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处理公共危机事件中管理秘书的职能分析
赵美婷
福建农林大学本科课程论文
论文题目：处理公共危机事件中管理秘书的职能分析
课程名称： 马克思主义基本原理概论 学 院： 交 通 学 院 专业年级： 土木工程2009 学 号： 091329040 姓
名： 赵 美 婷 成 绩：
2010年 11月 21日
处理公共危机事件中管理秘书的职能分析
赵美婷
行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。
三 公共突发事件中的管理秘书工作特点
秘书部门为解决公共突发事件而进行的公关协调工作与领导者所进行的工作不同，有着其自身的特点;与秘书的其他日常工作相比,也有其特殊性,主要表现为:(一)非权力支配性
在管理系统内，秘书没有执掌法定支配性权力。但是秘书是在领导机关中比较特殊的工作人员，处理协调事物时，代表着领导机关的意向，凭着领导的权威和权力惯性，在公关协调过程中产生较大的影响力。同时，被协调的各方心理上受着领导权力的辐射影响，在一般情况下，能够接受秘书进行的协调。
(二)非职责限定性
秘书的公关协调职能没有明确的职责范围的限定。秘书公关协调的非职责限定性，与其非权力支配性紧密相关。由于没有法定的支配性权力，协调主要依靠领导的权力惯性、权力辐射和思想素质及工作方法。而这些都是受个性影响的变量，具有较大的不确定性，加上环境、条件等因素的影响，使得秘书公关协调的范围具有较大的伸缩性，因而组织管理系统无法用职责范围来限定秘书的公关协调职能。
(三)非确定地位性
秘书公关协调具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。如在上级领导成员间沟通信息，促进相互理解和支持而进行协调撕，秘书处于下级地位，是下级对上级的工作关系；在同级职能部门工作人员间协调时，秘书处于同级地位，是平级间的工作关系。执行同一协调职能任务，处于几种不同的地位和存在不同的关系，这就是秘书公关协调的非确定地位性。(四)认同疏导性
由于秘书公关协调具有以上三个特征，所以在公关协调过程中，秘书一般不能用直接强制手段，而是采用信息沟通、感情交流的手段加以疏导，使有关方面达到认同，消除分歧，实现协调。认同疏导不仅要有足以澄清真相的信息为依据，而且还要有足以明辨是非的道理，更要有感染有关人员的感情基础。这样才能明之以事，晓之以理，动之以情，使各有关方面在维护组织整体利益，实现组织整体目标的基础上达到协调一致。
四 公共突发事件中的秘书工作原则
秘书部门对于组织所遭遇到的公共突发事件的处理除必须按照一定的程序进行以外，还必须重视讲究相关的策略，遵循一定的原则：
（一）积极主动、勇担责任原则。
处理公共危机事件中管理秘书的职能分析
赵美婷
能及职业道德之外，还应具有：
（一）强烈的公关意识。
秘书的公共关系意识是秘书对公共关系的反映、认识和观念，它是秘书提高公共关系能力，做好公共关系工作的灵魂。当代秘书的公共关系意识应当包括组织形象意识，公众至上意识，重视信息意识，沟通能够协作意识，环境预警意识等方面。
（二）完善的秘书公关协调知识结构。
现代秘书为了提高公关协调能力，除应具有扎实的基础知识即科学文化基础知识，马克思主义基本理论知识，法律法规基础知识等，具有与秘书公关协调活动密切相关的管理科学、心理学、社会交往知识外，更重要的是有从事公关协调工作的专门业务知识，它包括普通秘书学、分支秘书学、秘书写作学、秘书心理学、调研学、协调学、会议学、信访学等。
现代秘书必须具有建立合理知识结构的紧迫感和危机感。构建合理的秘书公关协调知识结构应遵循中心性、宽阔性、层次性、动态性等原则。
（三）过硬的秘书公关协调能力。
秘书公关协调能力指的是秘书人员在实践中高效率完成秘书公关协调任务的本领。它包括基本能力和专门能力两方面。基本能力指秘书人员应具备良好的观察力、记忆力、思维力、想象力、注意力等等。专门能力指秘书人员应具备的表达能力、社交能力、宣传推广能力、组织能力、创新能力及管理能力等。
（四）良好的秘书公关协调心理素质。
良好的心理素质主要表现为良好的气质、健康的性格、高尚的品德及高指数情商等。
改革开放的不断深入发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场发展和国内外形势发展的需要。
参考文献：廖金泽主编秘书参考/中国秘书大全 上海：海天出版社2004年 2 徐勇主编基层秘书工作实务 湖北：湖北科学技术出版社2008年
3云南民族大学管理学院《“管理文秘”职能的历史演变》 云南民族大学学报（哲学史会科学版）云南 2008年作者董瑾 浅谈秘书的职能(09-06-02)[10-11-15]http://www.studa.net/
