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唐山港陆钢铁有限公司（通知）
[2009]第69号
唐山港陆钢铁有限公司
关于印发《办公自动化管理规定（试行）》的通知
各分厂、处、室，直属科、站：
现将唐山港陆钢铁有限公司《办公自动化管理规定（试行）》印发给你们，望认真遵照执行。
附：《办公自动化管理规定（试行）》
2009年6月1日
主题词：办公自动化管理规定通 知唐山港陆钢铁有限公司办公室2009年6月1日印发
（共印40份）
唐山港陆钢铁有限公司
办公自动化管理规定（试行）
根据当前公司公文运行情况，结合OA系统实际，制定本管理规定。我公司OA系统由公司级闭环运行系统和厂处级闭环运行系统两级组成，本规定仅针对公司级网络制定，厂处级网络文件运行管理参照本规定执行。
一、OA系统文件运行管理
在OA系统中运行的文件主要包括职能处室负责管理的文件和公司办公室统一管理的文件。
（一）各职能处室负责管理的文件
各职能处室负责管理的文件主要包括各类专业表单、以本部门名义或联合其他部门向公司内部其他部门下发的通知、通报、管理规定等相关文件。各职能部门归口管理的文件流转和文件归档等工作由本部门管理，其中表单或协同模板主要分为以下几类：
1、财务类表单
（1）工程付款通知单（焦化、钢铁），由工程管理处财务组组长制单，工程处处长、财务总监、总经理审批后由出纳办理；
（2）出差审批单，由出差人制单，本部门领导或公司领导审批后转财务人员备查；
（3）费用报销单（车补），适用于执行相关政策的厂处级以上管理人员制单；
（4）差旅费报销单，由出差人填制，将相关原始单据整理后交记账会计审核，财审处副处长复核后转给出差人部门领导、财务总监、行政副总等审批，最后交出纳办理；
（5）港陆钢铁（焦化）付款通知单，由财审处结算科长制单，经营副总、总经理、财务总监审批后交出纳办理；
（6）现金支领单，由支领人填写后交其部门领导审批，如果金额大于等于5000元，需按照总经理、财务总监顺序审批，小于5000元的直接由财务总监审批，交出纳办理；
（7）费用报销单（招待费），适用于含招待费在内的费用类
报销，由报销人填制，经记账会记、财审处副处长审核后转本部门领导、财务总监、行政副总等领导审批后政务科进行登记，再交出纳办理；费用报销单不含招待费的参照上条执行，财务总监审批后交出纳办理。
2、人事类
（1）用人申请表（增加定员），各职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，按照企业规划管理处企管科科长企业规划管理处处长、人事处处长、人事副总的顺序审批（非普工的其他人员须加签总经理审批），由人事处人事科科长办理；
（2）补员申请，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后转人事处审批办理；
（3）外委培训请示，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，转人事处按照培训组组长、人事处处长、人事副总、总经理的顺序审批后，由人事处培训组组长办理；
（4）内部培训请示，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制，经主任审核，本部门相关领导审批后，转人事处办理；
（5）员工离厂结算单，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，转相关部门办理；
（6）人事任免决定，须填制发文审批卡，按本规定第（二）项第2条执行。
3、行政类
（1）公务用车申请单，用车人填写，经相关领导审批后由公司办公室小车队办理；
（2）固定资产申请表，适用于各分厂设备类固定资产申请手续，由各单位相关部门填写，经本部门领导审批后转设备机动处、总经理、财务部门审批，设备机动处承办。
4、业务类
（1）设备、零部件外委检修申请表，由各单位相关部门填写，经主管领导审批后转设备机动处、供销处审批办理；
（2）外委工程申请表，由各单位相关部门填写，由部门领导、单位主管领导、设备机动处、工程管理处审批办理。
5、供销类
进出口合同（流程模板），结算合同，内部运输合同，销售补充合同，外发运输合同，销售质量异议，原材料补充合同，设备合同-工业品买卖合同（工程管理处），备件合同，销售合同，原料采购合同，原料、备件招标申请，销售招标申请，车辆维修维护申请，日发运计划，材料成本报表，由业务人员起草相关文本，转本部门相关领导、法务员、经营副总、财务总监、总经理等审批，合同审批完毕由合同管理员负责打印、盖章、存档等。
6、计划类文件（设备管理类计划、购销计划类）
由各分厂机动科和后勤处室在ERP系统中进行申报，生产经营计划由公司办公室发红头文件。
7、各职能处室直接发布的管理类文件
