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加强船舶机务费用控制，向管理要效益
倪华
一、立项原因：
1、随着ISM等规则的实施,国际上对老旧船的控制和监督日趋严格,为保持适航状态和实现港口国检查零滞留的目标,必须投入巨额的比过去更多的船舶维修保养费用,以保证公司较高的营运率，导致了船舶机务费用连年上升，这不断上升的成本支出造成的资金缺口将给企业带来巨大的财务压力。
2、航运生产的特殊性使机务费用难以控制。
3、船舶备件、物料数量极其繁多，大大增加了成本控制的工作量和难度。
4、管理人员缺乏必要的沟通，影响财务核算的正常进行。
5、按照会计制度的要求，财务人员对库存商品要定期进行盘点，而远洋船舶流动性大、长期不回国内的行业特点，也给这项工作的开展带来困难。
6、公司财务管理弱化，财务人员更换比较频繁，管理的连续性比较差；加上财务人员缺乏对航运业务知识的具体了解，尤其是船舶机务管理方面知识和经验的缺乏，也给这项管理工作带来了很大的困难。
二、采取的管理措施：
（一）针对机务管理制度不健全，采取以下措施：
1、建立健全相关配套的规章制度
为了工作起来有规可守、有章可循，提高管理质量，堵塞漏洞，减少成本支出，我们首先从完善、健全内控制度着手。
（1）经过与船技部门商讨，制定下发了《青岛远洋运输公司对外结算规程》。在《对外结算规程》中，对船舶机务费用的审核、结算从申购到供船验收等各环节以及费用金额审批权限做了明确规定，对审核手续不完整的予以退回要求其完善。针对物料、备品配件需求量大，供船过程中容易出现漏上、错上等问题，明确了付款手续，要求原始单据必须有船方已收到货物的认可，即船方盖章、责任人签字后方可安排付款，否则视作无效账单拒绝付款，杜绝因错供、漏供引起的额外支出。（2）建立健全全面预算管理体系，下发了《青岛远洋运输公司预算管理办法（试行）》，把机务费用管理纳入预算管理的范围，使用科学的预算方法，充分发挥预算工作在成本费用控制工作中的作用。
（3）建立实行资金开支计划制度，要求机务部门在每月月底制定下月的机务费用开支计划，经财务部门审核确定后严格按照计划安排付款，对非计划内的紧急付款要求说明理由并特批。
制度的建立为各项工作的开展奠定了基础，制度的实施对控制节约机务费用开支提供了保障。
2、为配合管理制度的下发执行，理顺工作关系，畅通管理渠道，我们编制了优化后的机务费用结算业务流程图，下发安监部、财务部和其他相关部门。
3、将各项机务费用管理制度纳入质量安全管理体系，在体系文件中明确规定，根据形势和环境的变化随时调整修改，并且每年进行体系审核，以确保每项管理制度得到正常、稳定、持续、有效地执行和实施。
（二）针对缺乏评价机制问题，采取以下措施：
1、尝试建立机务费用评价模型。在实际工作中，机务费用该不该花，花多少合适，没有一个客观的标准进行衡量，造成机务费用的使用随意性太大。我们参考以前年度机务费用的发生情况，根据船舶载重吨和船龄，划分坞检年度、特检年度和普通年度，并将各项目机务费用分成与修理相关费用和与修理不相关费用两类，计算出其相应的加权平均系数，对机务费用进行修正。
2、根据计算出的机务费用评价模型加权平均系数，考虑每条船舶的载重吨、船龄和所处年度，对业务部门做出的机务费用初始预算进行审核、修正，削减一些不必要的预算项目，减少了费用的支出，提高了财务监控水平。
（三）针对库存管理混乱，采取以下措施：
1、为了改变库存备件管理不善、仓储费用高、坏账损失风险大的现状，我们制定了《机务、通导库存设备及备件管理办法》，建立了三套辅助账，即财务部根据所购物品发票审核无误，手续完备入账的同时，根据入库单登记辅助账，安监部根据订购物品到货情况办理入库手续（入库单一式三份）的同时登记辅助账，仓库保管根据物品入库情况登记辅助账。船舶领用发出设备时，由安监部开出备件出库单一式三份，财务部根据有船方签收认可单据和仓库保管签字的出库单入账的同时登记辅助账核销，安监部与仓库保管同时登记辅助账做核销，月末三方进行核对，确保无误。每年定期（一般年中和年底）由财务和业务人员共同对库存备件进行实地盘点，有出入的需说明原因，补办手续，入账核销，保证账账一致、账实一致。
2、对于尚可使用的旧件、二手件和翻新件的管理，数量有多少、存放在何地在过去的财务管理上是空白。我们了解到这种情况后，及时向安监部门提出了建议，把这部分设备、配件也纳入正常管理渠道进行管理。当设备入厂修理不能返还原船时，船舶应根据设备的名称、型号、存放地点等在厂方签字后上报公司安监部，由安监部签批后转给财务部，财务部将设备情况登入辅助账，设备修复再供船时，签批结算手续按照《机务、通导库存设备及备件管理办法》执行。这项措施起到了堵塞漏洞、杜绝浪费、节约成本的作用。
