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志书质量的全程控制 王铁鹏
提 要:志书质量全程控制是在《地方志书质量规定》对质量观点、体例、内容、记述、资料、行文、出
版等方面作出规定的基础上提出的。志书质量全程控制,即对志书编纂、出版各个环节进行质量控制,包括篇 目制订、资料收集、志稿评议、志稿审查、志书出版等5个环节,并对5个环节的工作任务和目标提出具体意 见和建议。
关键词:志书 质量 全程控制
质量是志书的生命。为确保志书的质量,中国地方志指导小组根据国务院《地方志工作条 例》和国家关于出版管理法律、法规,在总结修志经验,征求各地和各方面意见的基础上,制定 了《地方志书质量规定》,从志书观点、体例、内容、记述、资料、行文、出版等方面,明确规 定了志书的质量标准。目前一些省市开始考虑制定具体实施办法,出台不合格志书的召回制度, 这对于保证志书质量十分必要。但如果能够在落实《地方志书质量规定》的过程中,对志书编 纂、出版的各环节进行质量控制即志书质量全程控制,充分考虑可能影响志书质量的程序性因 素,并采取相应的对策措施,把问题解决在编纂、出版过程中,既可以确保志书的质量,又可以 避免造成人力、财力、物力的浪费。志书质量的全程控制,就是对志书编纂的各主要环节及过程 进行质量把关,包括篇目制定、资料收集、志稿评议、志稿审查、志书出版等5个环节,通过对 每个环节的工作任务和目标提出明确要求,从而确保志书的质量。下面,笔者根据自己在省级地 方志工作机构工作的经历,对志书质量全程控制谈一点体会,不妥之处欢迎批评指正。一 志书篇目制订过程的质量控制
志书的篇目设置、谋篇布局是修志的开宗之作,确定志书的框架和篇目是整个修志工作中的 关键性环节。可以说,志书质量的好坏,首先要看篇目设置是否科学,分类是否恰当。而篇目质 量高低,与制订者对所记述事物的认识水平、对志体的把握程度直接相关。因此,在拟订志书篇 目之前,应对所记述事物进行调查研究,从而对志书所记述事物的历史进程以及不同阶段的特征 有一个总体的了解。同时,应对兄弟省市相关志书的篇目进行分析研究,学习借鉴相关志书篇目 编排的长处,开阔设计思路。如果该志属于续修,还应对前志篇目进行剖析,分析所记述事物发 展变化的情况,找出不同点,作为续志篇目制订的依据。
制订篇目的过程,一般是首先拿出一个收集资料的篇目,按照篇目的框架要求收集资料,编 纂初稿。篇目制订出来后不会一成不变,还要根据资料的收集情况,以及对所记述事物认识的不 断深化,作经常性的调整、修改、补充、完善,最终达到“书成目就”的目地。因此,对收集资 料的篇目,既不要过多纠缠,也不可草率行事,一开始有一个大体科学、可行的篇目即可。为了 达到这个目标,承编单位制订出篇目初稿时,应履行必要的论证、备案手续。论证人员应由志书 承编单位、地方志工作机构、地方志专家以及所记述领域的专家组成,重点论证是否符合社会分 工与科学分类相统一的原则,是否彰显地方特色与时代特色,是否缺失要项或与其他志书交叉重 复等问题。论证会应及时形成论证报告或会议纪要,以备查证。
44中国地方志2009年第12期篇目制订出来后,要经过志书承编单位编委会讨论通过,并报地方志工作机构备案。地方志
工作机构接到备案后,应予回复;如有修改意见,应在回函中明示,并提出修改意见,供承编单 位参考。志书承编单位对篇目进行较大调整后,应将调整后的篇目及时报地方志工作机构变更备 案。有的省市要求对篇目进行审查,笔者认为这个时期的篇目尚不定型,且没有具体内容,很难 作出审查决定,因此备案即可。二 资料收集过程的质量控制
资料收集是地方志编修的基础性工作,资料质量的高低,直接决定志书质量的优劣,这是由 地方志书是资料性文献这一特性所决定的。资料的质量标准是全面、系统、准确、翔实,具有代 表性、权威性。全面、系统,就是要求横不缺要项,纵不断主线,要素齐全;准确、翔实,就是 要求存真求实,资料的时间、地点、人物(单位)、事实、数据等要准确;代表性、权威性,就 是要求注重使用突出地方、行业和时代特色的原始资料(或第一手资料)以及政府发布的统计资 料。
