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“倒金字塔”结构下教学秘书工作现状及其对策 ——基于对独立学院教学秘书工作特点的思考
沈 婷
摘 要：本文从分析独立学院教学秘书工作的特点入手，提出了独立学院教学秘书工作所面临的三大困境。同时结合自身的工作实际，为独立学院教学秘书更好地开展工作提出了相应的对策。
关键词：独立学院 教学秘书 现状 对策
独立学院的出现是我国高等教育跨越式发展中办学体制的一大创新，对缓解新时期高等教育资源不足、丰富高等教育模式具有深远意义。它的前身为国有民办二级学院，1999年在浙江开始兴办至今已历经近十个年头。十年来，独立学院创新发展思路、大胆改革，取得了长足地进步。但由于办学时间短、规模发展快同时鉴于其“身份”的特殊性及不明朗性，独立学院在迅猛发展的同时也遭遇着“成长的烦恼”。
一、独立学院教学秘书工作的困境
在诸多烦恼中，“盘大人少”成为其中一个突出的矛盾。一是师资队伍的非独立性，独立学院的教师目前还主要依托于母体院校，对母体教师的管理存在一定难度；二是科室系部的不健全，导致分工的粗线条和不明确性，往往一人要兼数人的工作；三是历史积淀的不足与发展过于迅猛的矛盾，导致相关制度的建设滞后于现实的需要。
作为教学战线的综合协调者“教学秘书”，其工作的重要性及繁杂性已成共识，但相比其他院校的教学秘书工作而言，独立学院教学秘书的工作难度更大，也更为繁杂。主要表现在：1.师资的非独立性，导致“管理真空”和“监控失灵”，教学管理和教学监控很难真正执行；同时，在教学任务落实时独立学院往往处于被动接受的状态，从而导致教学工作的滞后性和局限性；2.行政管理局和系科室部的不健全，导致教学秘书身兼数职，名为教学秘书实则行政秘书、科研秘书乃至办公室主任、教研室主任，工作的繁杂不言而喻；3.历史积淀的不足，导致相关教学规范和教学管理模式“母体印记”过浓，从而给身处一线的教学秘书在招待层面带来难度。
二、“倒金字塔”结构下独立学院教学秘书工作的现状
办公室学工部人事科（部）
教师教务部院系部学生
教研室
教学秘书
图
（一）考试中心教学中心实践教学
教材科
教学秘书
图
（二）用“倒金字”塔结构来形容独立学院教学秘书工作的现状，一是想说明独立学院教学秘书工作的繁杂性（如图
（一）所示），由于独立学院建校时间短、规模发展快，系部科室很难一步到位，与此同时相应的分工职责也很难分清划准，在二级管理推行的初级阶段，一个系的行政人员除辅导员外往往只配备了一名系主任和一名教学秘书，因此教学秘书就成为系里“大包干”者；其二是出于对教学秘书的定位，笔者认为教学秘书首先应该定位于一个服务者，然后才是管理者，作为服务者理应是“顾客”至上的；其三是基于对教学秘书身份地位深切体会，教学秘书承担着教学管理中最基层、最具体的工作，其工作的质量将直接影响整个教学活动的正常运行。可以说，在整个教学活动中，教学秘书起到了“中枢神经”的作用。但教学秘书却常常遭遇着这样的尴尬：工作重要却不受重视；工作辛苦却难有所成。
此外，仅以教学秘书的本职工作来讲，“倒金字”塔结构下其工作的压力也不小（如图
（二））。以我院为例，教务部下设考试中心、教学中心（包括教材科）、实践教学科，各中心分管教学管理中的一块内容，中心工作人员又各有分工，分工情况下表。
事实上，随着我院二级管理的不断推进，教务工作的重心也随之降到了系一里。可以说上表三个中心（科室）中几乎所有的工作教学秘书都有所涉及且承担了主要工作。无独有偶，据笔者调查，不仅很多独立学院的教学秘书面对着这样的工作现状，而且很多其他类型的高效教学秘书也存在着类似的状况。
在“倒金字塔”结构下，独立学院教学秘书工作呈现出如下特点：
1.工作繁杂压力过大
如上所述，教学秘书每天都得面对纷繁芜杂而又深入细致的工作，工作强度和精神压力非常大，特别是教学一块，一不留神就会酿成教学事故。长此以往，教学秘书的身心健康堪忧，甚至产生了心理问题。如：（1）强迫症：强迫症是一种由于对负面后果的恐惧而强迫自己反复核实已经做过的工作的一种心理障碍。这种心理状况在教学秘书身上有着不同程度的表现，特别是在开学初、期末考试阶段最为突出，他们往往为了确保课程的正常开课和期末考试的正常进行强迫自己反复核实课表和排好的监考安排，经常会出现明知已经核对过相关资料了，没问题了，却还要再核对。（2）抑郁症：抑郁症是在失去有价值或长期看不到希望时的情绪体验。在高校，教学秘书既有刚毕业的大学生，也有即将退休的老同志。教学秘书的工作虽然重要，但教学秘书的成长、待遇却很少有人关心，甚至存在误解。特别是对于刚毕业的优秀的大学生，成就感的缺失及前途的渺茫往往会对教学秘书这一工作产生倦怠、忧郁苦闷甚至悲观失望。
2.疲于事务难以精致
