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关于公文写作中的若干问题（提纲）
一、四个词语概念解读
二、公文中简称与统称的正确书写
三、公文中公文中职务与姓名的表述
四、公文中结构层次序数语的书写
五、公文中引文的表述
六、公文中上下文表述一致性的问题
七、公文中数字的正确书写
八、公文中“以上”“以下”的用法
九、公文中标点符号的书写
十、公文标题问题
十一、公文写作要力求“简、短”
一、四个词语概念解读 1.“红头文件”
人们对党政机关印发的发文机关标志及间隔线套红标注并加盖红色印章的规范化文件的形象化称呼。
2.文山会海
《新华成语字典》中诠释：文件多得象山，会议多得象海。
3.党政机关公文
见新《条例》第一章总则第三条的定义。4.党政机关
见2013年7月14日《中共中央办公厅、国务院办公厅关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知》按语中表述的三个范围。
二、公文中简称与统称的书写 例：
“两办”，中办、国办，省委办、省府办 省委、福建省委、“双拥” 语委 党和国家领导人 党员领导干部
三、公文中职务与姓名的表述 中共××党委×××书记 x委书记×××同志××省×××省长 ××省长×××同志
四、公文中结构层次序数语的正确书写一、二、三、四、（一）
（二）（三）
（四）1.2.3.4.（1）（2）（3）（4）第一，第二，第三，第四，A.B.C.D.五、公文中引文的正确表述 1． 出版物中的引文标注：
如：许慎：《识文解字》，影印陈昌治本，126页，北京，中华书局，1963。
2． 公文中的引文：公文标题＋发文字号
如：《中共福建省委、福建省人民政府关于增强自主创新能力，推进海峡西岸经济区建设的决定》（闽委发〔20xx〕xx号）
六、公文中上下文表述一致性问题
如：福建省省长 福建省人民政府省长 2016年1月14日 二○一六年一月十四日
又如：六根木头 6根木头 四分之一 1／4 500多元 五百多元
七、公文中数字的正确书写
（一）关于公文中使用阿拉伯数字表述
1.关于“时间”（世纪、年代、年、月、日、时刻）的规范写法，按国家标准《出版物上数字用法的规定》中的要求，使用阿拉伯数字书写。如2008年×月×日。若用公元纪年的写法，应为公元二○○八年×月×日。公元即公历经年的简称。“公元”的代号为A.D（拉丁文缩写）。公元元年相当于我国西汉平帝元始元年。我国于1912年1月1日起采用公历纪年。在拟写公文时，应避免使用时间代词，如“今年”、“明年”、“今天”、“上月”、“上半年”、“下半年”等，而使用具体日期；公文中第一次出现日期时，年月日要完整书写；同时，要尽量避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等；还要注意准确使用时态助词，如“了”字表示动作变化已经完成，“着”字表示动作变化正在进行等。
2.国家标准《出版物上数字用法的规定》中要求：“年份一般不用简写”，如：“2008年”不能简写成“08年”。
3.以阿拉伯数字书写的多位数不可移行，如：“2008”不能在上面一行写“20”，另起一行再写“08”。
4.百分比，量词等使用不能移行断开。
5.数字前“0”占位的几种情况：一是打印公文的份号时是允许的；二是车辆牌照；三是邮政编码；四是电话号码；五是专业代码。
6.人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。《出版物上数字用法》在“非物理”定义一节中说：“日常生活中使用的量，使用的是一般量词。”
①表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，如：50元、45天、48人、50根、58公里、100万吨等；
②表述事物的数量时一般名词在前、量词在后，如：重大交通事故6起、商品房5幢；
③当人或物数量较大时，通常还列出一个代表者 如：甘龙芳等20位同志为2006年全省防抗台风抢险救灾功臣；73301部队70分队等129个单位为2006年全省防抗台风抢险救灾先进集体；
④百分比的表示应用阿拉伯数字，如：比增48%； ⑤除特殊情况使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。