为了确保资料质量,在资料的收集过程中,要注意按照篇目设置和社会分工,全面、系统地 收集资料。行政区域志要全面、系统收集资料,切忌只收集行政区属单位的资料,把行政区域志 修成行政区属志;专志要全面、系统收集所记述工作或事业的资料。记述专项工作的志书,如财 政志、税务志、审计志等,要注重围绕为履行工作职能而开展的各项工作的资料收集;记述某项 事业的志书,如教育志、科技志、卫生志等,要注重收集本行政区域内不同行政隶属关系、不同 所有制企事业单位的资料,避免把事业志修成部门志、单位志。要注意收集出现的新事物资料和 最新调查、研究、统计成果以及口述资料、实物资料,不断丰富资料的广度和深度。资料整理不是仅仅做誊清补齐、装订登记,高水平的整理表现在对资料的辨识、鉴定。在整 理的过程中,去伪存真,去粗取精,筛选、判断出最权威、最准确的资料,杜绝“假、冒、伪、劣”资料混入其中。高质量的资料,为确保志书的质量提供了保障。当然,如果遇到对同一事物(问题)记述有抵牾的资料,且各自都有一定的根据,不要匆忙予以肯定或否定,可暂时多说并 存,继续查找新的资料线索。
在资料基本收集齐备的情况下,以资料收集篇目为框架,修志人员便可着手编写资料长编。资料长编的编纂主要采取纂辑体的编纂方法,即将资料经过初步筛选后,按照已设计好的资料收 集篇目进行编排,这种方法条理清楚,简便易行,能保持原始资料的面貌,存史价值高,是目前 较为普遍采用的方法,它是由原始资料向志书过渡的“中间产品”。资料长编的作用有:一是及 时检验资料,促进资料收集工作;二是有助于完善篇目框架;三是可以提高修志人员对资料的驾 驭能力;四是便于审核志稿;五是有利于更多地保存资料。资料长编编纂中需要注意的问题是: 第一,资料选择宜专、宜实,紧扣主题,言必及事,忌用空话、套话和与主题无关的话;第二, 在所列资料之后,必须详细注明资料出处,可用括号标出。若资料出处为某种书刊,则应注明出 版单位、版本、页码、起止行次等,以便日后核对查找;第三,有些资料原文含义不清,时间、地点、称谓省略或有明显的错漏,编者要根据考证结果加以必要的说明。
此外,要特别强调,对入志的引文和重要资料,都应标明出处以供查验,这一点至关重要。首轮修志中许多志书的引文和重要资料都没有标明资料出处,这不仅影响了志书的使用效果,还 大大降低了志书的权威性。因此,志书审查验收时,应把引文和重要资料是否标明出处,作为志 书质量是否合格的一个重要标准,从源头上确保志书的客观真实性和权威性。45志书质量的全程控制三 志稿评议过程中的质量控制
志稿评议过程的质量控制,是确保志书质量的必要环节。评议会的质量一般取决于参会人员 的水平、能力、准备的程度,以及会议的筹备、组织工作。评议会一般由承编单位组织,或由承 编单位与地方志工作机构共同组织,参会人员一般由熟悉本地区、本单位情况的老领导、老同 志,修志专家和相关领域的专家组成。有条件的还可邀请兄弟省市的修志专家参加,特别是曾经 参与志书评议的专家,或者是参与志书编纂的专家,这往往可以起到事半功倍的效果。邀请的专 家要注意专业对口,根据志书内容和评议需要,可聘请民族、宗教、法律、档案、保密、统计和 技术方面的专家。在邀请专家的问题上,还可以进一步拓宽思路,如《中国地方志》和《北京地 方志》编辑部组织的2009年新方志编纂理论研讨会暨组稿会,邀请了中国社会科学院两位专家, 从志书读者和使用者的角度,对志书内容和质量进行了点评,使与会者耳目一新,受益匪浅,可 以作为今后评议志书的一种尝试。参会人员准备得充分与否,与评议会的质量直接相关。志书应 于会前两至三个月送到参会者手中。会议主办方应要求参会人员认真准备,写出书面意见,避免 出现蜻蜓点水式的评议。如果邀请兄弟省市的专家参加,还应附送有关地情参考资料。开好评议会的关键是要营造宽松氛围,使参会专家敢讲真话,敢于摆问题、挑毛病,这样才 能达到评议的效果,切忌把评稿会开成评功摆好会。会上承编者、评议方讨论交流,形成互动, 相互启迪,共同提高,这也是评议会效果好于书面评议的原因所在。评议方要运用恰当的语言表 述,避免产生埋怨情绪。承编者也要有宽阔胸怀,善于听取不同意见。每次评议会后,主办方都 要写出评议报告,指出志稿的优缺点、主要问题以及修改意见,供承编者修改时参考。四 志书审查过程中的质量控制
志书审查过程是确保志书质量的关键环节。志书的审查过程一般经过“三审”,即初审、复 审和终审。初审由承编单位编委会组织,重点审查史实、专业、保密等问题;复审由地方志工作 机构组织,邀请专家参与,重点审查是否符合志体和志书编纂规范,把好史实关和政治质量关, 并就志稿是否合格、能否报终审作出决定;终审则是由地方志编纂委员会主持,讨论志书承编单 位编委会报送终审的请示,听取地方志工作机构审稿人员的汇报,重点审查志稿的内容是否符合 宪法和保密、档案等法律、法规的规定,是否全面、客观地反映本行政区域的历史与现状,并决 定志稿是否具备出版条件。通过审查后,应出具终审报告,并以批复形式下发承编单位。在首轮修志中,形成的“三审”制是一个行之有效的制度,应该坚持下去。承编单位编委 会、责任审稿、副主审的审查,应该形成制度,并切实履行自身之职责。北京市从首轮修志开 始,就制定了“三审”的审查验收制度,对每一部志书都确定1名责任审稿,安排两名《北京 志》副主编作为副主审,负责该志从篇目设置到评议、审查验收全过程的质量把关。区县志由于 体量大,设计内容广,质量要求高,除安排1名责任审稿和两名副主审外,还聘请一些退下来的 区县志办主任担任特邀审稿,对区县志质量把关起到了重要的作用。
