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浅议会计电算化下的内部控制问题
——作者：刘迎春指导老师：马英娟
摘要：随着计算机技术的飞速发展和普遍使用，会计电算化已经成为会计工作的发展趋势。会计电算化使会计工作的质量和效率提高的同时，也给企业内部控制带来了新问题，对其造成了很大的冲击，使企业在手工条件下建立的内部控制制度在新的环境下落后于形势。
关键词：会计电算化内部控制
广义上会计电算化是指与电子计算机在会计工作中应用有关的所有工作。狭义上会计电算化是指应用电子计算机代替人工进行记账、算账、查账、报账以及部分替代人工完成会计信息的处理，判断和分析的过程。内部控制是指企业为了保护财产物资的安全完整，确保会计信息的准确课靠，管理贯彻方针，提高经济效率，以职责分工为基础所设计实施的对企业内部各种经济业务活动进行制约和协调的一种内部管理制度。
会计电算的实施推动了企业信息化的发展，给企业内部控制制度的建立带来了一定的影响。而内部控制又关系到企业财产物资的安全完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为了实现既定的管理目标，必须建立、健全与会计电算化系统相适应的一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康的发展。因此，建立一套适合会计电算化系统的内部控制制度就显得尤为重要。下面仅就会计电算化工作涉及的内部控制进行探讨。
一、会计电算化带来的一些变化
1．会计业务处理的内容和方式的变化
企业使用会计电算化软件处理财会数据后,企业的会计核算工作的环境和传统的工作方式相比有许多不同,财会部门人员的构成从原来的财会专业人员,转变为由财会专业人员和会计电算化系统管理员、维护员等构成。随着电子信息通讯技术的发展,传统会计工作中需要花费很长时间的会计信息的处理,可以在终端机上瞬间完成,由会计人员处理的有关财会业务,可由其他有关人员在终端机上完成;由几个部门按原规定的步骤才能完成的业务事项,现在可以由一个部门甚至一个人完成。
2．会计信息载体的变化
企业应用会计电算化系统进行会计核算后,财会业务处理的方法和程序发生了很大的变化,各类会计凭证及报表的生成方式、财会信息的储存方式及载体也与传统的方式不同。由于电子信息技术的广泛应用,某些经济业务交易发生时,有关信息由经办人员通过计算机直接操作、计算机自动记录,手工操作财会业务时期使用的每项经济业务必须具备的各种凭证、单据有些被部分取消,在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等一些工作变为由计算机自动完成。原来书面形式的各类会计凭证改为以磁、光介质为媒体进行存储,因此,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度相比,控制的重点应有所不同,控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机的控制为主,控制的程序也应当与计算机处理 1
程序相一致。
二、会计电算化系统环境下内部控制的内容
1．会计电算化系统的一般控。
一般控制包括人员控制、档案管理和设备管理
会计电算化系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解能力，以减少系统运行后出错的可能性。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。对用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。
2.会计电算化系统的应用控制
应用控制可以分为输入控制、数据处理控制和输出控制
由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致；输出数据是否完整；输出数据是否能满足使用部门的需要；对数据的发送对象、份数是否有明确的规定；是否建立了标准化的报告编号、收发、保管工作等。因此，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。
3．会计电算化系统的日常控制
日常控制包括经济业务发生控制、数据通讯控制和数据重组控制等。
业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。经济业务发生控制是通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。为了确保会计电算化系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新或检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作必要的标号。
三、会计电算化对内部控制的影响.改变了企业会计核算的环境
由于计算机财务处理系统的使用,企业的会计核算的环境发生了很大的变化。会计部门的工作岗位除原来的基本会计岗位外，需要增设电算化会计岗位，包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。企业使用计算机处理会计和财务数据后，会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还要利用计算机完成各种更为复杂的业务活动。因此,要保证企业资产的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部
控制制度的建立和完善就显得更为重要,其涉及的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛、复杂。
