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行政机关公文都有哪些种类
行政机关公文都有哪些种类
要想回答公文种类，就有必要了解一下建国以来国家都颁行过哪些相关规章。1955年，中共中央批准了中央办公厅秘书局制定的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,并规定各省、自治区、市级党的机关可照此执行。这是新中国成立后党中央颁布的较早的有关公文的规章，该《条例》就文书工作的任务和组织、文书的规格和收发手续、文书的立卷和归档等相关内容作出了较为具体的规定，但并没有规定公文的种类。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，并从发布之日起开始施行，该《暂行办法》可以说是第一个以政府规章形式公布的国家行政机关有关公文处理的法律条文。《暂行办法》第二章专门就国家行政机关的公文种类作出规定，共包括9类15种，分别是命令（令、指令）、决定（决议）、指示、布告(公告、通告)、通知、通报、报告（请示）、批复、函，并就各文种的适用范围作出了详细规定，同时规定外交、军事、法律等方面的公文种类，由有关部门根据工作需要自行规定。1987年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，同时废止了1981年的《暂行办法》,1987年的《处理办法》在《暂行办法》的基础上，将会议纪要列入主要的公文种类，公文种类由9类15种变为10类16种。1993年，国务院办公厅经过修订重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，该《处理办法》自1994年1月1日起施行，并规定“其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。”1993年修订的《处理办法》规定行政机关的公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要，增加了适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的“议案”，而“决议”和“布告”被列在了行政机关主要文种之外，同时对各文种的适用范围作了较大的调整。
2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，该《处理办法》自2001年1月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅转发、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。新《处理办法》的发布机关由国务院办公厅提升为国务院，是目前仍然执行的有关国家行政机关公文处理的行政法规。该《处理办法》在总则中强调，“行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”新《处理办法》第二章第九条规定的行政机关的公文种类主要有：
命令
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
批复
适用于答复下级机关的请示事项。
意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
和1993年的《处理办法》比较，“意见”被列入常用公文种类，“指示”则被排除在行政机关常用公文种类之外。
在日常公文处理过程中，经常会见到一些文种误用或者使用《处理办法》规定的主要文种之外的其它文种的情况。文种名称的确定与使用，应当严格按照《处理办法》的统一规定办理，更不可乱起名称，这样才能维护“具有法定效力和规范体式的文书”的严肃性，也有利于公文的归类和检索。
一是要严格依据制文机关的权限。比如“公告”，《处理办法》规定它适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。从这个简短的涵义上，我们已经体会到了它的份量。它的适用范围是“国内外”，适用的内容是宣布两种事项，一是重要的，二是法定的。由此我们不难理解，它的使用者不可能是一些部门（如地方上的金融、工商、税务、文教、物价、房管等管理部门），也不可能是一些基层机关和企事业单位。而一般部门要公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项时，应当使用的是“通告”。又如“命令（令）”，行政机关“公布令”的制发者必须是具有制定和发布行政法规、规章权的国家行政机关，如国家行政法规的制发主体是国务院；“部门规章”由国务院各部门制发；“政府规章”即地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府根据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上行政法规和规章均可使用“公布令”来发布。一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性文件”，不得使用“公布令”，而应用“通知”予以发布。再如“决定”，《处理办法》规定，“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。从适用范围来讲，比前两者广，政府相关部门在处理重要事项或作出重大安排时可以使用，但其核心是“重要”或者“重大”，除公布处分决定外（《处理办法》中仅在“决定”中涉及到处分），一般应当谨慎使用。另外，一个问题是“函”的使用，这里所说的“函”是公文的种类，通常在文件标题中以“***关于***的函”的形式标明，而不是区别于一般文件格式的“信函式格式（通常文件编号中标有“函”字）”。《处理办法》明确规定，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这种文种。切不可因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等），不问有无隶属关系，一律要对方写出“请示”，然后自己对其也以“批复”相待。这与《处理办法》的规定是格格不入的，要知文种本身体现着严格的政治权限。也许有些人会认为本部门与其他平行部门的职能处室具有指导与被指导的关系，可以使用“请示”和“批复”，但一般来讲，主送机关应当是具有法人资格的主体，在这种情况下，使用对待具有隶属关系单位的文种就很不恰当了。
二是要注意主要公文种类的关系和界限。现在还经常会听说或看到将“请示”和“报告”混为一谈的情况。《处理办法》明确规定，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。这里的上级机关可以理解为有隶属关系或指导与被指导关系的上级机关，但请求和告知是两种公文类别，虽然在请示中一般含有对请示内容的说明，但只能使用“请示”这一个文种，切忌将两种文种混为一谈。在行文时间上，两者的主要区别是：“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理。关于嘉奖和表彰，《处理办法》有三种文种可以使用，分别是“命令”、“决定”、“通报”。前文已经说过，“命令”是特定的国家行政机关才能依法使用的文种，一般以“嘉奖令”的形式出现，这里不再赘述；“决定”适用于重要或者重大的表彰事项，行政机关的部门可以使用，但表彰所涉及的内容应该是本系统的重要或重大事项；“通报”是行政部门最为常用的表彰文种，适用于行政机关或部门在处理一般行政事务时的表彰行为，可能由于过去“通报批评”常常连用，使部分人形成了“通报”是专门用来批评错误的文种，这种印象应当改变。实际上，“通报”可以用于三个方面，即：表彰通报、批评通报、情况通报。
三是要注意“红头文件”不可滥用《处理办法》规定以外的其他文种。计划、总结是机关日常事务中最常用的两种文体，但并不在行政机关主要文种的范围之内，常会见到有些机关用“红头文件”印制总结和计划。实际上法定公文以外的机关常用应用文，由于不属于法定的正式主要文种范畴，所以不能采用标准式的文件格式，也不具有独立行文的资格。正是基于这个原因，决定了总结、计划等常用应用文只能采用简便式的公文格式，即无版头、发文字号、主送机关、附件、抄送机关、盖章等项。它的正确格式是：标题、正文、成文日期。总结、计划等常用应用文在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为它的载体，载运着它来行文，采用的文种以“通知”为多，也可以由“命令”（下行时）或报告、请示（上行时）及函（平行时）来担任。究其原因在于，“计划”不是单一的文种，它是由“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”、“安排”、“方案”等文种共同组成的一个文体，叫做“计划性文体”。“总结”的行文属性是“中性”的，因此，在上报和下发时，都要从主要、正式文种中选择“报告”和“通知”做文件头，载运着“总结”分别向上和向下行文，切不可“天马行空，独来独往”。类似的还有“办法”、“条例”、“制度”、“调查报告”以及专用书信、便函等常用的应用文体或文种，行政机关在印发此类文种时，也要为其寻找一个合适的载体。比如本文所说的《国家行政机关公文处理办法》就是以“国务院通知”的形式公布的，而《太原市社会用字管理办法》则是以“市长令”的形式公布的。
关于公文处理，还有一些全国性的规章。1996年，中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，该《条例》规定的党的机关公文有14个文种，和行政机关合计为27个，其中9个是相同的，故党政公文的法定文种，亦叫“正式文种”、“主要文种”，合计为18个。和行政机关公文文种相比，减少了“命令”、“公告”、“通告”、“议案”，增加了“决议”、“指示”、“公报”、“条例”和“规定”，二者相同的9个文种的适用范围也十分接近。2000年公布的《人大机关公文处理办法》和2005年公布的《中国人民解放军机关公文处理条例》也分别就公文文种作出过相关规定，本文不作更多介绍。
