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军休档案资源管理与开发
一、军休干部档案资源管理概述
(一)军休干部档案资源管理的基本内涵
军休干部档案资源管理是将军队离退休干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷的工作。在此基础上 ,运用现代信息技术,对其进行综合化和信息化管理。
(二)军休档案资源管理工作的性质
军休档案资源管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。
1、专业性
军休档案资源工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。
2、服务性
军休档案资源来源于军队活动,因军队活动的需要而存在,在为军队服务中得到发展。
3、机要性
军休档案资源中不少内容在一定时间和空间内具有机密性,要正确处理机要性和服务性的关系。
(三)军休档案资源管理的条件
军休档案资源管理是军休离退休干部档案管理发展的必然趋势, 具有特定的要求。一是对人才的要求。军休档案部门要具有一批信息意识强、掌握相关现代技术和专业知识的新型专业人才。二是信息技术的要求。信息技术是开发信息资源的工具与手段。应该进一步加强和不断完善军休干部档案资源管理的技术条件。三是数据要求。军休信息服务的趋势是规范化及联网化。
二、军休档案资源管理现状及开发的必要性
(一)军休档案资源管理现状
1、认识滞后,投入比较少
有的部门和领导认为军休干部档案没有多大作用,认为军休档案工作只是简单的收集整理;没有和信息化建设接轨。没有把军休干部档案工作信息化列入议事日程,因而没有投入更多人力、物力、财力去加强此项工作。
2、机制滞后,管理不规范
目前军休档案管理一直沿用传统人事制度的各项制度,已不能适应新时期军休干部人事工作发展的需要,存在制度执行不严,管理不规范,档案收集、整理、转递、利用等环节随意,查档、借档不严格履行手续等。
3、材料膨胀,缺乏完整性
军休干部档案的一个显著特征是卷内材料的递增性。尤其是近年来随着改革开放的不断深入,干部任免和调动频繁,干部档案材料增长迅猛,影响到档案材料收集、整理、归档的完整率、准确率和齐全率。
4、管理滞后,服务低效
军休档案至今还没有一个管理软件,更谈不上采用信息化技术手段。当前普遍采用的无纸化阅档无法实施,一直采取手工编辑、检索。这既不利于档案保管,又不能快捷、准确、科学地为部队和军休干部管理提供全方位的优质服务,影响了军休干部档案的服务效能。
(二)军休档案资源管理与开发的必要性
1、明确了新形势下军休档案资源工作的任务和职能
传统的军休干部档案管理以档案的保管为主要目的,档案的利用则处于次要的地位。信息技术的发展促使军休干部档案工作必须迅速地进行适应性调整,在调整中寻求发展。军休档案信息化管理和科学利用是推动档案工作深入发展的新的着眼点。军休干部档案工作只有适应信息时代的需要,才能得到社会的重视与支持。
2、科学地选择军休档案资源管理工作的发展途径
军休干部档案资源管理提出的高科技和高效益的要求,为军休干部档案工作的发展指明了方向。现代信息技术的广泛应用,为军休干部档案工作提供了切实可行的技术与方法。军休档案部门应该积极探求军休干部档案资源管理的要求及其相应的管理方式,认真研究传统档案管理同现代信息管理接轨的方式,自觉地利用现代信息技术武装自己,实现军休干部档案管理信息化。
3、适应军休档案资源管理工作所处的信息环境
社会的信息需求为军休干部档案工作的发展创造了机遇和条件,军休干部档案工作的成效也必须通过社会大环境才能充分实现。特别是信息服务的产业化和网络化的空前发展,促使军休干部档案工作进入信息网络的新天地,军休干部档案信息与社会其他信息的结合已势在必行。
4、依托军休档案资源管理发展所需的技术设备
当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。军休档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索。计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快军休档案事业的发展进程,使之进入信息化管理的先进行列。
三、军休档案资源管理与开发的对策建议
(一)整合军休档案资源管理与开发的措施和途径
1、加强联系,树立军休档案资源管理服务的观念
要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向信息时代的主战场,把军休档案工作的重心转到为知识经济和社会各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2、统筹兼顾、长远谋划整合军休档案资源管理