2.计算机的使用加大了防止舞弊、预防犯罪的难度
随着计算机使用范围的延伸，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加。,电算化系统的会计数据被直接存储在磁盘上,是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改, 未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。因此计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失更大，因此，在电算化系统下，对其实施有效的内部控制，困难更大，意义更大。
3.原始数据操作准确性问题
在电算化会计系统中，计算机对输入的数据自动进行加工处理，所有的记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。原始数据输入一旦发生错误，计算机就会将错就错地进行后续的计算工作，结果自然可想而知。
4.会计电算化工作中的安全问题
（1）软件方面。企业会计数据是商业机密，必须保密。但软件公司先考虑自身的经济利益，防止盗版，而对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。（2）硬件方面。计算机设备配备不全，质量不高，从而影响到会计软件的正常运用。磁性介质本身易受环境影响，会计数据存在意外丢失或损坏的可能。（3）网络安全。主要表现在:①互联网所依托的INTERNET/INTRANET体系使用的是开放式的TCP/IP协议,它以广播的形式进行传播,易被黑客拦截侦听、窃取口令、假冒。②网络病毒已变成某些人非法牟利的工具，并呈现产业化、强盗化趋势，导致病毒数量激增，因而网络安全正面临极大的威胁。（4）.管理方面。存在管理人员和操作人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度不健全或检查落实不到位等问题。
四、解决会计电算化出现的内部控制问题应采取的措施
1．加强职责分工控制
由于会计电算化功能和知识的相对集中，必须加强相应的职责分工控制。职责分工控制。职责分工控制一般包括不相容职务分离控制和关键岗位轮换控制。在电算化会计系统中可以对各类人员进行分工, 设立各个职责不相容的电脑操作岗位, 明确岗位职责和操作权限, 使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作, 使不相容岗位之间能够相互监督、相互制约, 形成有效的制衡机制, 保证会计电算化系统能够正常顺利地工作, 确保会计数据的真实、安全、准确、可靠, 减少发生错误和舞弊发生的可能性。
2．加强防止电算化犯罪的法制建设
目前，由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。例如，对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为，在法律上未规定为偷窃行为，因此就无法对下载重要机密数据的行为治罪。必须看到，对电算化会计信息系统的开发和管理，不能仅靠现有的一些法规去约束。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。
3加强系统安全控制：
系统安全控制是指采用各种方法保护数据和计算机程序的安全，以防止数据泄密、更改或破坏。措施如下:（1）计算机主机房应具备防火、防水、防潮、防盗、恒温等条件。（2）硬件设备必须保证质量，关键性的硬件设备应采用双系统备份。（3）照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置UPS不间断电源。（4）电算化系统局域网与互联网必须进行物理隔离，安装杀毒软件，及时更新病毒库，移动存储盘必须先经杀毒处理才能在本局域网的计算机上使用。(5)会计软件的选用要经过充分调研，要分析研究各会计软件的合法性、安全性、正确性、兼容性和可扩展（6）对每天的业务数据进行双重备份，即将数据备份在不同的硬盘中，并异地存放，以免意外和人为错误造成数据的丢失。性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统。（7）对用户进行权限和密码设置。
4.制定并严格执行操作管理制度
制定并严格执行操作管理制度, 加强程序操作控制, 有利于加强电算化的内部控制管理。操作管理制度从内容上看, 一般包括以下各项:（1）操作人员的职责和操作权限。（2）无关人员未经许可不得进入财务软件系统进行操作;（3）维修人员不得独自操作系统;（4）建立系统日志, 使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况, 并经常查看日志, 检查有无异常情况, 监督系统运行情况。
5.健全档案管理制度
档案包括打印输出的各种凭证、报表、账簿、存储会计数据存和程序的软盘及其他存储介质。
档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:（1）必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。（2）采取各种安全保证措施,做好防消磁、放火、防潮和防尘等工作。（3）采用磁性介质保存会计档案的,要定期进行检查和复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。（4）所有的软件文档资料、数据结构形式、程序说明书和源程序清单均应按机密文件管理。（5）报废的计算机，应将其硬盘彻底格式化，以防数据泄密。
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