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第八章
财务部
第一节
岗位责任制
一、财务部经理
1．负责组织全宾馆的经济核算工作，组织日常会计核算，编制和审核会计报表、统计报表，组织编制财务预算和决算。定期进行财务分析，为改善经营管理提供可靠依据。
2．负责审核各项收支，如实反映各项经济活动和财务收支情况，加强成本、费用管理，保证各项经济业务合理合法。
3．负责审核各部门的收支计划，指导各部门的财务工作，并及时将运行情况转报财务总监和总经理。
4．做好各项资金的综合平衡，掌握经营资金的使用情况，提高资金使用效率，确保主营业务资金供应。
5．每月全面检查一次库存现金和备用金情况，并不定期抽查业务部门各收款点库存现金、备用金。
6．督促有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼。
7．检查财务人员执行各项财务制度情况，组织财务人员学习财政法规、财务制度，带领会计人员按期参加后续教育，适时进行知识更新。
8．与业务部门保持密切联系，了解经营情况和市场信息，结合财务数据及时提出建设性意见供总经理决策。
9．负责与财政、税务、金融部门的联系工作，密切与这些部门的关系，及时掌握相关政策、制度、规定变化情况，及时采取相应措施。
10．妥善保存财务工作方面的文件、资料，重要经济合同、协议等资料。督促本部门员工妥善存放一切账册、报表、凭证和原始单据。定期整理财务会计档案。
11．围绕不同时期的中心工作，组织员工进行政治理论学习，让员工了解国家的政策、法令。不断进行法制教育，增强员工的法制观念。
12．负责本部门员工业务培训工作，使每位员工熟练掌握本岗位的业务知识、工作规范、操作程序和技能技巧，并了解其他部门相关岗位的基本常识、工作程序和操作规范。
二、主管会计
1．熟悉国家有关财经政策和宾馆各项财务管理制度，坚持原则，认真履行岗位职责。2．负责宾馆各项收入、成本、费用的核算工作。
3．负责审核已经批准的所有财务入账凭证，保证所有入账凭证数字准确，业务内容清晰、完整。
4．负责检查总账与明细账的核对工作，与相关租赁经营部门的对账工作。5．负责编制会计报表。
6．登记固定资产明细账。每年组织一次财产清查，对固定资产使用情况进行检查，并及时向部门经理反馈意见。
7．登记低值易耗品明细账，监督检查各部门低值易耗品耗费情况，检查各部门吧台销售商品的盘存情况和报表报送情况，撰写低值易耗品消耗分析报告。
8．审核宾馆与客户签订的合同协议，并注意检查合同协议的执行情况。
三、成本核算会计员
1．熟悉国家有关财经政策和宾馆各项成本费用管理制度，认真履行岗位职责。2．负责定期与仓库对账，准确掌握库存情况，保证账实相符。
3．负责审核仓库转来的收货单、领料单，保证原始凭证准确无误并据以编制相关的记账凭证。
4．不定期进行市场调查，了解客房用品、餐饮菜品、酒水、烟草、游泳用品等与经营成本相关的商品价格，并及时向部门经理反馈信息。
5．检查客房、餐厅、游泳、KTV等经营项目毛利率实现情况，分析变化原因。
四、应付款会计员
1．熟悉商品采购、验收、领用、存储、结算工作程序，认真履行岗位职责。2．严格按照宾馆与供应商签订的合同、协议办理有关财务结算手续。
3．认真检查收货记录、核对应付款账单，鉴别发票真伪，查看发票金额是否一致、内容是否完整，申购单是否按照审批程序签批，保证在付款之前所有单据都正确无误并得到批准。
4．根据经过审核的记账凭证登记应付账款明细账，定期与电脑账、收货单应付款联核对余额，保证账账、账单相符。
