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兼职档案员培训教程
一、有关概念
1、档案
《档案法》：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、高等学校档案
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
*文件与档案的关系——文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它不包括传播知识、信息的出版物，也不包括已被保存起来的历史记录，是与“图书”、“档案”并列的概念。档案和文件既有区别又有联系，档案是由文件转化而来的，文件是档案的基础，档案是文件的精华。
*文件转化为档案的条件（3个）——办理完毕的 有一定查考利用价值的 按一定程序集中保存的3、档案工作
是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分
为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究等8个环节。
*档案业务工作各环节之间的关系——各环节有自己不同的工作内容和任务，相互促进、相互制约，组成相对稳定的有机整体，其中利用是目的，其它7个环节是基础和前提。
*对于部门兼职档案员来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为学校档案工作奠定基础。
4、归档及归档制度
各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。
归档范围——学校根据国家有关规定,制定了《金陵科技学院档案归档范围》,并根据工作内容的变化适时调整。
在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。
今年根据国家新近修订的文件：①国家档案局2006年颁发的8号令《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》②教育部与国家档案局联合颁发的27号令《高等学校档案管理办法》修订了我校的《各部门归档范围》。
归档时间——根据学校工作的实际，分两段归档：教学类档案当年12月底之前完成归档；非教学类档案在第二年4月底前完成归档。
注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间，最迟4月底前完成移交。而不是4月底才开始整理材料。
在这两个时间内，有许多事情要做：文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决;然后才正式立卷移交。所以要抓紧时间，不要等到４月底才开始工作。
归档要求——应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；文件材料应区别不同情况进行排列，使之系统有序；归档文件在技术加工上应符合有关要求；归档文件要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制文件目录等。
二、各部门为什么要向档案管理部门归档？
1、从法制讲，《中华人民共和国档案法》第十条规定： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
２、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理（业务）部门，必须通过归档将文件转为档案，归入档案管理部门。
３、从档案的作用讲：
档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的依据，更是规划未来的依据。
档案维系着学校的昨天、今天和明天。为了学校的发展，各职能管理（业务）部门应向档案管理部门归档。
三、兼职档案人员岗位职责：
1、根据本院（部）、部门文件材料的形成规律，做好收集、积累、整理、保管工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
2、按照校档案馆的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案馆移交。
3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。
4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好院（部）、部门档案工作。
四、兼职档案员如何开展工作
兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领会文件精神和工作要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报，争取领导的支持。第一步
准备工作
1、编制文件立卷类目
什么叫文件立卷类目——立卷类目是一个比较具体的立卷计划。它是在一年的实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本年度的的工作计划，按照立卷的原则与方法，拟制出的本年度文件分类归卷条目。
兼职档案员在学年初或自然年度的年初，根据本部门年度工作计划、总结、年度工作目标和网页新闻所提供的部门工作情况，掌握本部门一年的工作内容，根据《各部门归档范围》的要求，预先拟写出文件立卷类目。
立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立卷归档。
*注意：a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对学校有保存利用价值，能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
b、事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。
第二步
平时归卷
做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便部门利用，并为年终案卷的整理归档打好基础。具体方法：
兼职档案员指导每一项工作的承办人按照立卷类目，为每一个条款准备一个卷盒或档案袋，并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上，卷盒或档案袋按条款号依次分类排放，以便随时归入和查找文件。承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒（袋）；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整；
1、本部门形成的发文，可以在文件正本发出时，同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒或卷袋；
2、本部门收到的文件可以根据文件登记号，结合催办工作，在文件办完清退后按号入卷；
3、科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入；
*注意：a、文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明；页数、附件等是否齐全完整；承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒（袋）。借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另放。
b、收集文件时，要特别注意帐外文件的收集，力求将各种文件收集齐全，不要遗漏；
帐内文件：经过收发文簿登记的文件。
帐外文件：各种规章制度；会议记录（纪要）；会议文件；计划、总结；登记表；调查报告；合同；工作人员从外单位带回的会议材料；领导人讲话；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像材料。
检查的重点：
•请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。•协议、管理制度等有没有签字盖章。