由发起人发起，报送本部门主要领导审批后，报主管的公司级领导审批，由本部门发布。
8、各部门自行建立的协同文件
除非需要在系统与须其他部门共享外，不能存放在系统文件夹中。除特殊情况外，各类音频、视频、较大的PDF等电子文件不能存放在系统文件夹中。
9、经济责任制、生产报表自由协同。
（二）由公司办公室统一管理的文件
除由职能部门管理的文件外，其它文件均应上报公司办公室，由公司办公室统一管理，具体操作如下：
1、请示类文件
各部门上报的请示类文件由部门主要领导审批后转公司办公室政务科（政务科后应不设节点）。政务科进行文件下载，根据文件内容填制OA系统文件传阅单，经公司办公室主任审批签发拟办意见后转政务科，由政务科按办公室主任拟办意见进行流转，经有权限的公司领导批准后，由政务科发布到请示单位和承办单位。
2、管理性文件
管理性文件制作单位须使用发文审批卡。发文审批卡由发起人发起，经本部门领导审核同意后上报，由政务科审核，由公司
办公室主任签署复核意见并视内容进行加签、减签（如管理制度要加签到企业规划管理处），会签后交公司副总审核、总经理签发；总经理签发后由封发秘书封发、发送、并进行分发、公文交换和归档等工作。
3、上级来文
由公司办公室负责扫描电子文档入网，由公司办公室主任签发拟办意见，由政务科按拟办意见流转，并发布给承办单位a承办。
4、分发的文件由各收文件单位进行签收。
5、各单位自行管理的文件管理流程可参照本管理规定执行。
二、系统维护的行政管理
1、管理单位职责
公司信息中心负责公司办公自动化系统的规划、建设、维护和管理。其主要职责:负责规划、设计、实施和完善公司管理办公自动化系统，各部门不得自行修改或安装规定范围以外的软件；制定信息管理相关制度，负责办公自动化系统的培训、会同有关部门对部门管理员进行考评；负责日常的网络运行维护，各应用单位需要制作本单位独有的表单、固定的协同模板时，由各单位提出完整的需求报告，由本部门主管领导审批后由信息中心统一制作。如需要制作的表单、固定的协同模板与其它单位有关联时，经各单位主管领导共同协商、审批后，由信息中心统一制作。
2、使用单位及人员职责
（1）保密和安全。系统管理员密码由信息中心负责，不允许转告他人，系统管理员不得自行修改任何用户密码，如变更须结合本人，定期做好数据备份工作。其他用户密码由个人在初次登陆系统后进行必要的修改，密码设置至少6位以上，不能过于简单，不能向无关人员透露。
（2）用户在系统中上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，应严格设置安全保密权限，各类人员要按保密级别上传，不能以公告、调查、请示、报告方式上传；不能选择全员，必须以指定特定人员协同方式上传，不得上传非法信息，临时性或不重要的资料不应存放在系统文件夹中。
（3）用户在系统中上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，系统管理员每月的最后1个工作日，清理系统服务器，同时对服务器上过时的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等，进行安全运行清理。
（4）新组建的部门应及时申报本部门的相关信息及相关需求，信息中心应同有关领导研究后进行实施及培训等工作；部门更名或进行内部调整或取消前，各部门应在系统中通知信息中心，以便及时、准确地进行相应的技术处理。
（5）厂处及各直属单位要确定1-2名部门管理员（同时兼任本部门公文收发员），负责部门的办公自动化系统应用指导、用户管理、部门空间管理和文件存档等工作，部门管理员对本部门的办公自动化工作负总责。部门管理员岗位调整或辞职前应提前1周通知信息中心，由本单位领导和信息中心负责办公自动化方面的交接工作，不进行必要交接影响系统正常运行或造成不良影响的将对所在部门进行考核。
（6）各部门相关人员在上班时间内登录办公自动化系统，特别是领导和关键岗位员工，按操作手册或系统帮助的提示进行操作，发现问题及时向部门管理员或信息中心反馈。
（7）各单位有关请示、申请、购买、审批、信息发布等工作一率在公司自动化办公系统上完成，对于能在系统中完成的工作，仍然以书面形式进行的，公司领导不再受理（特殊情况除外）。
三、考核规定
公司办公室、财审处、企业规划管理处和信息中心每季度对各单位办公自动化工作综合考评一次，对办公自动化工作成绩优秀、节能降耗成绩显著的单位奖励500-1000元，对优秀部门管理员奖励100-300元，对于工作开展效果不好的单位考核500-1000元。
对违反规定造成不良后果的，对当事人考核50-200元，给公司造成损失或违法者按相关规定追究当事者责任，并对部门管理员进行相应考核。
四、附则
1、本规定自2009年6月2日起试行。
2、本规定由公司信息中心负责解释。
3、公司信息中心根据系统运行情况有权作必要调整。
