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城建档案的管理与服务
社会发展学院档案学
104032008037 柯尊琴 指导老师：丁春梅
摘要：
城建档案是科技档案的重要组成部分，本文从城建档案的管理与服务方面进行研究，对城市基础设施建设前期档案的管理和重点工程项目档案的管理，以及城建档案的服务创新方面提出了一些方案，目的在于使城建档案更好地为社会和经济发展服务。
关键词：城建档案基础设施建设重点工程项目档案整理服务创新
目录：
一、城建档案及其认识视角
二、城市基础设施建设前期档案管理
三、重点工程项目档案的特点及管理对策
四、基于城市结构理论的城建档案工作变革
五、城建档案工作的管理与创新
正文：
城建档案是科技档案的重要组成部分，研究城建档案的管理与服务，对城市基本建设档案信息资源进行开发和利用，对服务于城市建设、管理和社会各项有关工作具有良好的经济效益和社会效益。
一、城建档案及其认识视角
（一）城建档案的定义与定位。
建设部2001年颁布的《城市建设档案管理规定》中对城建档案这样定义：本规定所称的城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文字材料。
（二）城市化结构理论视角下的城建档案。
人类对自然层的认识，体现在档案方面主要有三个类型：（1）城市自然档案，如历年来的城市水文，水利和气象记录档案；（2）城市勘查档案，如城市工程地质、水文地质、地震地质等方面的勘察记录；（3）城市测绘档案，如城市各种测绘图、综合管网编制图以及有关测试技术成果方面的材料。而人类对建筑层规划设计与建设的状况，体现在档案方面主要有以下类型：（1）城市规划档案，如总体规划档案、分区规划档案、详细规划档案、专业规划图册与文本等；（2）城市建设管理方面的档案，如城市土地管理档案、城市房地产管理档案、城市防灾管理档案、城市环境保护管理档案、城市建设规划管理档案、建筑业管理档案、河道管理档案；（3）城市建设工程档案；（4）园林绿化名胜古迹方面的档案；（5）城市环境保护档案；（7）城市建设工程设计档案。
二、城市基础设施建设前的档案管理
城市基础设施建设工程前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。
（一）组织领导。
成立馆行政执法工作领导小组，具体负责城市基础设施前期档案管理工作。
（二）健全前期档案资料的管理制度。
理顺机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好基础设施建设档案工作的基本保障。
（三）注重档案信息资源的开发。
以人为本，维护服务对象的根本利益。城建前期档案管理工作的各个方面各个环节都必须坚持以人为本。档案馆要把握提供档案信息个性化服务作为一个重要发展方向。要积极主动地开发城市建设基础设施前期档案信息资源，充分利用所掌握的城建档案信息资源研究当前城市基础高州建设和社会经济发展中某些现实问题，为建设决策提供有效依据，为城市文化消费提供养分。
（四）落实科学发展观，档案整理技术不断创新，推动城建档案可持续发展。
档案整理的核心是对档案联系的整理，且档案的联系又是三维的，那么我们所选择的档案整理技术应用于档案整理实践时，必须能胜任从三个维度全面体现和维护档案联系的任务，形成独立的档案联系的记录，进而实现档案全面记录历史的本质功能。
三、重点工程项目档案的特点及管理对策
（一）重点工程项目档案的重要性及其特点
重点工程项目档案是重点工程建设的重要基础和依据，是工程建设过程中形成的原始的真实的记录，确保工程建设质量的环节，不但是衡量和评价工程质量的重要依据，而且也是日后维护实用的重要资料。重点工程项目建设有四个方面的特点：一是工程投资大、建设周期长；二是重点工程项目档案资料丰富，积累时间长，形成过程错综复杂；三是重点工程项目档案保管期限长，使用价值高；四是重点工程项目建设是城市规划建设的重要组成部分；直接反映了一个城市规划建设发展变化的脉络，因而还是城市建设档案的重要组成部分。收
集整理好重点工程项目档案资料，不仅是城市建设档案部门的重要职责，同时作为建设单位责无旁贷。
（二）做好重点工程项目档案工作的对策
1.加强组织领导，切实提高对重点工程项目档案工作重要性的认识。
2.注意沟通协调，形成有效的运行管理体制。
3.强化责任管理，建立完善的工程项目档案管理制度。
4.加强业务培训，搞好监督指导工作。
5.改善保管条件，确保重点工程项目档案的安全保管。
四、基于城市结构理论的城建档案工作变革
