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《安徽省餐饮服务食品安全监管执法案卷 制作装订规范(试行)》（征求意见）
各市、县（区）食品药品监督管理局：
现将《安徽省餐饮服务食品安全监管执法案卷制作装订规范(试行)》（征求意见）印发给你们，请在十二月底前将修改意见以文字形式报省局食品安全监管处。
省局食品安全监管处
二0一一年十二月十六日
安徽省餐饮服务食品安全监管执法案卷制作装订规范(试行)
第一条 餐饮服务食品安全监管执法文书，是各级食品药品监管部门依法对餐饮服务食品安全实施行政许可、监督检查、食品抽检、行政处罚活动的真实记录，反映了食品药品监督行政机关执法的基本职能，各级食品药品监管行政机关必须严格按照《档案法》和餐饮服务食品安全监管执法文书规范要求，做好案卷制作和立卷归档工作。
第二条 执法文书制作要求：
1、设有编号的执法文书编号形式：地区简称＋执法类别＋执法性质＋[年份]＋顺序号。如滁食行罚[2011]005号。“滁”代表滁州市食品药品监督管理局，“食”代表执法类别为餐饮服务类案件，“行罚”代表行政处罚，“2011”代表年份，“5号”代表行政处罚决定书排序号第5号。
2、文书中预先设定的栏目，应当逐项填写（空项应当用杠线表示），不得遗漏或者涂改。有选择项的应当将非选择项用杠线划去。
3、当场填写的笔录文书当事人认为记录有误，要求修改的，应当在修改处由当事人签字或者按指纹。
4、制作文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔或者签字笔，要求字迹清楚，文字规范，用词准确，标点正确。也可按规定格式打印。两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制，第一联留存归档。
5、文书设定的《（）副页》，是《现场检查笔录》、《询问笔录》、《案件合议记录》、《陈述申辩笔录》、《重大案件集体讨论记录》、《听证笔录》、《听证意见书》等文书的续页，（）中应当填写连接文书名称，如《（现场检查笔录）副页》。
6、文书设定的（）物品清单，是《证据先行登记保存物品决定书》、《查封（扣押）物品决定书》、《没收物品处理审批表》等文书的附件，（）中应当填写连接文书名称，如《（查封）物品清单》。
7、文书中“案由”应当按照《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品安全法实施条例》的“法律责任”或“罚则”以及国家食品药品监督管理局行政规章中的规范用语填写。
8、在立案、调查取证阶段，案由应当加“涉嫌”二字。自作出行政处罚决定时，不再用“涉嫌”二字。案由书写形式为：涉嫌+具体违法行为+案，例如：涉嫌经营XXX案。
第三条 案件承办人员在案件办理过程中应当正确使用餐饮服务食品安全监管执法文书，并按程序规定做到制式文书择用，证据资料齐全。
第四条 餐饮服务行政许可、行政处罚文书，根据案件办理年度、适用程序，实行案卷一案一号、一案一卷的原则，一个案件从立案、结案到归档保管以及所有的法律文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。
第五条 餐饮服务食品安全监管执法文书，必须用钢笔或碳素笔书写、签发，由经办案件的人员负责整理案卷，并负责案卷质量检查，归档前须经部门负责人审核。
第六条 案件结案一个月内，凡符合立卷规定要求的，应及时整理归档，案卷管理人员应当在每年6月和12月底对案卷进行一次清理，对已办理结案的案卷，应移交本单位档案室统一管理，并办好交接手续。
第七条 未经领导批准，任何人不得擅自调取、翻阅、涂改和复印案卷。符合借阅手续的应进行借阅登记。案件合议记录、重大案件集体讨论记录、行政处罚审批表等内部材料，未经本单位主要负责人批准不得向当事人提供。
第八条 立案查处的案件，其立案审批表编号的年号与序列号为该案各类文书的统一编号。当场行政处罚决定书的编号应按时间先后顺序统一编号。
第九条 案卷的保存期限为10年。
第十条 餐饮服务行政许可文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；（2）卷内目录；
（3）某某市行政服务窗口受理通知书；
（4）餐饮服务许可审批表；（5）餐饮服务许可申请书；
（6）餐饮服务许可申请材料接受单；（7）餐饮服务许可申请补正材料通知书；（8）餐饮服务许可申请受理决定书；（9）餐饮服务许可申请不予受理决定书；（10）餐饮服务许可现场核查笔录；（11）餐饮服务许可延期通知书；（12）不予餐饮服务许可决定书；（13）不予变更餐饮服务许可决定书；（14）不予延续餐饮服务许可决定书；
（15）附件：XX类餐饮服务许可现场核查表、核查项目汇总表、申报资料（17种）
第十一条 一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；（2）卷内目录；（3）行政处罚审批表；（4）处罚决定书；
（5）案件受理记录或案件移送书；
（6）立案报告；
（7）现场检查笔录、询问笔录、检验报告书等（按时间顺序排列）；
（8）非产品样品采样记录；
（9）产品样品采样记录；
（10）产品样品确认通知书；（11）证据先行登记保存决心书；
（12）证据先行登记保存处理决心书；（13）查封（扣押）物品审批表；（14）查封（扣押）物品决心书；
（15）查封（扣押）物品处理决心书；
（16）技术鉴定委托书；
（17）检验结果告知书；
（18）案件合议记录；
（19）行政处罚事先告知书；
（20）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；先行登记保存物品清单；
（21）案件调查终结报告；
（22）重大案件集体讨论记录；
（22）送达回执；
（23）没收物品处理审批表；（24）物品清单；
（25）行政处罚强制执行申请书；（26）罚没款上缴收据复印件；（27）结案报告；
（28）附件：餐饮服务许可证、工商营业执照、委托书、当事人身份证、产品出厂或进口检验报告书等资质证明（原件或加盖印章的复印件）等证据材料。第十二条 简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：
（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；
（2）卷内目录；
（3）当场行政处罚决定书；
（4）现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料（按时间顺序排列）；
（5）罚款上缴收据复印件；（6）行政处罚结案报告。
第十三条 行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序，按一般程序装订要求，在行政处罚决定书后和案件受理记录或案件移送书之间，增加听证告知书、听证通知书、听证笔录、听证意见书。
第十四条 案卷内文书材料按规定经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。
第十五条 卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码。
第十六条 卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，也可使用打印机打印。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。
第十七条 装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。材料上的全部金属物都要剔除干净。
第十八条 卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。
第十九条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并加盖单位印章（骑缝）。第二十条 已归档的案卷，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。
