结果要与年终考核挂钩，奖勤罚懒。
第四条：严格请假出差审批。机关工作人员因事或因病请假，需严格按照请假审批权限办理请假手续，部门、乡镇主要负责同志无论因公还是因私外出，均向县委、政府主要领导请假，经批准后方可离岗；要按照要求严格落实机关工作人员年休假制度；机关工作人员出差要出示相关的通知或凭证，办理出差手续，完毕后，及时返回单位；机关财务室要按规定报销工作人员正常出差费用，及时发放出差补助。
第五条：精简会议、文件。严格控制各种会议数量，必须召开的会议要经县委、政府主要领导批准，做到能不开的会坚决不开，可以合并开的会要合并开，少开会、开短会，说短话，求实效；一律不得巧立名目召开各种联谊会，严格控制举行各类纪念会、表彰会、剪彩、奠基仪式以及各种检查评比活动；县委、政府主要负责同志一般不出席部门召开的会议，举办各种会议要厉行节约，不得超标准开支或摊派转嫁经费负担，不得发放纪念品和搞公费娱乐、健身、旅游活动；要坚持少而精原则，切实精简文件、简报，做到可发可不发的文件坚决不发，确需印发的文件也要表述精炼，宜短不宜长。
第六条：遵守会议纪律。召开各类会议，与会人员必须在会前10分钟签到入座；因故不能参加会议的人员，会前必须向会议主办单位写出书面请假报告，经领导同意后，方可安排他人代替参加，否则视为缺席；各类会议原则上只邀请分管领导参加；与会人员要端正仪表仪容，重要会议一律着正装参会；会议期间持有的手机等通讯工具一律关闭或静音状态；会议期间不得随意走动、不准抽烟、不准喧哗、不准打瞌睡。
第七条：热情接待来访。坚持对口接待原则，除特殊情况外，四大班子来客一般不邀请对口以外的其它领导和人员参加；接待要做到热情、周到、节俭，以地方饭菜为主；接待人员要做到举止端正，谈吐文雅，礼貌待人，热情周到。接待外宾要热情友好，尊重礼仪，不卑不亢，落落大方，严格遵守涉外纪律。
第八条：保持清正廉洁。减少领导干部参与迎来送往和剪彩、奠基、庆典、颁奖等一般事务性活动；领导干部下基层要轻车简从，减少陪同，简化接待，原则上安排在机关食堂就餐，不准参与高消费娱乐活动；严禁领导干部以婚丧嫁娶及其他任何喜庆活动名义，收受管辖或职权范围内服务与管理对象的礼金、礼品；不准借参观、学习、招商等名义进行公费旅游，不得组织或参与无实质性内容的考察培训等活动。
第九条：建设节约型机关。按照创建节约型机关的要求，节约用电、用水，做到人走灯灭，杜绝白日灯、长明灯、长流水；空调温度设置，要合理有效，禁开无人空调；合理调节电脑使用时间，不用时尽量设置在节能或关闭状态，禁开“通宵’’无人电脑；要节约办公用品，充分利用网上办文，努力做到无纸化办公，提倡双面用纸和修废利旧，爱护公物，延长办公用品使用寿命。
第十条：创造优美工作环境。室内卫生由办公室人员在上班前自己清扫，做到窗明、桌净、地净、用具摆放整齐有序；办公大楼内外场所坚持每天清理打扫，保持公共场所环境整洁卫生，做到不乱倒、乱丢、乱堆垃圾等其他杂物，不随地吐痰、不随地扔东西；停车场所车辆要停放有序；机关要定期对环境和室内卫生进行检查，并及时通报检查情况。
第十一条：严格资产管理。机关所有固定资产统一由办公室登记入册，一年登记检查一次；本着谁使用谁负责的原则，将各固定资产明确使用人和保管责任人，贵重资产要明确专人保管和使用，精心操 作和维修，严防丢失和损坏；工作人员调出，须在一周内交清所有公物和办公室钥匙后，方可办理手续。
第十二条：强化车辆管理。县级领导相对固定用车，驾驶员随时提供服务，领导不用车时，车辆由机关统一调度；禁止公车私用，严格禁止领导干部自驾车辆。驾驶员不得饮酒，严禁酒后驾车和疲劳驾车；车辆保养和维护经分管领导批准后，到指定地点保养或维修；费用结算，除加油外，实行一事一办制，即每次购买零部件、洗车或修车，须及时报销。
第十三条：加强安全保卫。机关要统一安排24小时值班，加强对机关大院的视频监控；外来人员找领导，应先与办公室联系。未经允许，值班员不得引见领导，也不得告诉领导的电话、住址和行程；严禁外来人员进入办公楼推销商品和收购废旧物品；办公室无人时应随时锁门。
办公室日常管理制度资料介绍：
办公室日常管理制度。行政办公室日常制度遵循公司一切管理制度。办公室日常管理制度详情：
一、考勤制度
1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。
2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。
3、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到。
4、请假每个月不能超过3天（婚丧、分娩、大病等除外）。
5、班前会和当日总结会前签到签退，凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟到超过一小时，视为旷工。
6、无故旷工1日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，1日以上者交公司处理。
二、现场管理制度
1、行政办公室各分办公室实行现场5S管理，保证办公室清洁，物品摆放整齐有序。
2、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。
3、行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起。
