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内衣企业省级招商会议运作实务
前言：
招商会是一种具有特别意义的营销公关工作，也是展示公司组织、控制、管理、产品等基本素质的活动，关系着公司整体招商活动的成败及区域营销运作工作的顺利展开。
在每年的春季，都是各个内衣厂家在各个省会召开招商会议的好时机；招商会议运作，对于品牌在省级市场的运作，具有至关重要的作用。运作得当的话，会吸引到各个地级市场的优秀终端商，为品牌的推广、销售作好了基础工作；反之，则会对品牌造成恶劣的影响，会影响到本年甚至未来数年的品牌形象和渠道推广工作。本文就内衣企业在省级招商会议的运作做出探讨
一、会议前期准备
1、预先筹划，制定方案招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下二个环节进行。
（1）确定会议时间、会场，邀请客商
与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈，达到预期招商目的。
招商会议地点(即会场)的选择，应依据会议的规模及招商品牌的实力作出决策，会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8～11时，下午2:30～5时，会场地点选择在交通便利、停车方便的地域为宜。
与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除厂方、代理商各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括终端经营网点的老板及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等。
（2）编制会议费用预算
通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。筹划方案形成并取得批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。
2、会务工作组的组建、分工和训练
会务工作小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，邀请客商和与会宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商品牌资料，组织安排我方人员、邀请客商的食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
会务工作小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务工作，通过详细分工，明确职责范围和工作标准，保证各成员富
有成效地开展工作。
会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会议召开过程中，起到“起”“承”“转”“合”的作用，因而必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识，故通常应由招商品牌负责人或骨干，或由厂家相关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时，要求仪表端庄，善于交际，品牌业务知识丰富，同时需加强以下四个方面的训练:
(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。
(2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。
(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。
(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。
3、媒体宣传；考虑到招商会议面对的对象主要是当地内衣经营的成功人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较为专业化，同时又具有较强的时效性，故选择当地有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传，加强轰动效应。通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。
会议宣传稿的内容，除对本次会议作简略介绍外，一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执，说明联系电话、联系人等。
4、对象邀约； 为保证重点、表达诚意，达到既定目标，还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。
(1)向当地内衣界著名经销商、内衣商会组织负责人士发出邀请函。
(2)向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函。
邀请函的发出，可利用传真或邮寄的方式，必要时可随函附上宣传介绍材料和招商品牌项目简介。另外，对于比较重要的客户，可派专人上门邀请，以确保邀请的成功率
5、会议资料准备； 会议资料按其内容可分为四大项:
（1）体现会议议题的主要文件
包括我方领导的重要发言，招商品牌介绍，新闻发布稿等。
（2）为议题服务的辅助材科
包括开幕词，闭幕词，有关方面贺电稿，已成功招商经验交流资料等。
（3）与会务工作相关的附件资料
包括大会流程表，会议工作领导小组名单，主席台人员名单，宾客名单，宾客席座位安排名单，会议接待安排，会场布置方案，入场凭证，会议须知等。
（4）准备招商资料
（a）招商宣传资料包括宣传和介绍本品牌招商政策、投资程序、投资回报等相关资料的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等。如有条件，可配备手提电脑，将有关资料储存进去，供随时查阅。
（b）准备好需签署的合同、协议及有关文件。
6、布置会场，准备视听设备
会务工作小组应在当地代理商或办事机构的大力协助下，组织好会场的布置
工作，包括展牌的布置，主席台、宾客席、接待处、签约席的布置，横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真机等设施的设置和测试。对附设酒会的场合，还需做好饮品、点心的准备、订购工作。会场接待处的两旁，应预留宾客送来花篮的摆放空间。
7、其他事项：
一般情况下，品牌招商会和品牌的内衣秀会同时举行，内衣秀的操作实务见本文作者的二、会议运作注意事项
在做了大量、充分、详细的会前准备工作以后，在招商会议召开期间，只要注意加强主办方人员的执行能力，现场协调能力，会议的顺利召开是没有问题的。现就会议中容易出问题的几个环节加以重要提示：
1、入场阶段：
作好来访宾客的签到、接待、座位引导工作；对于重要宾客、可安排专人迎宾；
及时收集来访嘉宾的名片，分类归放，作好整理工作；
仔细鉴别来访客户的身份，杜绝竞争对手人员、闲杂人员借机入场，造成不必要的麻烦；
调试所有要使用的视听设备，确保所有设备正常运行；
2、会议召开阶段：
注意会场气氛调节，作到有张有弛；
维持好场内秩序，劝阻来回走动的宾客；
及时做好加水、更换烟灰缸等服务工作；
杜绝中途退场的客户，可安排其在中场休息时退场；
3、签约阶段：
本阶段是招商会议最为重要的阶段，签约客户多少是招商会议是否成功的重要参考指数；
签约前的提问时间不宜过长，控制在15分钟以内；避免回答折扣、价格等敏感问题；
现场签约优惠政策一定要一步到位宣布，给以客户强烈签约冲动，刺激签约；事先已经有签约意向的客户，可集中于现场排队签约，制造签约气氛；
三、会后跟踪：
1、媒体：应及时提供宣传用的新闻通稿、视频片断，并督促其尽快发布；
2、签约客户：下一步的货品上柜、店面开张、人员培训等相关工作；
3、其他客户：加强联系，了解其未签约的真正原因，有的放矢的展开市场拓展工作；
附：某品牌招商会议流程（2天安排）
某品牌招商会议流程
时间：年月日——年 月日
地点：宾馆
会议安排：
第一日：
7：30——10：30宾客签到时间：
10：30——11：30代表发言时间（厂家代表、代理商代表、内衣协会代表、媒体代表）
11：30——12：30内衣经营内衣事业说明会
12：40——13：50午餐时间：
14：30——16：30品牌展示、内衣秀
16：30——18：00签约、订货时间
18：10——19：30晚餐时间
第二日：
9：30——11：30如何经营内衣事业业务培训、探讨时间
12：00——13：30
14：00——16：00
午餐时间 已签约客户现场讨论会
