会议组织安排（小编推荐）由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“会议组织和安排”。
本文由 william777377 贡献 doc 文档可能在 WAP 端浏览体验不佳。建议您优先选择 TXT，或下载源文件到本机查看。会议的组织和安排 在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打电话联络与会人，会 议材料及日程 等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会 比较困难。有了全新的 Microsoft Office 2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？ 现在，来看看如何使用 Outlook 2003 来 完成这些工作吧。创建会议请求 通过 Outlook 2003 中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者 参加会议。（1）运行 Outlook 应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开 “日历”视图窗口。（2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命 令，打开一个新建的会议要求对话框，如图 1 所示。“会议” 在 对话框中填写会议的 “主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然 后在“收件人”文本 框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。图 1 创建会议请求（3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个 时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源 的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排 的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间 段是可以利用的，则可以单击【自 动选取下一个】按钮，让 Outlook 2003 智能地帮助我们选择一个合适的 时间来安排会议，如图 2 所示。图 2 了解人员状态 在 WSS 站点上创建会议工作区 Microsoft Windows SharePoint Services 站点为企业部门以及合作团队中的同仁们提供了一个协同工作的 平台。团队成员 们只需利用浏览器就可以浏览信息、发送信息到共享的站点中，这些数据包含了如：相关 事 件、布告栏与通知、讨论区、任务清单及联络人清单，甚至还包含了一个文档库来管理网络 协作过程中 的文档，同时，Windows SharePoint Services 站点还提供了创建文档工作区和 会议工作区的能力，使得 团队成员在网站上可以开展进一步的沟通与协作。在 Windows SharePoint Services 站点中提供了专门为会议准备的会议工作区，为任何准备、引导和跟 踪 会议的人提供相关的服务和信息整合。会议工作区提供了一个安全的联机站点用于集中管 理所有与会议有 关的通讯、文档和后勤，这使得它成为组织、共享和获取所有与会议有关事 情的绝好的地方。会议工作 区的设计目标是使会议处理更加直觉化、流水线化和有效，以便 节省客户的时间和提高会议的工作效率。使用
Outlo 图 3 创建会议工作区（2）“会 在 议工作区”任务窗格中单击“更改设置”链接，打开会议工作区的配置页面，如图 4 所示。在此可 以选择会议工作区的创建位置，以及会议工作区所使用的模板语言和模板类型等。提 示：不同的模版类型针对不同的会议类型，所包含的列表也不同。图 4 配置会议工作区（3）【确定】 单击 按钮返回“会议工作区”任务窗格，【创 建】 单击 按钮，此时 Outlook 2003 开始向 Windows SharePoint Services 工作组站点 中创建新的会议工作区，创建完成后如图 5 所示。图 5 加入会议工作区的会议安排（4）保存并关闭此会议安排，系统会询问“ ‘中国互 联网政策与发展研讨会’尚未发送，是否发送？”，单击 【确定】按钮后，Outlook 会开始 给设定的与会人员发送会议请求。（5）再次打开此会议对话框，可以发现增加了一个“跟 踪”标签，打开“跟踪”选项卡，会发现所有与会人的 响应都已显示在此选项卡中了，同时，在对话框的标签项与编辑框之间也有与会人的响应信息显示。（有 的与会人暂时没有响应，今后只要发送了响应，就会在此体现出来）单击会议工作区标题链接，打开该会 议工作区，如图 6 所示。图 6 创建完成的会议工作区 可以看到，所有邀请的与会者都已列入了“与会者”区域 中。在“与会者”区域中可以对与会者进行进一步的编 辑。例如说，名为coren@bookyard.com 的与会者是被邀请的重要发言人，希望在这里将其职务体现出来，以 使其他与会人在工作区了解到重要发言人的信息。单击“管理与会者”链接，打开“与会者” 页面，在“名称” 列表中单击名为 coren@bookyard.com 的“编辑”图标，打开此与会者 的编辑对话框，在“备注”文本框中输入 与会者的身份等信息，如图 7 所示。图 7 编辑与会人信息 单击【保存并关闭】按钮，回到会议工作区主页，在“与会者” 区域中就显示出刚刚编辑过的与会人信息。依此方法，编辑其他需要注明的与会者信息。如 果此时想增加新的与会人，不必回到 Outlook 中添加，再 次单击“管理与会者”链接，打 开“与会者”页面，单击【添加与会者】按钮，打开新建与会者页面，输入新增 与会者的个 人信息，单击【保存并关闭】按钮后，新的与会者即添加成功。对于一个会议，应该有明确 的目标，以确定会议召开的目的。单击主页上的“目标”区域中的“添加新目标” 链接，打 开“新建目标”页面，在“目标主页”的“议程”区域单击“添加新议程”链接，打开“新 建议程”页面，输入会议的“主题”，议程的“所 有者”，议程的