4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。
5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。
6、上班时间禁止吃东西。
为进一步加强机关内部管理，促进机关工作质量管理标准化建设的顺利推进，根据市局机关工作实际，特制定本方案。
一、主要目标
按照综合、统一、系统、高效的原则，积极推进机关工作运行的顺畅、协调、有序、高效、文明、和谐，着力打造行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的机关。
二、主要任务
（一）计划管理
1、日常工作。认真落实“五个一”工作制度。每年度12月底前将下一年度工作计划填写完整，报分管领导审定；每季度后一月底前将下一季度工作计划和本季度工作完成情况填写完整，报分管领导审定；每月底前将下一年月工作计划和本月工作完成情况填写完整；每周五下午将下周工作计划和本周工作完成情况填写完整，报分管领导（处室负责人）审定；每日下午下班之前将当天工作内容填写完整。
2、重大开支实行预算制。各处、室每年元月底前将年度单项开支3000元以上的开支计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室和财务审计处，办公室安排专人汇总报局务会议预审同意后列入预算，未列入预算的原则上不再安排支出。
3、会议实行申报制。建立局常规工作月例会制度，分管局长及有关处室需要对下布置的常规性工作安排综合会议，一般不再安排专题会议，切实减少和压缩会议。各处、室每月将所需召开的会议计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专 人汇总报局务会议审核，经审核同意的会议分别进行预算、申报、履行报批手续、联系安排落实，未报计划的会议原则上不再安排。
4、发文实行预审制。控制发文数量，各处、室将年度所需发文经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议预审列入年度发文计划，未列入计划的除特殊情况外一般不在安排发文。行文程序由拟稿人撰写后，经处室负责人审核，视不同情况呈送分管副局长、局长签发，然后编号、缮印、用印、分发、存档。
5、维修保养。各处、室每年季度后一个月底前将下一季度所需要维修保养的办公设备和车辆计划单经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总汇报、履行报批手续、询价、维修保养，未报计划的办公设备和车辆无特殊情况原则上不再维修保养。
6、印刷品实行报批后印刷制度。各处、室对所需印刷的材料经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局领导审查，经审查同意的履行报批手续、询价、交印、收发，未报计划或未经批准同意的印刷品原则上不再印置。
7、办公用品。各处、室所需的办公用品经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总、履行报批手续、询价、购置、分发，未报计划的办公用品原则上不再购置和配发。
8、培训实行预审制。各处、室将所需业务培训计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议审核，对经审核同意的列入计划，并分别进行预算、汇报、履行报批手续、联系安排，未批准列入计划的培训原则上不再安排。同时，积极探索市场经济的办法开展各类培训活动，减少机关经费支出。
9、外出考察学习。各处、室将所需外出考察学习计划单报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议研究，对研究同意的外出考察学习分别进行履行报批手续、组织落实，未报计划或未经研究同意的外出考察学习原则上不再安排。
10、建立综合工作检查制度。各处、室将所需开展的工作检查计划单经处室负责人、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议研究，各处室需要对县区检查的工作，原则上实行综合检查的办法，压缩和减少检查次数。未报计划或未经批准同意的工作检查原则上不再安排。
（二）工作督查
1、日常工作督查。日常工作督查由局效能办负责，主要是定期或不定期收集工作日志，并报送分管局长、局长审查，同时，对工作日志的收集、填写、领导审查情况公开、公示。
2、制度执行督查。各处、室每季度后一月底前将本季度本部门牵头监督执行的各项规章制度落实情况报至局办公室，办公室安排专 人汇总、送局领导阅审、公开公示，未报落实情况的视同制度未执行落实。
3、上级和局党组决定及领导重要批示落实督查。对上级和局党组决定及领导重要批示件，办公室安排专人逐项登记转办；转办时，应写明承办单位、承办人、转办件的内容、上级和局党组决定的事项及领导批示意见，要求承办单位按照决定和批示的内容办理，将办结情况按期书面报告；对于要结果的即办件，要及时进行催促办理；承办单位将办结情况报来后，要认真进行审查，看是否符合转办时所提出的要求，工作是否落实；对决定事项办结情况要书面报告上级和局党组，对重要批示件办结情况，要报送原批示领导阅示。
