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09级人力一班 李小彤 090701030
浅析如何规避员工离职管理中的法律风险
姓名：李小彤
班级：人力一班
学号： 090701030
日期：2011-12-2
4浅析如何规避员工离职管理中的法律风险
在企业人力资源管理工作中，员工离职管理是最后一个环节，也是容易被忽视的环节。在劳动法律实践中，大量的劳动争议就是因在离职过程中员工与企业间离职事务处理得不尽规范、合法而发生的，而劳动争议的发生对于员工个人或企业都会产生一定程度的影响。因此，企业应当加强规范化运作人力资源管理行为，规避员工离职管理中的法律风险。以下举例说明员工离职管理中会遇到的法律风险以及规避方法：
风险一：员工擅自离职
员工擅自离职，如果用人单位没有及时办理解除劳动合同手续，员工很可能会回来向用人单位主张工资、加班费等（因考勤纪录的举证责任由用人单位承担）
案例：
2008年 9 月，高中刚毕业的四川小伙小 Z，来到广东一家餐饮娱乐有限公司求职。经双方协商，签订了为期三年的劳动合同，期限为 2008 年月 9 日至 2011 年 8 月，双方就小Z 劳动合同履行期间的工资作了约定，同时，就考勤管理、旷工管理等，以及双方可能出现的违约行为所应承担的违约责任，均一一做了约定。2011 年春节前，Z 突然离开餐饮娱乐有限公司不知去向。小这样的情况，对于公司 HR 来说，已经是见惯不怪了，加之春节假期即将到来，公司也无暇对此时作过多的处理，仅作“员工擅自离职，除名”记录处理，就草草了事，并未作其他处理，也未与员工办理离职手续。半个月后，小 Z 回到公司申请辞职，并要求支付全额工资，包括春节期间法定节假日的工资。公司 HR 认为，小 Z 在春节前就擅自离职了，工资只应算到小 Z 春节前离开的前一天，后面的工资，以及春节期间法 定节假日的工资，不应当支付。双方各执一辞，最终闹到了仲裁处。最终仲裁作出裁决：因为小 Z 承认了旷工，对旷工日期不予支付工资，但春节期间法定节假日工资，仍需支付。虽然，对于公司来说，春节期间法定节假日的工资不多，不算什么。但小 Z 的主管，公司 HR，都 觉得很无辜，明明春节前小 Z 已经擅自离职离开了公司，为什么还需要支付这之后的春节法定节假日的工资！
规避方法：
1．制定规范、完善的企业人力资源规章制度《员工手册》。企业人力资源规章制度中，应当明确员工辞职的，必须提前三十天以书面的形式通知用人单位，并办理完相关的交接工作、离职手续，方可离职。同时，制定详细、严谨的《员工入职申请表》。表中要求员工填写部分，要包含员工联系方式、现住址、身份证住址、紧急联系人联系方式以及紧急联系人联系住址等。员工面试、入职前，HR 应当让其明确填写以上资料，并注明当以上员工资料、通讯方式、地址等发生变动的时候，员工应及时以书面形式告知用人单位，否则，一切法律后果、责任有员工本人负责。
2．在企业人力资源规章制度、《员工手册》中，应明确规定因员工擅自离职给用人单位造成损失的，员工应予赔偿并约定赔偿的范围，3．企业在招聘员工的同时，可以同时考虑加强对员工的背景调查（包括学历、身份证等），选择适合、符合本企业企业文化的员工；在薪酬制度方面，渐进式、具有吸引性和增长空间的薪酬设计，能加强企业对员工的吸引力；同样，良好的企业福利，也能加强员工对企业的归属感。
风险二：员工离职时与企业没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见
案例：
A原是B企业职工。2007年，B企业改制成立了新的合资企业，并计划将办公地址由市区搬往郊区。因B企业办公地址将迁移等原因，A与B企业于2007年11月15日协商解除劳动合同。B企业在支付了A的经济补偿金后为A办理了退工手续。2008年1月4日A得知B企业在职的员工以及部分已协商解除劳动合同的职工拿到了2007年度的年终奖，于是A前往B企业领取年终奖，但B企业明确表示A没有年终奖。2008年1月10日，A申请劳动仲裁，要求B公司支付2007年度的年终奖金。
