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北京市土地利用事务中心土地专业档案整理规范
(试行)为了规范我单位土地专业档案的归档工作，便于土地专业档案的保存和利用，充分发挥土地专业档案在国土资源管理中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《北京市国土资源局土地专业档案整理规范（试行）》、《北京市国土资源局土地专业档案分类方案》、《北京市国土资源局行政许可事项》、《北京市国土资源局行政服务事项》及相关法律、法规制定本规范。
土地专业档案是指土地行政管理部门在其职能活动中形成且办理完毕的，具有查考利用价值的各类文件材料的总称。
一、土地专业档案的归档范围
围绕各项土地行政管理活动形成的全部文件材料，包括土地行政审批文件、用地申请文件、立项报批文件、各类图表等均属于应归档范围。
根据我单位现阶段土地行政管理活动的内容，土地专业档案主要包括以下内容：
（一）、北京市国土资源局行政许可事项（市局）
1、国有土地使用权出让：
1）协议出让
2）招标、拍卖、挂牌
3）国有土地使用权租赁
4）合同变更
（二）、北京市国土资源局行政服务事项（市局）
1、出让国有土地使用权转让
2、地价款缴纳情况核实
（三）、其它土地行政管理活动事项（市局）
1、评估报告类
2、授权经营类
3、以公文形式处理的与行政许可、行政服务事项有关的土地专业类
4、其它尚未明确的土地行政管理活动事项
二、土地专业档案整理方法
（一）、立卷要求
1、北京市国土资源局行政许可事项、行政服务事项以出让合同号为单位立卷（“国有土地使用权租赁”以租赁合同号为单位立卷），同一申请单位（个人）同一年度内就同一合同号申请“地价款缴纳情况核实”的两个及以上行政服务事项可合并立卷。
2、每一案卷厚度原则不超过2公分（约200页），如同一卷内文件过多可以分卷，分卷的应保证卷内文件的连贯性和系统性，厚度可大于或小于2公份，但不应超过2.5公分。
3、归档的文件材料，除图纸外应统一使用A4纸，书写材料符合档案规范。归档时做到字迹工整、内容详实、数据准确、图纸清晰，符合档案保护要求。
4、归档文件的份数一般为一份。
（二）、归档文件范围参照《北京市国土资源局行政许可事项》、《北京市国土资源局行政服务事项》中规定的提交材料，与归档案卷有关的公文类材料以及其它相关材料。
（三）、卷内文件排列
1、卷内文件排列必须反映出卷内文件的连贯性和系统性，具体排列参照《XX科土地专业档案排列顺序指导表》。
2、各业务科室应根据《北京市国土资源局行政许可事项》、《北京市国土资源局行政服务事项》要求，结合本科室实际工作情况编写《XX科土地专业档案排列顺序指导表》（可定期修改），报中心档案管理部门核准备案。档案整理人员应严格按照核准备案后的《XX科土地专业档案排列顺序指导表》标准排列卷内文件，《XX科土地专业档案排列顺序指导表》中未提及的需归档文件在保证卷内文件的连贯性和系统性的前提下，由业务经办人员根据实际情况确定此类文件的排列顺序。
3、各业务科室需参照卷内文件一般排列顺序编写《XX科土地专业档案排列顺序指导表》。卷内文件一般排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；转发文在前，被转发文在后；结论性文件在前，依据性文件在后。带有附图或附表的文件材料排列顺序为：文件材料在前，附图或附表在后。
（四）、卷内文件编页
卷内文件编页统一用HB铅笔用阿拉伯数字编写页号，编码上端于右边或左边各留1.5厘米距离，字号约四号字大小。凡有文字（含页码等阿拉伯数字）、图章（含骑缝章）的每页材料在正面的右上角、背面的左上角编写页号；双面或筒子页正反面均应编写页号；图表大于A3幅面的叠成手风琴式后在正面右上角编写页号。无任何标记的空白页不需编写页号。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不需编写页号。
（五）、卷内文件、图纸粘贴折叠要求及方法
1、出让合同等文件中如需粘贴文字、图纸等材料，按以下标准： 1）有粘贴页的粘在粘贴页中，无粘贴页的粘在合同等文件的空白页，如左侧有文字或图形（与文件有关的红线图部分）粘贴时左侧要留出2厘米左右的装订线。
2）图纸应满幅粘贴在合同明确的贴图页中，满幅粘贴的贴图页不再单独编写页号，未贴图纸的贴图页应编写页号。