⑥表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数不用倍数。如：增加了5倍，但不能表述为“减少了5倍”。同样，不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低了百分之几”或“减少百分之几”。
（二）关于公文中使用汉字小写数字表述
1.我国夏历日期应用汉字数字表示。如正月十五、十二月初四，不能写作正月15、12月初四。假若将夏历七月二十三写“7月23日”，就会使人误为公历日期。例：2008年元月。
星期几，一般不用阿拉伯数字，应当用汉字数字表示。如星期六。
2.邻近两个数字并列连用表示概数，应当用汉字数字表示。如四五天，十三四岁，五六十年代，十之八九等。连用的两个数字之间，不能用顿号隔开，如不能写十三、四岁。
3.用日期表示的历史上形成的事件、节日、纪念日等，应当用汉字数字表示。如“九·一八”事变、五四运动、三八国际妇女节。
4.由数字作的词素之一构成的定型的词、词组、惯用语、缩略词和具有修辞色彩的语句，应当用汉字数字表示。如六旬、五好生、好八连、十来年、十二五计划、第三人称、党的十八大、三百六十行、白发三千丈、相差十万八千里等。
5.“二”与“两”的用法不同。如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月”（即二月份）、“二次大战”（即第二次世界大战）等；如果与量词连用，应当用“两”，例如“两个”、“两次”、“两回”等。
八、公文中“以上”“以下”的用法
我们在写作公文时，常常用“以上”“以下”这两个词来对位置、次序或数目等进行范围界定。例如：“以上是我的几点粗浅的体会”“以下就要谈谈具体办法”等。有时还把“以上”与“以下”连起来用，划出一个特定的范围。例如：“投敌叛变的，处以三年以上十年以下有期徒刑。”“公司登记事项发生变更时，未依照本法规定办理有关变更登记的，由公司登记机关责令限期登记；逾期不登记的，处以一万元以上二十万元以下的罚款。”
一般来说，人们习惯上认为“以上”包括本数或本级，“以下”则不包括本数或本级。例如：
（1）企业、农村、机关、学校、科研院所、街道社区、社会团体、社会中介组织、人民解放军连队和其他基层单位，凡是有正式党员三人以上的，都应当成立党的基层组织。（《中国共产党章程》）
（2）身高在1.2米以下，可随大人不用购票。（北京火车站《火车票购票须知》）
例（1）中的“以上”一般认为包括本数和本级；例（2）中的“以下”不包括本数。
但是，从逻辑意义上讲，或者精确地讲，“以上”和“以下”都不包括本数或本级。“以上”表示高于或前于某一点（《现代汉语八百词》），“以下”表示低于、后于某一点（同上）。由于存在宽泛意义和精确意义上的差别，有时出现范围界定含糊不清的现象。
因此，在需要精确表述语义时，都应采取适当的办法尽量避免范围界定不清的问题。主要有以下五种办法：
（一）以“以上”“以下”前后加括号，并在括号中注明“含”或“不含”。
（二）在“以上”“以下”后加括号，并在括号中注明“含+数目（级、职）”或“不含+数目（级、职）”。
（三）在“以上”“以下”前后加括号，并在括号中注明“含本数（级）”或“不含本数（级）”。
（四）对文中“以上”“以下”的语义范围进行总括说明。
（五）改用其他的表述方法。
总之，“以上”“以下”是否包括本数或本级（职）是不确定的，要看具体情况而定，在不引歧义或并不需要精确表述时，“以上”“以下”可以单用。如需精确表述，应对“以上”“以下”的语义范围进行限定，或采取其他表述方法，以避免不必要误会。
九、公文中标点符号的正确书写
第一个从国外引进标点符号的人是清末同文馆的学生张德彝。同文馆是洋务运动中清政府为培养外语人才而设立的，张德彝是第一批英文班学生中的一员。1919年4月，胡适、钱玄同、刘复、朱希祖、周作人、马裕藻6名教授在国语统一筹备会第一次大会上，他们提出了《方案》，要求政府颁布通行“。；：？！——（）《》”等标点。
1920年2月2日，北洋政府教育部发布第53号训令——《通令采用新式标点符号文》，我国第一套法定的新式标点符号从此诞生。
国标《标点符号使用法》（GB／T15834－1995）标点符号的使用，有正误之分与优劣之分。可用标点也可不用标点的地方，可用这种标点也可用那种标点的地方，一般属于优劣之争，可不予计较。应该用标点而没有用，应该用这种标点而用了那种标点，应该把标点放在这里而放在了那里，则属于错误，必须纠正。