城建档案是一项专业性，服务性较强的工作，城建档案管理必须必须探索适应城市档案自身规律的管理方式。主要体现在以下方面：
（一）从数字城市建设角度重新审视城建档案信息化。
城建档案信息化是社会信息化的基础环节，城建档案的信息化战略必须站在“数字城市规划”的宏观角度下进行，把城建档案信息化作为重要的数字城市基础设施来建设。
（二）以空间信息为基础整合城建档案信息，提供可视化利用服务。
（三）深入挖掘城建档案的信息价值。建设“城市建设信息中心”。
（四）进行城建档案应急利用研究，发挥城建档案在灾难救援和恢复重建中的作用。
五、城建档案工作的服务与创新
城建档案是一项专业性，服务性较强的工作，是城市建设事业的重要组成部分。只有不断地创新服务理念，创新服务内容，创新服务方式和手段，才能更好地发挥城建档案工作在在经济建设和城市建设中的作用，使自己永远立于不败之地。
（一）改变服务理念，拓展新的服务空间。
城建档案作为信息资源的一部分，要适应社会的需要和市场的需求。信息资源是资本，市场需求是导向，要在开展各项服务性格活动的同时，瞄准市场，将城建档案的业务建设、信息资源开发和利用服务紧密结合起来，积极主动地为城市建设提供形式多样、内容丰富的信息服务。要加大改革力度。推进服务观念的根本转变，在指导思想上要破除各种旧观念，确保通过满足利用者的需求来开展工作，增强城建档案工作的地位；在工作中改变重保管轻利用的旧观念，确立以用户需求为主导，突出改进与用户相关的工作，在此基础上研究用户
及其信息需求，开展有针对性的服务。
（二）延伸服务内容，打造新的服务平台
创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导，信息服务成为服务工作内容的重中之重。不断拓展服务内容。创新服务内容还必须有科学的服务管理机制来落实。一是建立以科室为单位的服务管理机制，根据不同的服务项目划分，以业务为指导、档案管理、信息编研、声像等科室为相对独立的服务单元，结合实际，建立健全包括服务时限、服务程序、服务质量等内容的操作性强的服务管理制度，在此基础上建立起社会化服务总的管理规章，用制度做保证、靠规范去运作。二是建立以人为本的服务机制，给每位员工以充分发挥专业技能。实战服务才华的机会和平台。三是以实绩为尺度建立激进机制，要充分尊重和保护每位员工的辛勤劳动，既要不断给予精神鼓励，又要给予相应的，物质奖励。
（三）改进服务方式，满足新的服务需求
1.主动后式服务。城建档案管理人员应把服务城建档案作为自己义不容辞的 责任。无论是已接收进馆的档案，还是在建工程中尚未接收进馆的档案，只要是建设施工等服务对象需要的，就应该主动提供优质、高效、满意的服务。
2.超前式服务。城建档案从初始分步、建档到完整收集归档是一个相对漫长的阶段，少则一年，多则几年时间。所以城建档案管理人员应从初始化做起，实施超前介入跟踪服务。
3.开放式服务。知识经济时代的到来，为城建档案开放式服务拓展了广阔的领域。城建档案馆应充分利用现代化的科技手段积极提高服务水平，以满足社会跨馆际查询档案信息的需求。
（三）更新服务手段，有效利用信息资源
创新服务手段是市城建档案馆服务工作创新的载体。城建档案馆数字化建设是二十一世纪档案馆业务建设的重点，国内许多档案馆已启动数字化建设的规划和实践。
1.将现有馆藏档案有计划、有重点地进行扫面刻录等数字化处理；
2.是大力收集整理电子文件。各档案馆电子档案入藏比例与日俱增，为便于查档者随时查阅数量日多的电子化档案文献，城建档案馆应顺应时势，尽早着手筹建电子阅览室，购置设施，完善条件，给查档者提供多视觉、多角度的检索空间。
3.是搞好咨询和网络培训及网络宣传，帮助查档者熟悉档案网络信息知识，掌握查询选择使用网络信息的技能。并且将微缩技术、光盘存储技术、计算机技术、网络技术更好地在实践中适用。
总之在城市化进程不断加快的今天，城建档案的规范化管理和服务创新已迫在眉睫，我们不仅要脚踏实地，也要大胆尝试，使城建档案管理与服务工作与时俱进，不断创新开拓，更好地服务于经济建设的新跨越。
参考文献：
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[3]倪丽娟《城市建设中的档案工作纳入机制分析》，[J]《档案学研究》2010年第3期 CN11-1226/G2
[4]龙秀云《城市基础设施建设前期的档案管理》，[J]《城建档案》2010年第4期 CN11-3484/TU
[5]王蕴《城建档案工作的服务与创新》，[J]《城建档案》2010年第5期CN11-3484/TU