5．定期与供应商对账，对有争议或不符合宾馆规定的款项及时与采购部联系，协商解决办法。
6．每月的15日按规定程序接待供应商结账，解答有关付款查询。7．负责应付款业务指导，监督出纳员按规定付款。
五、日审、夜审
1．熟悉酒店管理软件操作程序，熟悉各营业网点工作流程，熟悉经营产品、商品价格，认真履行岗位职责。
2．审核、计算各营业网点每日营业收入并与收银员上报的账单、报表核对，与经营部门编制的报表核对，保证当天收入准确无误，根据相关资料编制营业收入报表。
3．审核各营业网点收费价格执行情况、签批程序执行情况，确保营业收入的完整。4．审核挂账协议单位在各营业网点签单消费情况，签单人签字情况，妥善保管、上报签字账单，及时进行账务处理。
5．审核并计算其他附属服务收入，并与其营业地点收入报表核对一致。
6．日审认真审核夜审报送的报表、资料，据以编制记账凭证，登记应收账款明细账。7．定期核对应收账款电脑账、手工账、消费账单余额，保证账账、账单相符。8．定期检查挂账单位消费是否超过规定限额或结算时限，督促销售部及时催收账款。9．做好收入环节各类单证、报表、资料的分类管理工作，准确提供挂账单位消费账单，协助销售部做好账款回收工作。
10．定期进行账龄分析工作，为筛选优质客户，规避挂账风险提供依据。
六、出纳员
1．熟悉现金管理制度、银行结算程序，坚持原则，清正廉洁，认真履行岗位职责。2．负责各种钱款和票据的清点、收取工作。每天与安排好的见证人打开投币保险柜，取出收银袋与前台收银员填制的收银袋汇总表，核对收银袋个数，清点现金、支票、信用卡数额，发现问题及时告知日审，日审通知收银主管查清原因并在报表上签字。
3．及时办理银行转账、汇款、进账单、托收凭证领取手续，做到准确、快捷。4．每月初到开户银行取回银行对账单逐笔与银行存款日记账核对，编制银行存款余额调节表，及时清理未达账项。
5．按照财务规定做好日常报销工作。认真审核各类票据的真实性、合法性、完整性和签批程序，对所有的票据加盖付讫印章，正确进行账务处理。
6．按照出纳工作程序做好现金盘点和对账工作。每日进行库存现金盘点，做到账款相符，及时补充备用金。
7．准备充足的不同面值的零钞，负责各收银点零钞兑换工作。
8．保证现金安全，大额交款、取款须由保安护送，离开办公室必须将现金全部锁入保险柜，下班时要关闭电源，关好门窗，防火防盗。
七、收银员
1．衣着整洁得体，淡妆上岗，待客热情大方，工作严谨有序，对待工作认真负责。2．办理宾客入住、消费、离店、以及住店期间的账务处理手续，正确填开各种票据，并依据票据及时准确输入电脑。
3．按照“酒店之星”操作规程，正确使用电脑。
4．收银员收取或找付现金时，要唱收唱付；受理信用卡时要注意识别，并通过POS机正确操作；
5．按照发票管理规定，正确的为客人打印发票。
6．当班结束时，整理相关票据及账单，正确填写、打印相关报表，并报送夜审。7．准确详细的填写交接班内容，做好不同班次的衔接工作，及时跟办以前班次交办事宜。
8．及时搜集、反馈客人意见，为改善经营管理提供依据。
八、电脑管理员
1．定时保养机房电脑设备，做到清洁、无污染、无灰尘。
2．按照正常的操作程序使用电脑设备，不能非法关机，以免造成数据丢失。3．遵守安全性原则，不用来历不明的U盘和光盘，以免系统被病毒感染，定期做好数据备份。装有酒店管理软件等系统软件的设备，不能随便上网、安装游戏类软件，要不定期检查终端设备，确保设备安全运行。
4．遵守保密性原则，重要数据不得随意拷贝，打印出来的作废数据不能任意带走，按规定统一处理。
