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关于颁奖典礼
每次颁奖典礼我们团队都会有一个人专门负责跟进准备，这个人需要做的工作有：
1、先跟何导确认以下几件事情。
①颁奖典礼之后是否还有宣讲会等。②颁奖典礼的具体时间、地点。
③公司以及学院出席的领导以及职位。
④确认颁奖典礼时公司及学院的讲话的领导和宣布颁奖决定的领导（一般情况下，公司方是他们职位最高的讲话，职位第二的宣布颁奖决定）。
⑤需不需要打印横幅，需不需要准备获奖证书。⑥取得获奖学生的名单及联系方式。
2、如果需要的话，打印横幅。
打印横幅前必须先确认一下学工组有没有往年用过的横幅，如果有的话看一下横幅的内容放在今年是不是妥当（有时有些奖学金会改名，很多往年使用过的横幅有写年份），不妥当的话就得重新打印。
以后打印横幅，内容一律不要写年份，这样到了下一年就还可以继续使用。
横幅一律到西体打印社打印，记账，签“电气学院”就行，记得写好备注（比如说苏州电气颁奖典礼用的横幅就写“苏州电气颁奖典礼”），在西九楼224会议室、502会议室用的横幅大小是6m×0.8m。
3、打印获奖证书，并将获奖证书拿到学工组盖章。
许多公司会自己提供获奖证书，他们会在颁奖当天带到我们学校过来。其中有些公司会要求我们学院也必须在获奖证书上面盖章，这就需要在颁奖当天取得证书后迅速拿到学工组盖章（盖章实际上是在学院办公室盖，但是我们需要先到学工组找辅导员）。获奖证书一律到西九楼一楼打印店打印，记账，签“何方玲”，也记得写好备注。
获奖证书的样子如图1所示，注意获奖者的名字要打印出来，不要手写，盖章时注意要盖正，底面要平整。
如果奖学金是有分一、二、三等奖的，要按照一、二、三等奖打印获奖证书，如图2所示。
图1 图2
3、找好主持人，并准备好主持词（主持词得在议程确定下来之后才能写好）。
在议程还没确定下来时，主持词就还不能确定下来，但是主持人一定要尽早地就确定下来，以便让他能有所准备。
主持人要找在颁奖典礼时没有课的，尽量由我们资助团队出人。实在找不到人的话可以联系由院学生会女生部下面设立的主持人团队，但是现在的主持人团队有要求，要请他们做主持，必须送给他们一份小礼物。
主持人在颁奖当天可以不用穿正装（当然穿了更好），但是必须穿着得稍微正式点，显得大方。这一点必须在颁奖前至少一天跟主持人强调好。
4、联系新闻中心，让他们找人在颁奖典礼当天过来。
5、联系获奖学生代表。
获奖学生代表尽量选择口才比较好的，跟他交代好颁奖当天的大致流程，同样必须在颁奖前至少一天跟获奖学生代表强调好穿着要大方。
准备好获奖学生代表发言稿，发言稿尽量让获奖学生代表写并让他发一份给我们（可以跟他说，这次的颁奖典礼很重要，我们需要看看有没有什么表达不是很妥当的地方）。若获奖学生代表不愿写发言稿，可以由我们代写。
5、制作议程、表彰决定、桌签、台签以及签到表。
绝大多数的情况下议程是由我们团队来写的，我们已经有许多以前颁奖典礼用过的议程，写的时候可以多多参考。议程中必须注意：①对公司称呼是否正确（跟何导确认，有些公司去年是那个名字，今年却改了名字，这个必须格外注意）；②领导的职位、性别、介绍顺序是否正确，一般是先介绍公司的领导以表示尊重，而且职位高的领导写在前面，职位低的写在后面；③议程的排版
要整洁；④由于打印社的office版本跟我们自己用的电脑不同，所以议程在打印之前，必须先转成pdf格式，以免打印出来后发现排版被改变了，转格式的方法为：在word中，点击“另存为”，里面就有一项是pdf格式的。
议程写好之后必须先给何导过目以确保没出现问题
6、准备好电脑、胶带、剪刀。
关于颁奖当天的准备，会场中有以下需要准备的事情：
1、打开窗户通风透气，或者打开空调。
2、将投影仪、话筒、音响的电源打开。
3、将电脑连好，检查投影仪有没有什么问题。
4、检查话筒有没有什么问题，特别注意那些装电池的话筒电量是否充足。
5、打扫会议室卫生，特别注意领导坐的位臵周围的卫生情况。
6、贴横幅。
7、在颁奖典礼开始前45分钟左右将水烧好，用少量的热水先将茶泡泡，泡的茶最好比到会的领导数目多两到三杯，因为公司有时除了议程上面介绍的领导之外，还会有其他的人到场（比如说公司来的拍照的、秘书等），稍微泡多几杯可以防止意外。
8、摆好桌签，想好获奖学生上台领奖的顺序，并以此准备好获奖证书的摆放顺序。
9、摆好台签及议程、表彰决定，并跟何导确认好台签的摆放顺序是否合理。
10、注意看新闻中心的人是否有到来，没有的话要催一下。
11、在颁奖典礼前20分钟左右注意让进来的获奖学生签到。
12、在获奖学生基本到齐之后，跟他们说好上台的顺序及注意事项。
13、在领导到来之后及时上茶。
14、到点了跟何导确认一下准时开始颁奖典礼。
15、颁奖典礼中记得拍几张照。
16、颁奖典礼中隔一段时间要给领导加水。
17、如果有宣讲会，而且公司要用他们自己带来的电脑，在换电脑时要及时上前帮忙换电脑。
18、在颁奖典礼结束之后，等到领导都走了后整理会场，归还会议室的钥匙。
如果公司有要求打印海报，也务必根据贴海报位臵的大小打印好。
