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《重视做好档案数字化的前期准备工作》
上海沪东重机有限公司曹白丽撰文指出，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，从而方便提供利用，实现资源共享。笔者所在单位——沪东重机有限公司从2005年开始实施档案数字化建设工作，经过七年的努力，目前已形成一个有序的档案信息数据库，在提高企业管理水平、生产效率，增强档案业务部门的服务水平方面，发挥了重要的作用。在档案数字化建设工作中，作者认为做好数字化的前期准备工作是档案数字化建设的关键，前期准备工作做得是否充分将直接影响档案数字化工作的速度与质量。在数字化前期准备工作中，作者认为需要做好以下几方面的工作。
一、确定档案全文数字化的范围
档案数字化工作是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术作支撑。因此，在数字化之前，需要根据企业室藏档案的内容、价值、利用需求等因素来确定室藏档案数字化的策略，明确档案全文数字化的范围，有计划、有选择的开展档案数字化建设。那么如何确定企业档案全文数字化的范围呢？我们认为可以从以下两方面进行考虑。
1、档案的价值因素。即对档案室中具有较高价值的档案首先进行数字化。所谓较高价值，主要是指具有存史价值的珍贵档案。
2、档案的利用因素。即对室藏档案中利用频率最高的档案进行数字化。因为这些档案全文数字化后，不仅有利于对档案原件的保护，而且能尽快满足利用者对档案信息的需求，充分发挥室藏档案的社会效益和经济效益。
此外，对于可以提高工作效率的档案，也可以列入全文数字化的范围。确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和保管维护工作轻松，这是一项基础性工作，对随后开展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是不容忽视的。
二、档案全文数字化前的实体整理
档案全文数字化的范围确定后，必须对档案实体进行有序地整理，使要进行全文数字化的档案符合扫描的要求。在整理档案时我们发现一些问题，如：有的归档文件不齐全；案卷题名不能准确概括案卷内容等等，这都需要在数字化之前加以处理。具体做法是：
1、扫描前我们对较厚不易扫描的案卷先拆卷，把卷皮封面复印、编号，检查卷内档案内容，如果没有页码的，先要用铅笔轻轻写上页码，以免卷内页码在扫描、著录过程中发生混乱。
2、检查案卷是否有卷内目录，卷内目录与卷内文件是否吻合，如不吻合需重新著录，没有卷内目录的要补上。如遇卷内目录不符合数字化系统录入要求，则需重新建立卷内目录，为卷内条目和卷内电子文件的对应导入作好准备。
3、对同时存在草稿、定稿、正本的档案，有正本的只扫描正本，没有正本的扫描定稿，无正本无定稿的则扫描草稿。
4、对于破损、存放不当起皱、折痕较深的档案，则采用裱糊、熨烫的方法进行整理。对有些薄、脆、已损坏的档案，采用塑料薄膜模板保护的方法，进行扫描。
三、档案数字化工作的组织协调
数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和档案就可以顺利开展了，其中涉及到许多需要组织协调的工作。档案数字化工作从前期来讲，涉及到诸如数字化范围的确定，数字化标准、规范的制定，数字化规划的拟定等。从实施过程来讲，包括档案案卷级、文件级目录数据库的建设，档案全文数据库的建设，档案目录数据库和档案全文数据库的关联。还有数字化设备的购置、人员的调配等等，它涉及到企业的众多部门，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括熟悉室藏和利用情况的工作人员、相关技术人员等等，以确保数字化工作稳步有序的推进。
四、建章立制，规范管理
标准规范的管理，是档案数字化建设不可或缺的必要条件。因此，在进行档案数字化加工工作中制定及执行相关的标准规范是非常重要的。档案数字化加工的程序环节较多，包括档案前处理中条目的补录及数字化加工文件的选择，图像的扫描，扫描后条目及图像的检验等，如果没有规范的标准，工作随意性强，质量把关不严，档案数字化建设将受到极大的影响。
五、合理购置适用的数字化设备
档案数字化建设要求购置一定的设备，合理配置硬件设备，是实现数字化的根本保证之一。我们在购买设备时，不是一味追求现代化，而是因地制宜，根据实际情况需要，有针对性地购买专门设备，公司在开展数字化之前配置了德国进口的ROWE RCS 800扫描仪一台，施乐750工程一体机2台等设备，这些设备在数字化过程中发挥了重要的作用。
六、对参与数字化工作的人员进行专门培训
档案数字化建设对员工的技能和知识素质要求比较高，数字化工作项目负责人应当具有较高的调查研究水平和良好的组织能力，全面掌握与任务有关的标准、方法和技术要求，熟练运用与数字化有关的软硬件相关知识和技术，掌握档案管理知识。
数字化工作各岗位人员应掌握一定的数字化工作技术和基础知识以及档案管理知识，熟悉与本职工作有关的标准、方法和技术要求，胜任数字化工作相关岗位的任务。《上海档案》2011年第9期