5．督促、指导各岗位操作人员严格执行电脑管理规定和操作程序，保证服务器和各终端机、打印机的正常使用。
6．对软件进行日常维护，定期杀毒。督促、指导各岗位电脑操作人员对电脑及其它设备进行日常维护，并负责对终端机操作人员的培训工作。
7．及时排除电脑设备故障，不能影响正常工作。
8．对使用电脑终端机违反操作规定的人员进行干预，并作出记录，提出处理意见，及时向经理报告情况。
九、收银员电脑操作规程
（一）前台收银
1．核对“入住登记表”上的姓名、房号、房价、入住/离店日期、付款方式等，要与电脑中的记录一致。
2．依据所开“定金收据”输入预付，信用卡、VIP卡结算的要输入信用限额。3．依据其它销售点所转收费单据，选择相对应的销售点、归账类别、付款方式，分别输入电脑。
4．随时检查住店客人的消费情况，发现预付不足的要及时提醒客人补交款项。5．客人消费挂房账时，要及时核对消费情况及签单金额，并确认操作成功，防止漏单。6．客人离店结账时，核对房号、姓名无误后，要及时通知楼层服务员，待查房完毕后选择对应的付款方式，进行离店结算。
7．依据接到的通知单，建立单位账卡，内容要录入正确、完整，并进行手工登记。接到团队通知单时，只需在原主单位下建立团名即可。
8．选择正确的班次和交班人，打印“交班审核”。
（二）餐厅收银
1．设定合适的类别，正确的进行品种定义。
2．开单完毕后，将包桌单、酒水单、点菜单输入相对应的台号内，暂且记表。3．结账时，先与食品卡核对，无误后选择正确的付款方式，打印账单，记表。4．当班结束后，选择正确的班次和操作员，打印“班次日报”。
5．当日工作结束后，确认一切无误，进行“POS点统计”，打印收入日报。
（三）游泳馆收银
1．设定合适的类别，正确的进行品种定义。
2．根据出售卡的类别，进行“发卡登记”，登记的卡号要与卡面号码一致，会员卡还需登记会员资料。
3．进行读卡操作时，核对电脑显示的卡号与卡面号码，无误后进行刷卡操作。4．将所售票、卡、游泳用品等输入电脑，选择正确的付款方式，进行结账操作。5．当班结束后，选择正确的班次和操作员，打印“班次日报”。
6．当日工作结束后，确认一切无误，进行“POS点统计”，打印收入日报。7．每日打印“发卡记录”及“卡消费汇总”，上报夜审。
第二节
财务管理制度
一、总则
为了规范财务行为，提高会计信息质量，根据《中华人民共和国会计法》、《小企业会计制度》，结合具体实际制定本制度。
本制度的制定，是为使各部门以及全体员工在经营活动和行政、业务工作中有章可循，使迎宾馆的各项工作和经营活动均能沿着国家政策、法令和各项规章制度的正确轨道顺利运行。
二、会计核算管理规定
1．会计核算以权责发生制为基础，遵循谨慎性原则。2．记账方法采取借贷记账法。
3．会计年度采用历年制，即每年公历元月一日至十二月三十一日。4．以人民币为记账本位币，会计记录采用中文书写。
5．会计科目执行中华人民共和国财政部制定的《小企业会计制度》界定的科目名称及编号。
6．会计报表根据中华人民共和国财政部制定的《小企业会计制度》规定和迎宾馆实际需要的报表格式及时间要求编制。
7．填制会计凭证、登记会计账簿、管理会计档案等，按照《会计基础工作规范》和《会
计档案管理办法》的规定执行。
8．会计凭证管理：
(1)自制原始凭证根据不同岗位需要设计，统一印刷或制作。要求美观、实用。凭证填写要求字体规范，内容完整。
(2)外来原始凭证的取得，要求来源渠道正当，经济内容真实，拒收假发票。(3)对外开出的原始凭证，要妥善保管好存根(或副本)备查。(4)记账凭证要依据经过审核的原始凭证编制，并据以登记账簿。
