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会前准备事宜
一、注册事宜
1、第一次会议参会人员范围设定
2、邀请函的发送：邮寄还是email，回执方式？
3、注册的开始和截止期限：最终参会人员数目的确定和统计
4、注册时是否分正式代表和学生代表？
5、正式代表注册费与学生代表注册费的确定（费用包括会议注册、用餐、交通等会用）
6、缴费方式：转账或现场缴纳
二、会议资料
1、讲义电子版：是否提供模版文件，统一格式
2、电子光盘资料包含哪些
3、收稿截止日期与回执
二、现场报到事宜
1、报到地点和接待人员的安排，指示牌
2、会议代表证的发放：已注册人员
3、会议相关资料的发放
4、是否缴费，参会人员交纳注册费时，需给对方开具发票，发票由哪个单位开具？
5、住宿费、交通费以及会后将要组织的远途旅游费用自理
三、会场安排及会议要求
1、是否需要划分区域
2、入场：佩戴代表证
3、手机调为“振动”或“静音”
四、用餐安排
1、餐劵的发放：凭代表证
2、餐劵上标记用餐地点与时间段
五、接送站安排
1、接站地点和时间（机场、火车站、高铁站）
2、接站人员和联系方式
3、是否安排送站：如需送站，在报到时注明离开的时间和地点，做好人数统计
六、会务组联系方式
1、注册报到组负责人
2、会场组负责人
3、交通组负责人
4、会议邮箱、会议传真、通信地址
5、会议网站地址
七、住宿与交通事宜
1、周边酒店分布地图及联系方式
2、交通线路图：机场、车站距会场的距离和乘车时间
3、如有需要请提前联系会议联系人预订房间