3）文件材料小于B5纸时，应用A4纸托裱后装订，托裱时注意左侧留出2厘米左右的装订线。B5纸文件材料可用A4纸裁成5厘米宽的纸条，将B5纸的文件材料粘贴在纸条上，注意粘贴时左侧要留出2厘米左右的装订线。
4）A3以上大型图纸折叠后在图纸背面左侧粘贴5厘米宽的纸条（纸条由空白案卷封面剪裁）。
2、A3以上大型图纸的折叠要求
第一步，将图纸铺平，图示冲下，取一张A4纸放在图纸的左上角，使A4纸上端和左侧各留出约0.5厘米距离后与图纸对齐。第二步，将图纸沿A4纸下端向上折叠，再将上端超出A4纸的部分向下折叠，折叠的宽度以不超出A4纸下端为准，如图纸过宽沿刚叠好的图纸的上下界线反复折叠，尽量注意美观漂亮。第三步，将图纸沿A4纸右端向左侧折叠，折好后再向右侧折叠，订卷的图纸向右侧折叠后，左侧需留出2厘米左右的装订线，以备装订使用。第四步，余下的部分沿刚叠好的图纸的左右界线反复折叠，至图纸形成手风琴式。第五步，将靠近装订线内侧图纸的左上角向右下角方向折叠，露出装订部位即可。
（六）、填写卷内文件目录
卷内文件目录应从监管平台系统中填写、打印，填写时间可由业务经办人员根据业务办理情况自行安排，但不应晚于电子案卷办结归档时间。卷内文件目录填写应与纸质归档案卷内容保持一致，要做到认真细致、准确无误。卷内文件目录填写的具体要求：
1、序号：填写每份文件排列顺序的流水号。
2、文件编号：文件编号要照实填写，不要随意更改和简化。部分文件材料可不填写文件编号项，详见《不填编号文件名称对照表》。
3、责任者：填写文件的制发单位或个人，可根据《责任者全称与简称对照表》填写通用简称，《责任者全称与简称对照表》中未列出的制发单位或个人应填写全称。
4、文件题名：文件题名要照实抄写，不要随意更改和简化，没有文件题名的应根据文件内容拟写，文件题名过于简单不能反应文件内容的可根据文件内容拟写（拟写提名中应包含原文件提名所用文字）。
5、日期：以文件盖章落款的时间为准，按年月日顺序用8位阿拉伯数字标准填写，例：“20110211”。文件中只有“年月”的，以当月01日为具体日期，文件中只有年份的和没有文件形成日期的，不填此项。
6、页号：即每份文件的首号，最后一份文件注明首尾号。
7、备注：填写与该份文件有关的需要说明的事项，没有可不填。
（七）、填写案卷封面
案卷封面应从监管平台系统中填写、打印，填写时间可由业务经办人员根据业务办理情况自行安排，但不应晚于电子案卷办结归档时间。案卷封面填写应与纸质归档案卷内容保持一致，要做到认真细致、准确无误。案卷封面填写的具体要求：
1、立档单位全称：北京市国土资源局
2、土地专业档案类别：国有土地使用权出（转）让档案
（招拍挂）(合同变更)（租赁）（转让）（地价核实）（解除协议）［可选项］
3、案卷题名：收件编号、合同号、转让登记号（可选项）、受让方、转受让方（可选项）、土地坐落，以上各项要照实填写，不要随意更改和简化。
4、卷内文件起止时间：以卷内文件目录中“日期”项作为填写依据，“日期”项中最早日期为起始时间，最晚日期为终止时间。
5、卷内文件的份数和页数（本卷共
件
页）：分别以卷内文件目录中“序号”项、“页数”项作为填写依据，“序号”填写最后一栏内数字，“页数”填写最后一页数字。
6、保管期限：永久
7、归档号：单位代号（00）—分类号（41）—年度（归档时年份）—顺序号（不填）。例：00－41－2011－ 注：转让类分类号按出让类分类号标注“41”
8、立卷时分卷整理的需在案卷封面左下方填写“本卷共
册本册为第册”，单独立卷的可不填写此项。
9、其它土地行政管理活动事项中形成的土地专业档案的案卷封面按档案馆要求填写。
（八）、填写卷内备考表
卷内备考表作为案卷的封底应从监管平台系统中填写、打印，打印时间应与案卷封面打印时间一致。卷内备考表填写的具体要求：
1、本卷情况说明：主要填写，卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，若无此类情况可不填写。
2、立卷人即归档人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。
3、检查人即立档单位主管负责人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。