(5)尚未使用的重要空白凭证(支票、发票、现金收据等)、有价证券（游泳票卡、贵宾卡、职工餐卡、消费券等）要设专人妥善保管，严格领用程序。
9．账薄设置
按规定设置总账、明细账、日记账和辅助账。
应收账款、应付账款、固定资产、低值易耗品明细账除电脑记录之外，增设手工记录明细账。
对于错误的凭证和账薄记录，应按规定的更正方法更正。每年年终，将账簿记录打印并装订成册。10．其他：
(1)会计凭证、账簿、报表等各种会计记录，都必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐备，摘要简明、内容完整、准确及时。有关会计处理方法前后必须一致，不得任意改变。
(2)迎宾馆的各项财产，应按实际成本核算，不论市价是否变动，一般不得调整账面价值。(3)划清资本性支出与收益性支出的界限，不能相互混淆。
(4)建立完善的内部稽核制度，对款项的收付，债权债务的发生与清算等各项经济业务，都要有明确的经济责任，有合法的凭证，并经授权人员审核签证。
(5)会计核算的主要项目为：货币资金、往来账项、存货、固定资产、成本和费用、营业收入和利润的核算。
(6)会计凭证、会计账薄、会计报表及相关资料按会计档案管理规定妥善保存。(7)财务印鉴要由不同人员分开保管，网银付款要有负责人授权。
(8)财会人员离职时，必须办清交接手续，注明交接日期，由主管人员监交，并由交接双方签章，未按规定办清交接手续的财会人员，不得离职。
三、资金管理规定
(一)流动资金管理规定 1．管理原则
流动资金管理要充分体现其合法性、时效性、安全性、完整性，坚持以较少的资金占用，取得较大的经济效果。
2．资金使用的基本要求
各业务部门应定期编制流动资金使用计划，并对所管理和使用的资金负责，财务部根据业务部门资金需求安排资金。
合理确定库存限额，严格控制库存商品、物料、原材料的资金占用，防范商品积压、变质、过时淘汰等风险。
合理确定应收账款占用限额，及时回收、清理挂账单位消费欠款，筛选优质客户，防范呆账、坏账风险。
严格遵守不得挪用流动资金进行基本建设的规定。
(二)货币资金管理规定 1．现金管理规定
根据业务范围和经营活动的特点，在现金收支上要坚持日清月结，当天收入的款项当天送存银行，当天来不及送存的最迟次日送存银行。
为保证资金安全，到银行交款或取款金额较大时应由保安人员押款。
日常费用开支实行零用金制度，零用金限额为3个工作日的正常支出需要，出纳人员应严格掌握库存现金限额，不得超出。
发生一切经济业务都要有合理、合法的收支凭证，所有收支凭证要由经办人签名，审批人签署意见才有效，一般情况下，收款收据不作报销依据。
任何人不得挪用公款。2．现金支付范围
(1)发放职工及临时人员的工资、补贴、福利、补助、退休金及支付出差人员必须携带的旅差费暂用款。
(2)向城乡不能转账的单位购买物品或在农贸市场购买宾馆必需的鲜活商品和支付零星劳务报酬。
（3）因公出差、购物等需要使用现金或转账的，必须填写借款单，并注明金额和用途，按规定程序签批后方能借支，借款人须在出差返回7日内报账。
(4)不足转账金额起点(1000元人民币)的经济事项。
3．现金收付的手续和规定
(1)在收付现金时必须认真、详细审查现金收付的凭证是否合法、有效，是否符合制度规定，审批是否完备，经办人员是否签章，是否附有齐全、合法的原始凭据。
(2)所收付的现金，必须认真清点，以防差错事故，一线营业人员和收款人员在面对顾客收付现金时，应唱收唱付。