把好审查关应注意以下几个关键环节:首先,承编单位编委会和主编,在志稿通过初审后, 应分别盖章、签字以示负责,并上报上级地方志工作机构申请复审。其次,地方志工作机构,应 确定志稿的责任审稿,明确主审或特邀审稿人,参与志稿的评议和审查。总结首轮修志的经验教 训,应将质量把关的关口前移,从篇目设置开始,到撰写初稿、志稿评议、通过终审,甚至出 版,进行全程参与和跟踪,这样可以较早发现问题、解决问题。第三,地方志工作机构,要全程 跟踪志稿审查过程,负责指导和监督志稿的审查验收,同时做好复审和终审的组织工作。46中国地方志2009年第12期五 志书出版过程的质量控制
志书出版质量是志书质量控制过程的最后一个环节。由于志稿经过多次评议、修改和三审的 过程,虽然进入出版社还要经过三审、三校,但往往容易忽视对质量的把关,从而省略一些审稿 程序。承编单位这时候往往急于见书,经常在没有做到“齐、清、定”的情况下,就将志稿交到 出版社,为出版过程的质量把关留下隐患。地方志工作机构终审后把志书送到出版社手中,也往 往认为以后就是出版社的事了,容易放松对志书出版质量的跟踪。
把志书出版质量纳入志书质量控制的过程,应当明确志书承编单位、地方志工作机构、出版 社的相互分工及不同责任。作为承编单位,送交出版社的志稿要达到“齐、清、定”。所谓 “齐”,就是志稿在交给出版社时,稿件的所有组成部分要齐全,不缺不漏。稿件的正文部分不缺 页,志稿应该有的扉页、目录、凡例、前言、后记、名单、前插图、随文图及文字说明等齐全。所谓“清”,就是指稿件字迹要清晰,书写规范;图片要清晰,数码图片的像素(大小)要符合 制版要求,不要以印刷品图片代替照片,不要用翻拍复制的照片,也不要把自己绘制的、不规范 的地图、示意图当作原稿使用。所谓“定”,就是指送交出版社的图文稿件、文字内容和图片数 量应是最后确定的。在出版过程中,除了原则错误、错别字,以及重要名称、数据有误必须修改 外,一般不能再做较大的修改。另外,作者在阅读校对样时,也不可再大幅度的修改。作为出版单位,要做好出版流程中的三审和三校。所谓“三审”,就是对书稿进行三次审读。书稿在进入出版社后,首先要经过三审。初审由责任编辑审读,提出初审意见,判断书稿质量, 以及编辑加工后是否能达到出版要求;二审大多由编辑室主任承担,评估责编的审读意见,检查 书稿是否有原则性错误;三审由总编辑、副总编辑或指定的资深编审完成,做最后评估、把关。所谓“三校”,就是书稿经编辑加工后交付排版,排版后进行三次校对,一次核红样,以消灭在 排版、校对过程中出现的错误。
作为地方志工作机构,应当积极参与出版过程中的质量控制。在志稿交付出版社之后,地方 志工作机构不应是“完事大吉”,而是应当积极了解志稿在编辑、校对过程中出现的问题,及时 协调解决这些问题,以保证志书的出版质量。志稿在编辑、校对的过程中,出版社一般会安排作 者单位参与阅改校样,对志稿中的问题或错讹进行修改。这是因为志书是权威性资料书,请编纂 者多参与把关,消灭或尽量避免可能出现的差错。但作者出于追求完美,有的往往会对校样做大 的修订,甚至会对篇章结构进行改动。面对如此情况,作为地方志工作机构必需出面干预,进行 必要的协调,既保证志稿终审的权威性,又对志书的质量负责。志稿在出版社进行校对的过程 中,除了主编和志稿编纂者审阅外,地方志工作机构的有关人员也应同时审校一次。这样做的目 的有二:其一,行使地方志工作机构的职能,为保证志书质量把关;其二,由于有关工作人员自 始至终参与指导修志,比较了解书稿的编纂情况以及其中的重点问题,可以提出针对性的修改意 见。如此多一道手续,也是质量控制的必要手段。
总之,志书质量的全程控制是一个系统工程,其中哪一个环节考虑不周,出现问题,就可能 导致志书出现质量问题。因此,应在总结志书质量控制经验和教训的基础上,把完善志书的质量 控制提到各级地方志工作机构的工作日程上,加强对志书质量的管理,确保志书的质量。(联系地址:北京市朝阳区东三环南路19号联合大厦乙段13层市地方志办公室 邮编: 100021)本文责编:乐平 47志书质量的全程控制