（三）工作协调
办公室为机关上下、内外、左右工作协调机构。涉及两个以上处室（单位）的一般性工作协调由办公室主任或副主任牵头组织、协调、落实；重大事项或重要工作由分管领导牵头组织、协调、安排、落实，并根据需要向局长报告。
（四）来访接待
来访由办公室安排专人负责接待，并做好登记、记录、整理，根据来访者反映的内容，办公室主任或副主任提出拟办意见，呈报分管局长或局长阅批，后转交有关职能处室办理，办结后再由办公室视情况答复来访者。
（五）安全管理
对公共财物要妥善保管，落实安全防范措施。个人现金、有价证券及贵重物品不要存放在办公室内。上班时间办公室无人时必须关门；下班时必须关好、锁好办公室的门窗、抽屉、橱柜等；值班人员要尽职尽责，严禁擅离职守，认真履行交接班手续。禁止在办公室内乱拉、乱接电源线；严禁使用超负荷电器；下班时，必须将各类电器关闭；严禁将易燃易爆等危险品带入办公区；严禁在防火通道、楼道内堆放物品和焚烧废纸、废物。
（六）环境卫生
办公室内部卫生，按各处室负责本办公室原则，做到制度化、经常化，各处室要认真做好分工区域的卫生工作，定时清理，始终保持清洁状态。各处室值班人员上午上班前，打扫室内外卫生，整理内务。节假日前要集中开展一次卫生突击活动。各处室的废旧物品要随时清理，不得乱堆乱放。市局将组织有关人员定期和不定期地进行检查评比，并将检查评比情况及时公布。
（七）对外交流
办公室负责市局对外联系交流，市局领导或有关业务处室外出联系工作的由办公室统一联络、安排；接到外来联系工作的通知或电话后，办公室要认真登记，并及时向有关领导汇报，拟定接待方案，明确接待任务，掌握来宾的姓名、身份、职务、性别、人数；启程、抵 达、返程时间和乘车方式；来局的目的、要求以及活动内容；来局的路线；是否需要迎接以及迎接的时间、地点、路线等，以便做好联系、安排、落实、接待工作。
（八）保密管理
1、年初制定保密工作及学习计划，落实保密工作责任制和责任追究制，加强保密工作的监督检查。
2、积极参加市保密局统一举办的保密业务知识培训，开展多种形式的保密法律法规、知识宣传教育，增强机关干部职工的保密意识。
3、加强涉密信息系统管理，定期对涉密计算机进行检查。
4、各处室负责人、局属单位分管领导要切实加强上网信息保密审查和监督，保证涉密信息不泄密。
（九）文件管理
1、所有文件由专人负责管理。秘密级以上文件要严格按保密制度执行存放在保密橱内，确保安全。
2、文件的阅读、传达范围，未经原发文机关同意，不得自行扩大，严格按阅读范围传阅。
3、到上级开会带回的文件，要及时交文管人员登记保管，个人不得私自保存。
4、借阅文件一般当日归还，最长不超过三天；三日内办不完的，要续办借阅手续，到期不还者，经办人要及时催还。
5、要严格文件阅读手续，做到送出有登记，收回有清点，文件不乱传。
6、文管人员对所管理的正式文件、领导重要讲话及秘密资料，必须坚持一月一整理、一季一清点、半年一清退、一年一销毁。在清点核对时发现有短缺现象，应立即查找，同时要及时上报。
（十）会议组织
办公室根据领导要求，拟定会务筹备工作方案，明确会议的时间、地点、范围、内容、议程、报到时间、地点和会议预算，待领导审批或研究确定后，办公室负责组织人员通知、安排、会场布置、会场服务、会议食宿、会议活动。会后根据需要整理会议纪要。
（十一）网上办公
各处、室要充分利用市政府政务统一平台和市局局域网平台，使用机关内部办公网络，除涉及全局性的工作意见、总结、文件等，其他文字材料一律在网上传输，全面执行在网上上传下达、相互交流、网上布置工作、网上通报工作动态、网上反馈工作情况，基本实现无纸化办公。
三、工作要求
1、明确分工，落实责任。机关内部日常事务管理工作方案由市局办公室负责组织实施，各处室要围绕机关内部管理工作方案和办公室的统一安排，严格按照规定时间编报涉及本部门的日常事务管理工作。对不及时编报影响工作，要追究分管领导和处室负责人的责任。
2、加强协调，密切配合。各处室要一切从工作出发，加强沟通、相互配合，以服务为本，做到主动热情，遇事不推诿、扯皮，实现机关运转无缝隙衔接。
3、严格制度，规范程序。各处室要严格执行机关的规章制度和工作流程，秉公办事，不得越级、越部门、越程序处理日常事务管理工作，遇有重要事情要随时请示报告。
责任分工
由分管局长负责，办公室具体落实，各处室协助。
办公室日常事务处理及注意事项
办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告，综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成；办公室是一个单位运转的中枢，是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位，既是各职能部门协调联系的纽带，又是政策指令和各种信息的交汇点和集散地；办公室是单位的窗口和总进出 口，负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问，接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，接待群众来访等等。总之，办公室沟通上下，协调左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位整体工作的水平和效率。