教学秘书的工作不仅繁杂而且时效性强。在人手少、事情多的状态下，面对一茬接着一茬的事务，教学秘书最大的企盼就是按时完成任务不出错。对于建设性的完成任务已无暇顾及。很多原本可以做得再精致一些的事务被搁浅。
3.重视不足职业倦怠
由于教学秘书工作内容繁杂、不易量化，且工作难度也业绩不易体现，其工作往往不受重视。甚至还有人认为，教学秘书的工作只是一些简单的事务性工作，什么人都能干，干好干坏对教学工作没多大影响。在教学秘书的配备、学习和培训上，力度远不够，在职称、职务、评奖、进修方面都比同学历的人机会少。这些都严重挫伤了教学秘书工作的积极性。与此同时教学秘书每天要处理大量的日常事务，由于工作量大、业务繁忙、服务性强、责任重，不少教学秘书都产生了职业倦怠。
三、改善独立学院教学秘书工作现状的对策
教学工作是一个学校的生命线，而教学秘书则是这条生命线上不可或缺、不可忽视、不可替代的力量。一个学校教学质量的好坏，不仅与教师队伍的素质和水平有关，而且与教学管理队伍的素质和水平紧密相连。教学秘书综合素质的高低、工作质量的优劣、服务意识的强弱，不仅直接影响到教学管理工作的好坏，也关系到能否培养出高素质的人才。鉴于此，笔者结合自身的工作实际，提出以下对策，以期改善独立学院教学秘书的工作现状。
1.抓住发展契机赢得主动“点兵权”
笔者认为，职业的发展与其所处的环境密切相关。独立学院教学秘书要想真正转变现有的工作状态，必须有赖于国家对独立学院发展的政策规划以及其自身的大胆革新。国家教育部颁布的26号令，对于独立学院的发展来说既是机遇又是挑战。如何抓住机遇，加速发展无疑是摆在众独立学院面前的一项艰巨任务。如果说国家的政策是一个环境，那么处理好小环境——与母体间的关系也显得十分重要。如在克服教师的非独立性这一问题上，独立学院是否可以争取主动点兵权，以优化的母体师资构建独立学院的师资队伍。当然，这需要小环境的大力支持。
2.打破管理体制转变旧有观念
长期以来，人们对教学秘书工作的认识缺乏正确的认识和评价，对其重视不够。相比辅导员而言，从教育部到学校在政策上都少有支持。因此，若要改善独立学院教学秘书的现状首先须得政策支持、领导重视。同时，笔者认为，在教学管理层级的设计上应该破除“倒金字塔”结构，在重心下移的前提下，削减教学管理人员，增加系级教学服务人员，使其呈现“正金字塔”型分布。唯有如此，才能将教务工作做得更为细致、完善，同时也能更好地为师生服务。
除了要打破“倒金字塔”的教学管理层结构，笔者认为还应打破教学秘书在职
称评定、职务晋升等方面的政策体制，如在职称评定方面允许教学秘书选择走行政路线或者教师路线，从而为教学秘书今后的发展拓宽渠道。此外，也可积极制定相应的政策措施，为教学秘书今后的发展预设美好前程。
3.创新工作方法学会自我调节
教学秘书工作繁杂，往往令人应接不暇。但“办法总比问题多”，创新工作思路和方法显得尤为重要，我们不妨试试以下办法：（1）“计划先行”：教学秘书的工作虽然繁杂却有规律可行，我们不妨总结历年的经验，制定出工作计划表，如落实教学任务之前可提前制作好该学期的教学计划，安排考试前就可以提前做好相关的基础数据表等等，要变被动应付为主动应对；（2）“档案化办公”：教学秘书的事多，一不留神就会忘记要做的事情，俗话说“好记性不如烂笔头”，形成档案化的工作习惯就显得尤为重要，如可以专门用一个笔记本记录每天要做的事情，做完一个做下记号；还可以将所需处理的事务进行分类，在文件夹或档案柜上贴上标签，将处理完的文件资料进行分类存档，这样再次查用的时候就比较方便；（3）“学会借力”：“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”，教学秘书再能干也只有一双手，因此在工作繁忙的时候要懂得借力用力。高校中，学生的资源是非常丰富的，培养和选拔一批优秀的学生来帮助教学秘书工作不愧为一个好的办法。在这里，笔者认为，培养好“学习委员”非常重要，要在日常的工作中逐渐渗透教学管理知识，让他们在懂行的基础上创造性的发挥作用，如可以根据以往的经验总结出相关教学突发事件的解决办法，这样即使教学秘书暂时缺位在一定条件下也不影响教学活动的正常进行。此外还可以让他们率先了解相关的教学制度，如学籍管理规定、学位管理条例，使他们成为教学管理的“宣传员”，帮助教学秘书解释相关教学管理条例，预防一些教学矛盾的产生。
此外，教学秘书还应学会自我心理调节。积极的心理暗示和良好的人际交往都有助于压力的释放。
参考文献：
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本论文系2007年度院级教改课题《独立学院教学秘书工作研究》成果之一，发表于《管理观察》2008年第1期。