•是否有请示、没有批复，或有批复、没有请示。•是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。•是否缺少附件。
•发文稿纸上有没有领导签发、批示。•是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。•是否将不属于归档范围的材料放入。
第三步
文件材料整理、立卷工作
1、年终调整定卷
在正式立卷之前，需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整，然后确定组卷。检查的方法和注意的问题：
a、兼职档案员进行一次清理，检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。特别注意突发性、临时性工作。
b、如果到归档时工作尚未完成，则应转入下一个年度立卷类目。c、检查同一条款中的文件，是否属于同一项工作，工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之间的联系。
d、归入的文件是否齐全完整：相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签，附件是否齐全。
2、组卷
a、组卷整理的基本原则：
遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存期限。
b、组卷的方法：
（1）分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。
• 一般情况下文件材料归入其形成年度，不同年度的文件应分开；
• 统计报表归入文件内容针对的年度；
• 长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；
• 跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；
• 跨年度的会议文件归入会议开幕的年度； • 法规性文件归入公布和批准年度； • 按学年处理的文件归入学年度；
• 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度； • 重大活动的文件材料归入结束年度。
（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。
l管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合； l会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷； l非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷； l工作计划、总结等，按责任者或名称组合； l统计报表、名册等按名称组合； l简报按名称、期号组合；
l科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；
l不同类别的文件材料，必须分别排列组合。
（3）分期限：将文件按不同的保管期限分开。
• 各部门在整理归档材料时，可参考《各部门归档范围》，先将文件材料按永久、长期、短期分开，再结合问题进行立卷。
• 如果归档材料较少，只能组一卷，则不再分卷，所组成的案卷保管期限从长。
• 只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。
c、卷内文件排列：
经过年终调整定卷后，每个案卷里面的文件，需要进行系统化的排列，体现出一定的条理，以便于利用。排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定，按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。
排列方法：
l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；
l 结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列； l 批复在前，请示在后；
l 校内发文：正文——发文稿纸——原稿； l 其他文件材料按文号或时间顺序排列。
d、送档案馆审核、整改
在卷内文件排列好，编号之前，一定要送档案馆审核，对档案馆反馈的问题要及时整改，解决不了的问题要写出书面报告，分管领导要签字。
e、卷内文件的编号
卷内文件经过系统化排列后，要以编号来固定文件的排列顺序，便于对照卷内文件目录查阅文件，便于统计文件的张数或件数。编号位置在：正面为文件的右下角，反面为文件的左下角，凡有内容的文件每页编一个号。
f、填写卷内文件目录、备考表
l卷内文件目录——是放在卷首的详细目录，逐份登记卷内的文件，便于查阅，并有利于卷内文件的完整。
l顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；
l收发文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[2004]8号”，其中[2004]不得简写成[04]；
l文件作者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者； 标题：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文l件内容的，可自拟标题，外加“（）号”，例：标题为“请示”的文件，应概括出主要内容写为“（关于设备专项经费使用的）请示”；
l文件日期：文件的形成时间，例： 1998.02.01；
所在张号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填l起止页号；
l备注：要说明卷内文件特殊情况的文字。
备考表——卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。
l本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。一般情况下不用填写。情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。
l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼职档案员签名。检查人：由部门档案工作负责人签名。立卷时间：由兼职档案员填写立卷的时间。ll*注意：签字部分必须用钢笔或签字笔填写。第四步
移交
办理交接手续，将立好的案卷移交档案馆。
第五步
部门自存档案的管理
部门对于自存档案资料也应组卷，要有装具和固定的存放地点，有详细的目录，要落实人员的管理责任，以便于管理和利用。
各机关职能部门在做好归档工作以后，对于工作中常用的档案材料要留存副本或复印件；另外要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。
各院、部要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。因为大量的教学过程材料产生在院、部，根据归档范围这些材料是不进校档案馆的。
结束语
立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结，又是档案管理工作的开端，是保障学校档案齐全、完整和有效利用的重要环节。我们将继续推进部门立卷制度，希望各位同志继续努力，与档案馆加强联系和沟通,为学校的发展,按时保质保量地完成今年的立卷归档工作。使我校档案归档工作步入规范化、标准化的轨道。
文件材料的整理方法：老方法称作三孔一线装订法；新方法可以理解为以件为单位的三角袋套装法，这也就是全国现在较为通行的方法，我们采用的就是这后一种方法。按照这种方法进行归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。以件为单位，就是要求以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件（请示与批复为一件）。