(3)严禁在营业地点的柜台上点收现金，应在柜台内点收，以防意外事故发生。(4)收付现金后，必须在发票、收付款单据或其他原始凭证上加盖有“现金收讫”或“现金付讫”字样的戳记。
(5)会计人员应经常核对现金数额，检查出纳库存现金情况，保证账款相符，严禁白条充库，严禁挪用库存现金，发现库存现金长余或短缺，应立即作出记录，及时列账，并查明原因，明确责任，按照规定的审批权限核批处理。
(6)需要找零的部门或岗位，根据业务性质核定备用金数额，前台收银一般不超过8000元人民币，餐厅、游泳馆收银不超过1500元人民币，商务中心不超过100元人民币。
(7)一般情况下，不得签发空白支票。需用支票办理转账手续的，应由会计人员填好支票并送交银行。若有特殊情况必须携带空白支票的事项，应在支票上注明大写限额，并填好签发日期，同时注意跟办转账和注销工作。
4．银行存款的管理规定:(1)通过银行结算的经济事项，应选择适当的结算方式进行结算，及时进行账务处理。(2)宾馆及所属部门在银行开立的存款账户，不允许外单位或个人借用进行结算。(3)会计人员定期与银行对账，每月至少核对一次。接到银行对账单后，应逐笔核对发生额和余额。发现记账错误应及时更正，属于银行差错应及时通知银行。发现未达账项应逐笔
查找，对核实的未达账项，要加强管理经常检查。如发现有账款长期未还，应查明原因及时处理。
四、固定资产管理规定
固定资产的划分标准、计价、折旧年限均按小企业会计制度规定执行。1．本着谁使用、谁管理的原则，财务部按使用部门建立固定资产明细分类账。2．各部门应指定专人对本部门固定资产的领、用、存情况进行详细记录，并负责其管理工作。
3．新增固定资产由使用部门提出计划，报主管领导审批后方可购置或修建，大批购置、大额修建固定资产，需经宾馆领导班子集体研究后方可办理。
4．临时借用或借出固定资产：宾馆内部各部门之间临时性借用固定资产，应由借用部门打借据，借入和借出部门经理、主管副总审批后方可借用，其他单位借用固定资产，除按借用程序审批外，必须报总经理审批。
5．固定资产的维修和保养：固定资产的一般性维修由工程部承办，工程部维修条件或技术力量达不到的维修项目，由工程部、采购部共同商定维修地点进行维修。固定资产的保养在工程部技术人员的指导下进行，使用部门应严格按照规定程序操作使用，不得违背操作规程，随意拆卸或改变用途。
6．部门使用的固定资产要定期检查，在保质期内发现问题及时报采购部与销售方联系保修或更换。超出保质期后固定资产出现问题先向工程部报修，报废固定资产要由工程部写出书面证明，报总经理审批。
7．每年9月份对全馆固定资产进行全面清查。由财务部牵头，使用部门配合，对在用固定资产、低值易耗品数量进行实地盘点，质量状况和使用情况进行实地检查。做到账物相符、操作规范、保养适当、运行正常。对盘盈、盘亏的固定资产应查明原因，写出书面报告，报领导研究处理。
五、低值易耗品管理规定
低值易耗品的界定，以财务部设账归类为准，其摊销方法采取平均摊销法，摊销年限按平均3年计算。不同类别的低值易耗品使用年限暂定为： 1．布草类：
窗帘、床罩、被子、褥子、枕心、毛毯5年； 靠垫、床尾巾、工装2年；
床单、被罩、枕套、浴巾、地巾、晚安巾1年； 面巾、中巾半年。2．办公用具、工具仪器：3年 3．小型电器：2年 4．餐具器皿类：
耐用厨具5年，一般厨具1年； 陶瓷、玻璃餐具2年。5．小型家具：5年 6．文体娱乐用品：1年 7．工艺饰品：3年 8．标示标牌：5年 9．清洁器具：1年
各部门使用的低值易耗品，由宾馆统一配置，采取归口管理，使用部门建立账、卡，指定专人管理。
购置低值易耗品，由使用部门提出申请报财务部经理、主管副总审批后交采购部统一办理。