办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地实现我们“三服务”的工作宗旨，由于时间关系，我们就办公室协调工作、完成领导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请示审批程序进行讲解，以资大家参考。
一、协调工作
（一）协调工作的重要性
从办公室工作人员的角度理解，协调就是办公室工作人员协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
办公室工作人员协调工作，在办公室工作人员工作中占有重要地位，办公室根据“三服务”的宗旨，做好综合协调特别是政策性问题的协调，是突出发挥参谋助手作用的必然要求。随着企业深化改革，各种新的矛盾突出，如历史与现实的矛盾，旧的法规、条例阻碍着新的生产力的发展；又如人们思想上左与右的矛盾纠缠不清，影响着各项任务的落实；特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等等，如不加以协调，就会意见分歧，政出多门，严重影响领导决策 的贯彻，阻碍企业改革与发展，办公室工作为什么这样重要呢，其原因在于：
1、办公室的位置，通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点。在一个单位内外之间，如果发生了需要协调的问题，一般都得找这些单位的领导出面解决，那么办公室就须将有关问题的信息，包括问题产生的原因、背景，解决问题的方针、办法，进行协调的方法、步骤等，收集起来，综合研究，反映给领导参考采纳。
2、办公室的参谋、助手作用和“不管部”性质，决定了领导人需要做协调工作时，首先会找办公室或办公室工作人员人员协助进行，有时甚至会授权办公室工作人员出面主持或参与协调的大部分过程。由于办公室一般不管理具体的专业业务，而又全面掌握各方面的情况信息，是一个综合部门，比较超脱，它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门。
3、办公室本身所作的各项工作中，也包含了大量需要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会，都可能遇到各部门认识与步调的不一致，利害与矛盾的干扰等，尤其在企业深化改革，积极参与市场竞争的程中，既需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作去正确处理各种矛盾，又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议，才能正确决策，推动企业的发展。
（二）办公室工作人员协调的基本方法与注意事项
1、办公室工作人员协调是经领导授权、在办公室的职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到一要从全局出发，尽可能站 在领导的全局高度考虑问题；二要按本层次的职权范围办事；三要讲究协调的科学性，认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究，讲究方式，选择最佳时机等；四要在协调中注意维护领导的威信，特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术，完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得以兑现；五要加强预见性，超前、及时协调，减少“马后炮”，从被动中力争主动。
2、办公室工作人员协调既然是辅助领导协调，在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行，加强请示报告，遵守办公室工作人员纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由领导亲自出面的，办公室工作人员要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等，并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中，则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领导能把精力解放出来去抓大事。
3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工作之中，办公室工作人员要想辅助领导把什么问题都协调好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题，诸如生产经营的协调、组织人事的协调、财务预算的协调等，则应当主要是协调领导，调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。办公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包揽。
4、办公室工作人员协调要讲究方法和艺术。不同的问题、对象、时间、场合，有不同的协调方法，不可能一个模式。协调艺术； 是多学科知识与经验的综合运用，它同协调者的理论、政治、文化修养都有关系，需要通过学习与实践去培养。