劳动争议仲裁机构认为，虽然双方已协商解除了劳动合同，但是2007年A在B企业工作，并完成了工作计划。B企业虽然主张，2007年度年终奖金的发放范围仅限于2008年在职职工，但是劳动合同中并无此项约定，B企业也无书面的相关规章制度。劳动争议仲裁机构遂裁决：B企业根据A在2007年度的实际工作时间，按比例向A支付2007年度年终奖金。
实践中，劳动纠纷的发生常因员工离职时劳动关系双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见。对此，人力资源管理者应从以下几点来考虑如何正确处理，以防范法律风险的出现。
规避方法：
1、关于工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时，HR应在员工与企业解除或终止劳动合同时即员工离职时一次付清劳动者工资。
2、关于经济补偿金和赔偿金。在员工离职时，劳动关系双方应依据劳动法律法规、政策及双方的劳动合同约定，明确企业是否需要向员工支付经济补偿金及是否存在劳动关系一方应向另一方支付赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务，在树立规范化运作人力资源管理理念的同时，企业不应推脱义务，应切实保障离职员工的正当合法权益，否则，容易导致劳动纠纷的发生。
3、其他薪酬福利事项的处理。员工在企业工作期间，企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等，在员工办理离职时，HR应与员工协商确定转移手续的办理时间、双方如何配合办理。
风险三：员工离职后带走企业公共财产
对于企业来说，付出费用和工资让员工收集到的信息和得到的工作经验都是公司的财产，更不用说一些核心的商业秘密和核心的技术，若员工离职后泄露商业机密，会给企业带来严重的经济损失。
案例：
南宁某乳业公司的22名员工跳槽到某投递公司上班，这些员工利用在乳业公司工作时掌握的订奶客户名单为投递公司服务，引起了乳业公司的严重抗议。乳业公司先请求工商部门进行查处。经调解，某投递公司退还了部分牛奶订单和近5万元的牛奶款。但之后，这家投递公司仍使用跳槽人员带来的客户名单进行盈利。于是乳业公司状告投递公司侵犯了他们的商业秘密。投递公司辩解说，他们的员工是向社会公开招聘的，乳业公司自己经营不善，未采取保密措施，不应归责于他们。法院调查发现，在乳业公司制定的管理制度及与订奶员所签订的合同中，对订奶员均有明确要求：订奶户属乳业公司所有，由乳业公司统一监督管理，订奶员不能擅自将订户转移给他人或私下转让。这实际上就是一种保密要求，足以使订奶员知道客户名单信息属于乳业公司的商业秘密。法院据此判决，这家投递公司使用跳槽员工带来的牛奶客户名单营利已侵犯了乳业公司的商业秘密，应停止侵权，并赔偿乳业公司损失8万余元。
规避方法：
1.HR在办理员工入职手续时即应要求提供并核实清楚员工的相关证件材料，以备追查员工线索
2．在日常工作管理中建立起相关工作制度与物品管理制度，对于办公物品的管理与使用实行可行的登记备案
3．处理此种离职情形，人力资源工作人员应掌握一定的技巧，分析员工的离职心理，找到员工离职的动机员工离职分析要与公司其它管理工作和人力资源的其它方面工作结合起来分析，比如绩效管理、职类管理、部门职责、工作任务、职业发展渠道、薪酬等。
4．员工带走公司财物，数额较大的，将构成侵占公司财产的犯罪行为，应及时向公安机关进行报案以维护企业利益，而不可拖延，贻误了解决事件的时机。
风险四：员工离职手续文件不全
案例：
一位员工2008年9月20日合同到期，2008年9月10日公司通知他到人事部续签劳动合同，2008年9月12日他到人事部签劳动合同时，因负责签署合同的同事当天没上班，人事部其他同事没有找到他的劳动合同，就对他说让他改天过来签署，2008年9月20日负责签署劳动合同的同事打电话通知该员工到人事部签署劳动合同，该员工回答说：“再说吧”。2008年9月22日，人事部通知该员工到人事部签劳动合同，他说：“合同已经过期了，你们现在才通知我去签，我不用再签了，我已经找到工作了，但是他当天还在本公司上班，后人事部说：“你今天过来上班了，这种就形成了事实劳动关系了”。该员工立马说：“不是我的问题，是你们人事部这么晚才通知我签合同，你们把我工资结了，我走人”。人事部让其先办完离职手续，工资等到月底发给他，因工资统一月底发放，该员工不肯，撂下一句话：“等工资全部算清后，我再来办离职手续”，然后就走了。
