会务前期准备工作_会议前期准备工作

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会务前期准备工作：

会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。

1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等

人员的准备。

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

3.选择会议场地。

4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容

梗概和装订会议资料。

5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。

6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落

实接站人员及车辆的安排）。

7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。

会议过程服务：

1．会场协调管理工作。（会场资料收集、整理与分发）。

2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。

根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议

牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。

按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视

机、录像机、投影仪等。

会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。

4．根据要求，将指示牌放在特定位置。

5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。

6．会议的全程服务

当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。

通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。

会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。

会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。

8.会议留念拍照，意见反馈。

观光考察服务：

会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项

目。

会展后期服务：

票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。

接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。

会议结束时服务：

会议结束，礼仪小姐和服务员应站在门口，微笑着向客人道别。会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等。将会议用具、设备整理好，关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。