使用过程中要注意低值易耗品的维护，以延长其使用寿命，在使用一定时期失去使用价值后，经批准可办理报废。机械、电器类物品提前报废由工程部写出书面证明，经批准方可报废。
每年对使用中的低值易耗品进行一次清查，发生的溢余、短缺、毁损，要区分责任进行处理。
六、收入管理规定
按照不同部门、区分不同收入项目，准确、及时、完整地反映经营过程中销售产品、商品、提供服务产生的营业收入。
正确执行宾馆统一制定的收费标准，任何人不得自行改变。
不同级别管理人员可在授权范围内签署折扣，不得随意突破权限。
各项收入产生须随时录入电脑，不得随意延迟入账时限。现金收入均由收银员直接收取并按规定及时送交财务部，任何人不得截留或挪用。
充分发挥不同部门、不同岗位的制衡作用，收银、接待、吧员、服务员应互相监督，发现问题及时向部门经理或宾馆领导反馈信息。
各级管理人员须恪尽职守，确保营业收入真实、完整、合规、合法。
七、成本管理规定
营业部门在经营过程中发生的直接耗费计入营业成本。主要指： 客房配备的一次性耗用物品，迷你吧销售的商品等；
餐饮部加工菜品耗用的原材料、辅助材料；配合菜品销售的酒水、烟草等； 游泳馆水处理耗用的药品；销售的游泳用品、食品、饮品等。KTV销售小食品、酒水、水果等。
降低成本消耗，是提高经济效益的有效途径。所有商品、原材料采购统一归口采购部，使用部门不得自行选择供应商送货或自行到市场采购。但要经常了解市场，了解物价，实现不同岗位相互监督、相互制约。
要注重成本核算，降低材料消耗，避免浪费现象。
各部门应互相配合，全员参与成本管理，如实提供收入、耗费等有关资料，当日计算出营业毛利率，发现问题及时改进。
八、费用管理规定
遵照权责发生制记账原则，对各项预提、待缴、待付、待摊等费用作如下规定： 转账摊销费用(如：在用低值易耗品摊销，固定资产折旧等)采取定期平均摊销。已付待摊费用，即一次性支付，期间受益的费用，为了不影响当期费用水平和财务成果，通过待摊费用核算。
预提待付费用，凡是由本期负担，以后逐步支付的费用按规定比例定期提取。预提应付费用，某些费用在本期已经发生但尚未支付(如水电费、邮电费、贷款利息等)可根据以往规律和计费标准预计提取，实际结算后作相应调整。
1．三项费用的划分
营业费用：主要核算营业部门在经营中的直接耗费以及与之相关的费用支出。管理费用：主要核算后勤部门和公共性的、不易划分的、为管理宾馆业务而发生的费用支出。
财务费用：主要核算在筹措资金和使用资金过程中支付的费用。2．费用开支标准及相关规定
(1)旅差费：干部、职工经批准因公出差，其乘车(或轮船、飞机)、住宿标准以及各项补助，按财政部现行制度和本馆规定执行。
(2)加班工资：一般情况下，各部、室管理人员和可以调开班次的员工，执行本宾馆制定的作息时间。特殊情况必须加班的，各部门可安排轮休。对于特殊技术岗位，或人员配备不齐，无法安排正常休息的人员，经领导班子研究确定范围后，由部门根据实际情况发放加班工资。
(3)业务应酬费：宾馆在经营过程中发生的业务应酬费用，按财务制度规定的比例控制使用，据实列支，不得超出。支出业务应酬费之前，必须请示总经理批准方可办理，任何人不得先花钱后请示。
3．费用开支的原则：
费用支出以保障业务活动顺利运转，保障管理工作正常进行，同时体现勤俭节约，避免浪费为前提，争取花较少的钱，办较多的事。
4.费用报销审批程序：所有费用应由经办人签名，部门经理、财务部经理、财务总监、主管副总审批，定期报总经理审批。
本制度未涉及的经济事项和账务处理，遵照财政部相关财务规定执行。