1.标点符号的位置
句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字位，在字位的居左偏下位置，且不出现在一行之首。
引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。
破折号和省略号都占两个字位，中间不能断开。破折号不应排作2个一字线（－－）、4个半线（----）或一个化学单键号（－）。连接号和间隔号一般占一个字位。这四种标点符号均上下居中排布。2.序号的标点
“第一”、“第二”、“第三”后面用逗号；“一”、“二”、“三”后面用顿号；“1.”、“2.”、“3.”和“A.”、“B.”、“C.”后面用齐线黑点。带括号的序号后面不得再加顿号、逗号之类的标点符号。
3.逗号与顿号的用法：
标识独立词语时用逗号，标识并列词语时用顿号。 标识同一层次的并列词语时用顿号，不同层次的并列词语用逗号。
标识同类型机关的统称时，表示该机关所属行政区域或所属单位的并列成分之间应用顿号，不应用逗号。表示统称的“各”字后面用顿号标识的统称机关中，不得直接使用单位名称。
4.“跳动的”标点符号
我们生活中每时每刻都要用到标点符号，可是你知道吗，其实标点符号中也包含着许多奥秘。
十、公文标题问题
（一）公文标题的作用 1.传神
2、显性
3、好记
4、便用
（二）公文标题中常见的错误
1.滥行省略。一是随意省略发文机关;二是随意省略事由；三是随意省略文种。
2.乱用文种。一是文种混用;二是错用文种;三是生造文种。
3.叠床架屋。主要有三种情况：一是公文标题中的“发文机关”要素因简省不当而造成重叠。二是公文标题中的“行文机关名称”、“介语‘关于’”、“文种”要素因转发或批转环节过多而造成重叠。
4.隶属不清。分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的隶属关系和词性。
5.明而不简。即指因过分追求标题表意的明确、具体而导致繁冗累赘，拖沓冗长。
6.简而不明。此种“病误”是指因过分追求表意的简练而造成语意不清，含混模糊，令人费解或误解。这与前文所述“滥用省略”在病因上有异“曲”同“工”之处，但表现形式略有不同。
7.题文不合（题不对文）。一是事由偏跑;二是题大义小;三是题小义多;四是题义不清。
8.不合语法。一是成分残缺;二是搭配不当;三是成分多余，提炼不精。
9.乱用标点。10.排列不美。11.位置不当。12.体号混乱。
标题是公文的“眼睛”，拟制时必须精心对待，审慎为之，切不可草率造次。这里所列诸种“病症”，仅就常见现象略作分析，以期引起公文工作者的注意，从而使公文标题的拟制不断臻于规范。
（三）公文标题拟写时的“八字”要求 1.准确 2.简洁 3.齐全 4.美观
（四）拟写公文标题的形式
一是“标准式”公文标题。公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三要素组成，通常称这种为完整的公文标题。二是三种特殊形式：
（1）“双项式”公文标题。例如《中华人民共和国主席令》、《地震监测管理条例》。
（2）“转文式”公文标题。由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称而组成的公文标题，一般称这种标题为“转文式”标题。例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。（3）标题下方附加括号式。例如《××市安全生产管理规定》（2006年3月25日××市第十四届人民代表大会常务委员会第十次会议通过）。
（五）转发性公文标题的拟写 一是转发法规、事务性公文的标题。二是转发“通知”的通知标题。三是采取多种技巧来转发。（1）替代法（2）概括法（3）直转法
（4）直接表述法（或者省略法）
（六）公文小标题的拟写 1.看是否准确恰当 2.看是否明确集中 3.看是否照应总题 4.看是否合乎逻辑 5.看是否有艺术性
（七）公文标题中标点符号的使用
公文标题中常用的标点符号有五种，即书名号、双引号、顿号、圆括号、连接号。
（八）公文标题排列标印
一般有三种形式：一字排；上或下梯形（宝塔形）；菱形，中间长上下短；不宜长方形排印，不能沙漏形排印。
十一、公文修改要一字不苟
常言道：“一字人公文，九牛拖不出”。“惜字如金”