（四）针对预算执行不力，采取以下措施：
1、在《青岛远洋运输公司预算管理办法（试行）》中明确了各部门的职责，规定机务管理部门要及时编报预算，并定期统计、分析和上报预算执行情况；
2、在机务费用预算执行过程中，我们每月参考安监部统计的费用使用情况，与预算进行对照，确保其进度在一定范围之内，监督预算的执行情况，避免预算与实际相脱离，有预算不执行的现象。
3、加强了船舶修理、备件、物料、油漆、检验等费用在预算、报价、审核、对账和销账各环节的监控工作，手续不完备的，财务部不予办理结算付款事宜。
4、每年年底安监部要会同财务部、监督部审计处对合格供应厂商进行再评审，不合格厂商不再续签合同，以保证修理和供船物品的质量，减少事故的发生，保障船舶财产和人身安全。
（五）针对考核奖惩机制不合理，采取以下措施：
1、建立责权利相结合的考核制度，确立“考核与奖惩是预算工作生命线”的新理念，确保预算管理落实到位。严格考核不仅是为了将预算指标值与预算的实际执行结果进行比较，肯定成绩，找出问题，分析原因，改进以后的工作，也是为了对员工实施公正的奖惩，以便奖勤罚懒，调动员工的积极性，激励员工共同努力，确保企业战略目标的最终实现。
2、改变预算考核只注重费用节约额的现状，把船舶安全、营运率等指标加入到预算考核体系中。过去，有些管理部门为了控制和节约费用，得到相应的奖励，削减了一些必要的活动，如船舶修理费问题，为了控制修费支出，减少船舶修理项目，增加了安全隐患，一旦有事故发生，将会给企业财产和人身安全造成不可估量的损失。增加考核指标，使考核全方位化、多目标化，可以从多种层面上提高企业的经济效益和社会效益。
3、由单纯“负激励”机制向“正、负激励有机结合”机制转变。过去对预算的考核主要使用“负激励”，给机务费用的完成指标设定了最高限，完成了只能拿到设定额度的奖励，完不成就要扣分，减少奖励，挫伤了业务人员的积极性，拼了命也只能获得固定的一部分。现在改变了这种办法，采取“正、负激励有机结合”的考核办法，规定了超额完成部分可以按照一定比例提取奖金，增强了预算考核的弹性，真正起到了激励作用，激发业务人员的干劲和潜能，极大地提高了公司的经济效益。
（六）针对财务人员缺乏专业知识和经验，采取以下措施：
1、采取多种方式，加强机务费用业务知识学习。
（1）自学为主。小组成员大部分是刚从学校毕业没几年，在学校时没有接触过这方面的东西，缺乏管理经验。为了快速补充机务管理知识，我们购买了部分专业书籍，充分利用业余时间，以自学为主，辅以座谈讨论，交流学习心得，以达到共同提高的目的。（2）邀请专家讲课。公司的机务管理业务人员基本上都在船舶一线工作过，他们既有丰富的实际工作经验，又有较高的理论知识水平，深谙机务管理各环节的操作，是机务管理的专家。我们双方加强沟通，商定每月拿出两个周五下午，每次大约2个小时，定期给我们财务人员举办机务管理各项目专题讲座。他们以通俗易懂的语言，深入浅出地讲解了机务管理各环节的操作过程和注意事项，并通过实际案例分析，加深了我们的印象，使我们对机务管理有了一个全方位的认识和了解。在日常工作中加强交流，有效地提高了管理水平，控制了成本开支。
2、派人上船“三同”，切身体验机务管理。
按照公司的统一安排，派小组成员到船舶一线接受锻炼，亲身体验船员生活，学习船舶航运业务知识。通过“三同”，了解了船舶结构和设备，以及机务费用管理各环节的操作，增强了感性认识，对船舶机务管理和成本控制有了切身的感受，积累了一定的经验。
以上措施的实施，对机务费用管理水平的提高起了很大促进作用，取得了良好的经济效益。
1、通过各种规章制度的建立与完善，理顺了业务流程，强化了企业内控制度，逐步建立了船舶机务费用财务监控机制。这些制度成为我们日常业务处理和管理工作的依据和标准，使之有规可依、有章可循，起到了全面提升财务管理水平的效果。
2、将公司的库存备件数量控制在合理范围之内，减少了资金占用和仓储费用，降低了发生坏账损失的风险。备件库存额由年初的43万元降到了年底的23万元，减少资金占用20万元，使库存备件做到了账账相符、账实相符；全年没有发生因库存备件不能满足有关国际公约要求而失去使用价值申请报废的情况，减少了公司不必要的损失；通过合理使用二手件、翻新件，减少费用支出30余万元。
3、严格执行资金开支计划，把握国际汇率市场变化的有利时机，合理安排付款，利用外币兑换汇率差异以及通过对往来账的清理，节约了成本开支，减少财务费用共计12.5万元。
4、在预算执行过程中严格把关，提早发现问题，提前改正，防患于未然。全年共发现、改正多项不合规、超预算的业务，给公司挽回经济损失48.7万元。
本项目荣获2005年度TQC成果部优。
