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用EXCLE批量打印成绩报告单
慈溪云龙中学
马权
又到期末了，班主任的工作很繁重。除了要总结班务工作、填写各类表卡册之外，还要给学生填写成绩报告单。其中成绩报告单的填写是比较费时费力的，而且往往时间又很紧。这学期我们又适逢第一届新教材，对高一学生的报告单，市教委作了统一的填写要求，并且发了同一的新的成绩报告单。填写的内容有学年度、学校、班级、姓名、学业成绩、学分、各学科平时学习表现记录、思想政治品德三级考核、身高、体重、出勤情况、班主任寄语、奖惩记载、开学日期等。以往有些老师可以用world套打，将一些相同的内容（比如开学日期、学校、班级等）用打印机打印，其它的逐一手工填写。这样尽管减少了部分工作量，但是老师们觉得还是有些缺憾：一是有时打印出来的位置不是很恰当；二是有些内容打印，有些手写，显得不是很和谐。是不是可以全部用计算机将要填写的内容都打印出来呢？
经过一番摸索，笔者终于实现了所有内容让计算机填写，并且批量打印出成绩报告单。我们要做的工作只剩下从任课老师那里复制相应成绩、坐在打印机前打印成绩单了。
这里的思路是：将要填写的内容汇集在一个工作表里，两个表单分别设计成成绩单两面的表格，在响应位置用函数调用响应的值，便实现了表格的自动填写。下面是我的设计过程：
首先，整理填写的项目。这些项目中，学年度、学校、班级、本学期共上课天数、下学期开学日期、成绩表格中的模块名称、应得学分数、实得学分数等，每个学生的成绩报告单里都是一样的；而其它的内容随不同的学生而不同。我们对后者专门设计了工作表“汇总”。如图所示：
其中，要求第一列必须为学号，语文
1、语文2分别表示语文必修一模块成绩、语文必修二模块成绩，以下雷同。要说明的是：为了便于输入，任课老师对学生的平时表现评价，优秀、良好、需努力分别用1、2、3来填写，成绩报告单中会响应地自动对应（下面会讲到）。
接下来我们在工作表“封面”中设计好成绩报告单的封面部分，如图：
页面设置为
页边距设置为
适当调整单元格高度和宽度，使打印出来的表格尽量接近实际的表格（关于表格中的单元格合并、单元格对齐、字体格式、表格边框等，不再赘述）。
接下来是比较关键的操作了。学校名称、班级名称、学生姓名对应的单元格中都有下划线。这些下划线要求长度一致，那么我们选中响应单元格，右击菜单中—“单元格格式”—“边框”中，只选择下边框线。如图：
字体格式设置如图：
在学校、班级右边打入学校名称、班级名称。S14单元格中不要填入学生姓名，我们要由计算机自动显示：选中单元格S14，编辑公式“=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,2)”（不包括引号，英文方式下输入）。
其中VLOOKUP 的语法：
格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数Lookup_value：为需要在数据表第一列中查找的数值； 参数Table_array：为需要在其中查找数据的数据表；
参数Col_index_num：为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推；
参数Range_lookup：为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。
上面公式的意义是：在工作表“汇总”中的A3:AL57区域中，寻找第一列的值等于本工作表中单元格W14值的那行，并且返回这行中第二列所在单元格的值。
工作表“汇总”中，我们在A3:AL57区域里填入的数据，第一列是学生的学号、第二列是对应学生姓名、第三列是对应学生语文模块一成绩、第四列是对应学生语文模块二成绩„„，所以上面的公式相当于由学生的学号找到对应的记录行，再从该行中对应的列，返回姓名。
这样，只要在工作表“封面”中单元格W14里填入相应学生的学号，并回车，单元格S14便自动自动显示学生的姓名。通过同样方法，该学生的“身高”、“体重”、“病事假”、“迟到早退”、“操行登第”、“班主任寄语”、“奖惩记载”等都可以使其同时自动显示。对应的单元格C2、C3、I3、I4、C5、B6、B16中的公式分别是：
=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,33)=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,34)=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,35)=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,36)=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AL57,38)=VLOOKUP(W14,汇总!A3:AM57,39)（其他项目视情况可以自行编辑）L2单元格中编辑公式：“=I2-I3”
这样，只要我们在单元格W14中输入学生学号，要填的内容都自动显示了。再可以设置单元格格式、调节间距等，最后的的效果如图：
接下来我们编辑工作表“成绩”，具体表格设计如下：
类似工作表“封面”中的方法，单元格M1中输入学生学号。成绩一栏中，对应单元格分别使用函数VLOOKUP返回成绩数值，这里不再具体阐述。“平时学习表现记录”对应单元格中要求用“”显示，但是为了输入方便，我们在工作表“汇总”中，相应用“1”、“2”、“3”输入了，所以要进行自动判断和转换这里就要套用函数分IF。如在单元格O6中编辑公式：
“=IF(VLOOKUP(M1,汇总!A3:AL57,20)=1,“a”,“ ”)”； 在单元格O9中编辑公式：
“=IF(VLOOKUP(M1,汇总!A3:AL57,20)=2,“a”,“ ”)”； 在单元格O12中编辑公式：
“=IF(VLOOKUP(M1,汇总!A3:AL57,20)=3,“a”,“ ”)”
这样，在对应单元格中返回值满足相应条件便用“a”自动填充，否则填充空格。为了能显示“”，我们选中区域O6:AA12，设置字体如图：
再使用条件格式，将不是“”的内容隐去（字体颜色为白色）：
最后是思想品德考核的三级考评要求显示“优”、“良”、“合格”、“不合格”。同时，为了输入方便，分别建立了工作表“自评”、“班评”、“班主任评”，同样这些工作表中的第一列必须是学生的学号。考虑到输入方便，这些工作表中的“优”、“良”、“合格”、“不合格”分别用“1”、“2”、“3”、“4”表示。
报告单中对应单元格Y22中，编辑公式：
“=IF(VLOOKUP(M1,自评!A3:Q57,3)=1,“优”,IF(VLOOKUP(M1,自评!A3:Q57,3)=2,“良”,IF(VLOOKUP(M1,自评!A3:Q57,3)=3,“合格”,IF(VLOOKUP(M1,自评!A3:Q57,3)=4,“不合格”,“ ”))))”
其余单元格的公式编辑可以类似。
最后对表格进行适当的调整，在单元格M1中输入学生学号。效果如下：
这样，只要在工作表“封面”姓名旁输入学生学号，依次打印出成绩报告单封面，再在反面对应打印工作表“成绩”便可以完成成绩报告单的填写工作了。以后，只要改动工作表“汇总”中相应成绩，便是另一个学期的成绩报告单了，可谓是一劳永逸。