军休档案资源是记录承载我军离退休干部发展历史的重要载体,军休干部档案资源整合是一项长期性的工作,需要统筹规划,长远谋划,逐步实施。一要明确指导思想,科学整合军休干部档案信息资源,拓展军休干部档案服务领域。二要明确工作目标,以特色资源整合为抓手,实现深层次军休干部档案资源的整合。创造军休干部档案资源利用效益的最大化。
3、健全制度,依法治档,整合军休档案资源管理
建立一整套有军休特色的档案法律法规,使军休干部档案管理工作与时俱进、有法可依。建立军休干部档案管理人员岗位责任制度、军休干部档案收集归档制度。制订完善这些制度,可以有效地促使军休干部档案管理工作实现规范化、制度化。
4、加快培养军休档案人才
随着军休干部档案管理进入电子化、网络化阶段,必须加快培养军休干部档案管理复合型人才。合理配置技术人员、管理人员和操作人员,使研究型人才、管理型人才、实用操作型人才的结构呈现梯形分布状态。不断增强对军休档案现代化管理的适应性。
(二)综合运用多种方法促进军休档案资源的管理开发
1、优化军休档案资源管理
有关部门要把军休干部档案材料收集作为军休干部档案管理的关键环节。制定《军休干部档案资料收集管理办法》,就军休干部档案资料收集范围、收集方法、归档时间、工作要求等都作详细明确的规定。确保军休干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
2、加强军休档案资源管理的信息化
为了便于档案信息的收集、保存和开发利用,必须运用先进的信息技术来改造原有模式。利用数字图像处理技术等现代化手段,对纸质档案进行数字化管理。
一是精心设计。随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生,档案信息数字网络化建设成为档案管理工作的热点和重点。所谓军休干部档案数字化就是利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段,将军休干部纸质文件系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二是遵守原则。军休干部档案数字化工作必须遵守以下原则:(1)规范化。所有军休干部档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化,并尽可能采取通用标准;(2)安全性。在数据化过程中要确保档案原件的安全,数字化档案信息的内容与档案原件相吻合,档案信息内容不泄密。
三是信息安全管理。军休干部档案数字网络化后,要切实做好网络信息安全工作。
(三)军休档案资源管理与开发的实现形式设计
信息化条件下军休干部档案资源管理与开发要走标准化、现代化建设的路子,我们必须创造性地建立军休档案资源管理与开发系统模式。
1、军休档案资源管理与开发系统的基本要点
一是总体规划,统一管理。军休干部档案资源管理系统实质上是一个将不同时期、不同技术建立的档案馆管理系统 , 相互整合联结构成一个整体 ,提供一个资源共享、行业协作的档案资源价值平台。
二是建构网络,创设平台。标准化、一体化的网络是军休干部档案资源整合与共享的基础。军休档案管理部门应在建立局域和自身网站的基础上 ,以军休信息网为依托 ,实现区域性的互联互通。
三是加紧建库,丰富资源。军休档案管理要拓展业务建设工程 ,积极推进馆藏军休干部档案的数字化。按照军休档案统一的标准和格式,建设军休系统通用和兼容的文献数据库和目录数据库。
2、军休档案资源管理与开发系统的建立原则
一是要遵循资源内在规律原则。军休档案有其内在的特点:即军休档案价值的周期性,档案原件的孤本性,积累档案资源的缓慢性。二是满足社会和个人需求原则。研究军休档案工作规律的最终目的是满足社会对档案资源的多种利用需求。
3、军休档案资源管理与开发系统的基本模式
一是军休档案资源原件管理系统。军休干部档案原件管理系统以基层的各类档案为基础,以各级军休管理部门为主体,担负军休全部档案的保管、整理和提供利用等工作。
二是军休档案资源信息开发系统。这是军休档案资源管理的目的和归宿。军休干部档案信息开发系统的对象不仅仅是档案原件,还包括各种形式的档案复制品以及目录、索引、参考资料等二次、三次文献。
综上所述,军休档案资源管理工作是一件面对历史、面向未来关系到军休档案现代化发展的重要工作。军休档案资源管理的信息化和研究利用是军休档案工作发展的必由之路。从提高军休档案信息化管理水平和充分利用军休档案资源两个方面入手,探求发展军休档案事业的方法和途径,以便为军休档案信息化管理做好理论和技术准备。是军休档案工作者义不容辞的责任。
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