二、完成领导临时交办的工作
（一）完成好领导临时交办工作任务的重要意义
领导临时交办的工作是指单位负责人临时交待给办公室的工作任务，需要同具体人员负责处理、及时完成的事项。领导临时交办的工作任务是办公室重要的工作内容，完成好领导临时交办的工作，对于保证企业正常运转和政令畅通、提高工作效率有着十分重要的意义。
1、提高工作效率和工作质量
办公室是单位沟通内外、联系上下的中枢部门，领导遇到一些需要及时处理的工作和一些临时发生的事项时，总要通过办公室来完成，对这些问题的处理速度和处理质量直接反映的办公室的服务水平和工作质量。如果能够恰当、准确、迅速地完成领导交办的临时工作作任务，不仅给领导腾出更多的时间和精力来运筹全局工作和处理日常工作，减轻领导的压力，更能增强领导处理临时发生问题的能力，领导一经交办的事项，马上得到落实，增强了领导的权威信性，加快的单位的运转速度。
2、改进工作作风，反映出本单位的良好风气
当前有些办事部门还不同程度的存在着官僚主义作风和消极怠工思想，本来比较容易办的事情，由于互相推诿、扯皮，延误了办理时机，又不得不由领导亲自过问，把这些事项临时交待给办公室，办公室工作人员作为领导的助手和参谋，要本着对领导和工作认真负责的态度，及时去处理，如果遇到问题和梗塞，要想方设法 去进行疏导，直到做出妥善处理。按照领导的意图把这些临时交办的事项处理好，就能够促进单位作风的转变，“体现出廉洁、实干、高效”的单位风貌。
3、体现办公室的参谋助手作用
领导遇到了一些临时工作交由办公室去完成，使领导不必事必躬亲，只要交代办事意图，检查落实情况，就可以使一些工作得到圆满完成。因此，办公室在办理领导临时交办的工作时，对有些经调查了解后需要及时汇报的。要简明扼要的反映情况，提出解决问题的合理意见；对于一些简单的事务性事项，直接去完成，把事情办妥。这样不仅给领导处理问题当了参谋，又是领导完成某项临时性工作的助手，这就可以为领导节省大量的时间和精力，让领导去做那些他必须亲自去做的事情。
（二）完成领导临时交办工作的方法和注意事项
1、接受工作任务要弄清“三要素”。
领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量、注意事项等等。办公室工作人员人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
2、优化办事成果“三比较”。
办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。
3、把握好办事“三形式” 办事可能出现三种形式：
（1）单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；（2）交叉办事--同时接受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；
（3）穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
同时办两件或两件以上的事情要注意分清事情的轻重缓急，主次先后，抓住重点和要点。
4、检验办事效率“三标准”
办公室工作人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验。一是工作质量是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；二是工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；三是办事过程中，对企业、职工有没有产生不良影响。
5、情况汇报“三注意”
工作任务全部结束，或告一段落，应向交办任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：一是不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完成了领导交办工作而向领导提出不合理的利益要求。
三、接待工作
（一）做好接待工作的重要意义
接待工作就是接待前来履行公务的人员的工作，搞好接待工作对提高企业知名度有很大的帮助，也是企业搞好公共关系的重要手段。
1、有利于增进单位之间和人际之间的了解，增强社会的广泛联系，进而促进企业发展。
需要接待的前来办理公务的人员有的是为了了解情况，把握形势，研究问题，为决策提供科学依据；有的是为了搜集和传递各类信息，直接为发展生产和科学技术服务；有的是为了交流和学习经验，改进各方面的工作；有的是为了核准情况，以便正确处理问题等等。这些公务人员如能顺利实现各自的愿望，就能使他们有各自的岗位上有所创新和贡献，能推动他们各自的单位和社会进一步发展。这些公务人员能否顺利实现各自的愿望，办公室的接待工作是关键，办公室的接待工作做得好，为办理公务的人员周到服务，为他们安排好食宿和活动日程，为他们提供各种工作的便利，帮助他们与各有关部门协调好关系、沟通联系等等，就能保证前来办理公务的人员顺利完成任务，使他们达到预期的目的。如果接待工作做不好，就会给他们的公务活动设置障碍，增加麻烦，延误他们的时间，甚至无法实现目的。