在企业完善的离职管理体系下是齐备的离职手续文件。很多企业，在员工离职中，由于交接工作不当，导致了劳动争议。
规避方法：
每一个程序与环节都必须有相应文件手续，内容包括以下几点：
1、工作材料、工作内容交接的确认；
2、离职薪资结算的确认；
3、离职时双方签订的协议文书；
4、依具体情况需离职员工签署的其他文件手续。人力资源部门应妥善保管这些离职文件材料，在内容上及形式上均完整准确记录下离职环节。若员工离职后针对于企业某项行为提起劳动争议仲裁申诉，企业在文件材料这项应对措施上可有所准备，为劳动争议仲裁及可能发生的法院诉讼的进行打下基础。
风险五：关键岗位员工或管理人员离职
案例：
北京一传感器公司员工郭女士在合同期内离职后，传感器公司起诉至法院，要求郭女士赔偿单位培训费2000元、直接经济损失103700元，理由是郭女士为单位唯一的传感器调试员，其岗位十分关键，其擅自离职给单位造成损失10万元。
企业一旦发生员工离职，特别是关键岗位员工或管理人员离职，势必对未离职的员工产生负面影响，某些影响力大的员工离职事件会造成群体心理动荡，减弱组织的向心力、凝聚力，动摇员工对企业发展的信心。
规避方法：
1.人力资源工作人员就离职事件与员工进行积极的沟通，说明原因，鼓励未离职的员工努力工作，让他们对前景充满信心。
2.做好员工职业生涯的规划与开发，提供必要的正式培训，建立一整套 面向未来的培养计划。创建好的企业沟通关系和良好的人员关系，创造一种保持发展及激情的内部环境。
3.诚恳的进行离职面谈。离职面谈包含挽留和了解离职原因双重目的，必须设立轻松和谐的氛围给离职员工，让其感觉公司对他的重视和温情，使其愿意倾诉内心的感受。
风险六：员工离职后，档案和社会保险没有及时转移
在实践中，经常会有企业以员工在离职时不予向企业交付培训费用、违约金、赔偿金等为理由而扣留员工的个人档案，也不给员工办理有关离职手续，企业以为这样就可以制约员工，限制其离职，可实际上企业这是以非法的手段来维护自己的利益、来纠正员工的违法或违约行为，这是错误的。
案例：
北京延庆刘女士于1982年到某色织厂工作，后来因厂子经营不好，2000年12月1日，刘女士同色织厂签订下岗职工再就业协议。2002年11月30日，再就业协议期满后，色织厂与刘女士解除 了劳动关系，并支付了刘女士一定数额的经济补偿金。此后，刘女士一直待业在家，生活上失去了经济来源。在刘女士的多次要求下，2003年7月3日，色织厂才将她的劳动档案移交给当地的劳动和社会保障部门，并给其发放了解除劳动关系证明书。刘女士认为色织厂迟迟不转交劳动档案，使自己失去了及时再就业的机会，她要求色织厂赔偿自己失业期间的经济损失6242元。延庆法院审理后认为，根据《北京市失业保险规定》第31条规定：“用人单位不按规定缴纳失业保险费或不按规定及时为失业人员转移档案关系，致使失业人员不能享受失业保险待遇或影响其再就业的，用人单位应当赔偿由此给失业人员造成的损失。”据此，该院判色织厂负有赔偿责任。
规避方法：
劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。通过上述规定，我们可知，企业无权以任何理由来扣留已离职员工的档案。所以，当员工离职后，企业应通过人力资源部将员工档案及时转移。只有这样才可以防范可能出现的法律风险。
综上所述，以上简要分析了在员工离职管理过程中会遇到的法律风险以及规避方法。人力资源管理工作事务性较强，而离职管理又是人力资源管理中最后一个环节，这个环节处理的好与坏，直接关系到劳动争议的是否发生，也会对在职员工的心理产生一定的影响。因此，做好各项离职管理工作，防范可能出现的法律问题，尽可能避免劳动纠纷发生，这样，才可以使企业人力资源管理工作成为企业战略发展的一个人力资本保障。
李小彤
090701030
人力资源一班
