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发文字号的规定
>（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式）（GB／T9704—1999）就“发文字号” 的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在一些不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。
一、搭配虚字。如：“X政字（20023 第2号”、“x发字„2002] 第35号”，这里的“字”“第”均是没有任何实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政„2002‟2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发„2002‟ 35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。
二、要素颠倒。>第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“（76）榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第” 多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农„1976‟85号”。
三、年号不全。如“x政发„97‟8号”、“x政秘(86）6号”，这里的“(97)”“„86]”是指1997年度。1986年度。虽然，在甘、甘一世纪里，“（97）”、“ [86]”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“„97]”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份
1号应该写全称„1997]„1986]，这也是（国家行政机关公文格式）之规定：“年份应标全称”。
四、错用括号。如“X政办（2002）8号”、“x政办（2002）8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“（）”均是错误的。规范的用法应是六角括号“[]”，如“X政办„2002‟8号”。
五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常出现虚位，如“x政秘„2002）008号”，这里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式>>（GBT9704一1999）已明确规定：“序号不编虚位（即豆不编为001）”。
六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，（国家行政机关公文格式）附件的（条文释义）中讲的非常明确和具体；发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识（俗称大文头）的下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，4mm处居中摆放（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空贝字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见2001年1月1日起施行的（安徽省行政机关公文处理实施细则）第三章公文格式第十一条第四款）。
七、字体字号不标准。>规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标来体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的>、某师范大学出版社出版的>、近年新出版的某函授大学教材>、某省委党校系统干部中专教材>等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。
“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号” 也叫文件编号，“是一份文件总印数的次序号”《实用公文词典>>陕酉人民教育出版社出版），>（GB／T9704—1999）阐述更明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字，年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：①写法上的区别。“公文编号” 的写法过去是“NO．00018”，现为“00018”，位置标于文件左上角。而“发文字号” 写法是：“国发„1991‟2号”即国务院1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行„所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分‟。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线
3下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。
>已进行多次修订和完善，并制定了（国家行政机关公文格式》国家执行标准（GB／T9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按>和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。
公文格式及字体、字号要求
为规范学校党委文件，现将文件格式及字体、字号要求通知如下，请有关部门按照要求拟订党委文件。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
（一）版头全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。
（二）份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
（三）密级公文的秘密等级，用三号黑体字标注于份号下方。
（四）紧急程度“特急”“加急”，用三号黑体字标注于公文首页的右上角；紧急电报应当分别标明：“特提”“特急”“加急”“平急”。
（五）发文字号一般横向居中标注于版头与星线之间偏下。上报公文的发文字号可标注于版头左下方，与“签发人”相对应。发文字号用四号仿宋体字排印。
（六）签发人上报公文应当在发文字号右侧用三号楷体字标注“签发人”，并在“签发人”后面标注签发人姓名。
（七）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方，用二号宋体字，居中
4排印。
（八）主送机关主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类机关的统称，位于正文上方，用三号仿宋体字顶格排印。
（九）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。文中大小题号要按以下顺序使用：第一级“一、二、三等等”，用三号黑体字。第二级“
（一）、（二）
（三）等等”用三号仿宋体字。第三级“1。2。3。等” 第四级“（1）
（2）（3）等” 文件使用的字体字号，正文用三号仿宋体字，每页19行，每行25个字。批转（转发、印发）的通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字。
（十）附件应当置于正文之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文机关署名之前，注明附件的名称。附件要另起版，标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。
（十一）发文机关署名应当有全称或者规范性简称，位于正文的右下方，最后一字与正文空四个字距离。
（十二）成文日期决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。打印文件的发文机关署名、成文日期如与正文不在同一页时，应在空页左上角标注“（此页无正文）”，日期第一字向右缩进两个字的距离。
（十三）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章。用印位置在成文日期的上侧。（十
四）印发传达范围用三号仿宋体字加括号空两格标注于成文日期左下方。（十
五）主题词“主题词”三字用三号黑体字，词组用三号书宋（宋体字）加黑，词组间空一个字。（十六）抄送机关标注于印制版记上方，主题词下方，用四号仿宋体字。（十七）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字置于文件末页下端两条间隔线中间，印刷份数用五号仿宋体字加括号置于间隔线右下方。5