4、归档时间即立卷时间，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔，按年月日顺序用8位阿拉伯数字标准填写，年月日之间用“.”隔开，例：“2011.02.11”。
（九）、案卷的装订
案卷装订排列顺序依次为：案卷封面→卷内文件目录→文件→卷内备考表。装订注意事项：
1、卷内文件要去除订书钉、曲别针等金属物，招投标文件等成册材料在无金属物情况下可不予拆封。
2、卷内文件以A4幅面为标准折叠整齐，并在文件左侧留出2厘米左右的装订线；文件纸张小于B5幅面要加纸托裱，大于A3幅面的图表要折叠成手风琴式，确保装订后可以打开（具体标准参见“二
（五）、卷内文件、图纸粘贴折叠要求及方法”）；需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉；残缺文件要加以修补。
3、字迹不清的文件应复印后与原件一并立卷。
4、案卷要采取三孔一线的方法装订，要求下边齐、左边齐，装订孔要打在案卷封面的打孔位臵，整个案卷要做到不掉页、不压字或红线图、不妨碍阅读。
三、土地专业档案整理质量要求
（一）、归档文件要做到齐全完整。不得缺页丢页，附图、附件齐全。
（二）、卷内文件排列有序。注意每份文件的正件与附件（附图）、印件与定稿、转发文与被转发文都要排列在一起，不得分开。
（三）、案卷封面、卷内文件目录及卷内备考表的填写要做到内容准确详实、书写规范。
（四）、案卷的装订要做到整齐美观，装订好的案卷不松散、不掉页。
四、土地专业档案整理中的保密要求
（一）、遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》中的相关规定，遵守我局对保密工作的相关规定、要求。
（二）、我单位在土地行政管理活动中产生的土地专业涉密档案的整理参照本规范执行，涉密案卷须由业务经办人员亲自立卷、装订。土地专业涉密档案的保管、归档、借阅等其它活动按照我局相关规定执行。
（三）、在土地专业档案整理过程中如发现涉密文件材料，立卷人应及时报我中心保密工作负责人另行拟定处理方案，立卷人需将处理方案告知本科室及中心档案管理人员。
（四）、对于未按保密要求立卷的依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及我局保密工作的相关规定处理。
五、土地专业档案的验收与移交
（一）、土地专业档案的验收
1、土地专业档案的立卷归档工作以本规范要求为具体验收标准。
2、综合二科安排专人负责土地专业档案的验收工作。验收采取普检与抽检相结合的方式，对于不符合本规范标准的案卷退回限期整改，退回案卷附《移交档案限期整改通知单》，立卷人员需按《移交档案限期整改通知单》要求整改后重报验收，重报验收时要附原《移交档案限期整改通知单》，逾期不改的按我中心相关规定处理。规范实施前期以普检为主，后期以抽检为主。
（二）、土地专业档案的移交
1、各业务科室应安排专人负责本科室土地专业档案成卷的移交工作及与土地专业档案有关的其它事务性工作。
2、各业务科室于每月10日前向综合二科档案管理人员提交《各科室土地专业档案移交清册》两份（同时报电子版），由综合二科安排具体时间进行移交，移交时移交人与接收人双方共同核对实物档案与《各科室土地专业档案移交清册》，无误后双方签字。《各科室土地专业档案移交清册》一式两份双方各执一份。
3、对于验收不合格的案卷，综合二科在《各科室土地专业档案移交清册》中标注退回。不合格案卷超过当次本科室全部移交案卷10％的，全部退回科内复查。复查后重新申请移交，综合二科安排具体时间进行移交工作。
4、各业务科室应在《移交档案限期整改通知单》要求的整改时间内重报验收，重报时需向综合二科档案管理人员提出口头申请，由综合二科安排具体时间进行验收移交。验收移交时需移交人与接收人双方在场，由接收人负责核实整改问题，对于整改后符合验收标准的，直接在《各科室土地专业档案移交清册》中标注“验收合格”，整改后仍不符合验收标准的，当时退回继续整改。对于连续3次整改不合格的立卷人，将予以通报。六、附件：
附件一：《XX科土地专业档案排列顺序指导表》 附件二：《不填文号文件名称对照表》 附件三：《责任者全称与简称对照表》 附件四：《移交档案限期整改通知单》 附件五：《各科室土地专业档案移交清册》
北京市土地利用事务中心
2011 年月日