2、完善公共关系，促进联合公共关系是现代社会的一种催化剂，社会越发展，整个社会的联系就越多，而体现社会内部联系的公共关系就越发达，因此只有在正确处理好公共关系的过程中，各单位才能得以生存和发展，公共关系处理得好与不好，都将直接影响到单位的声誉和形像，对前 来办理公务的人员接待得热情、周到就能改善两单位之间的关系，加强两个单位联系，促进两个单位之间的相互支持和合作。
3、促进经验交流，开阔眼界，有利于改进单位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，将会面对各类人员，这些人员会带来各种各样的情况、信息和经验，通过接待工作可将这些送上门的情况、信息和经验加以分析和比较，摘其善者而学之、用之。这样做可以开阔视野，有助于解放思想从而改进和推动自身的工作。从这个意上讲，接待工作又是学习和借鉴别人经验的极好途径。
4、提高企业知名度，树立企业形象。
个单位能否有较高的知名度，在外界能否有较好的影响，做好接待工作是一个极为重要的条件，接待工作是一个单位对外沟通联系的窗口，宣传自身形象的门窗口和门面是好是坏直接影响到一个单位的形象，如果接工作搞得好，来办理公务的人员就觉得到家一样，办理公务的人员就会对这个单位留下美好的印象。知名度也会越来越高。
（二）接待工作注意事项
1、诚恳热情。诚恳热情是接待工作的起点和要点，热情友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是上级单位来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。
2、讲究礼仪。接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，体现办公室工作人员人员较高的礼貌素质养。讲究礼仪所包排括：在仪表方面：要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举 方面，要稳重端庄，态度自然，从容大方；在语言方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现，这同虚情假意和矫揉造作是截然不同的。
3、细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及到许多方面的部门和人员，这就要求办公室工作人员人员在接待过程中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面具到、细致入微、有条不紊、善始善终，也要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事，切忌有头无尾，缺少章法。
办公室工作人员人员必须严格遵照有关接待方面的制度执行，不得善自提高接待标准，有问题人随时请示汇报，对职责范围以外的事项不可随意表态，不准向客人索要礼品，对方主动赠送，应婉言谢绝，无法拒绝的要及时汇报，由单位处置，同时还要根据不同地区、不同民族风俗习惯来区别接待。
5、俭省节约。
接待工作在某种意义上是一种消费活动，需要人力、物力、财力的投入。办公室工作人员人员应厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主议、摆阔气、讲排场、尽可能少花钱多办事。
6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接触到一些机要事务、重要会议、秘密资料等，所以要特别注意保密工作。在接待各色人等来送往的过程中，尤其要注意自己的言谈举止的分寸，注意内外有别，严守单位秘密。
7、平等相待。在接待过程中，不论来宾职位的高低，都要热主动的提供各种必要的服务，杜绝官贵民贱、嫌贫爱富的现象出现。
四、请示的处理 请示是向上级单位要求对某项工作、某个问题做出指示，给予答复，审核批准的一种公文，它属于请求性的上行文，其行文目的主要是对有关事项问题等请求上级单位给予明确、及时的指示和批复，以办理、解决、开展工作。
原来集团公司的请示处理是由各单位直接向领导或相关科室递交，由于没有专门的部门和制度进行控制，各单位的请示起草中存在表达不够准确、繁简程序不适宜等等问题，而且送审过程中经常出现丢失、送审不到位和批阅不及时的情况。为改变这种混乱的局面，使请示事项尽快得到落实，真正发挥作用，集团公司办公室把请示处理纳入质量管理范畴，严格按照质量管理要求进行控制。
1、各单位根据自己的实际需要拟写请示。
缺点：由于各单位的人员的知识文化水平参差不齐，对请示的拟写及格式控制不规范，给审批的单位和领导造成困扰。
2、各单位将请示报集团公司办公室，由办公室对请示的质量把关，对审批流程进行全面控制。对于存在问题较大的请示，返回原单位重新拟写，并进行技术指导。
优点：大大提高了请示的质量，同时由于办公室在请示送审的过程中有完整的收发记录，便于随时掌握请示审批进程，对于久拖不批的单位，适时催办。防止了请示在送审过程中遗失。
3、办公室填写报批材料审批单，并提出拟办意见。优点：在办公室领导提出拟办意见时，可以有充足而系统的思考时间，能够正确填写拟办意见，指导请示准确、及时地传达至每一个科室、领导审批。
4、按拟办意见逐一送各科室、领导批审批，做好收发记录。
5、审批结束，办公室将请示原件返回执行部门，并复印给相关单位。
优点：能够及时快捷地传达请示的最终批阅结果。如果需几个部门协同执行的，能够减少中间传达误差和消耗。
