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《文 件 管 理》
实训大纲
一、制作文件格式
（一）实验目的与要求
通过该项实验，使用权学生了解文件体式的一般特点，掌握通用文件的结构、格式方面的规范性要求，并能熟练制作出各种公文格式。
（二）实验内容
国家技术监督局发布的中华人民共和国国家标准《国家机关公文格式》中的上行文格式、下行文格式、发文稿纸格式以及黑龙江省人民政府文件格式、黑龙江省人民政府批件格式、黑龙江省人民政府办公厅文件格式、黑龙江省人民政府令的格式、黑龙江省人民政府与政府办公厅函的格式、黑龙江省人民政府协调纪要的格式、内部情况通报的格式等。
（三）实验步骤
（1）教师讲解展示各种文件格式的特点、使用范围、制作要求等；（2）学生根据老师的指导分批制作各种文件格式；（3）同学之间互相交流、修改文件格式；
（4）抽查学生文件格式制作情况，并进行评比。
（四）时间安排 第4周，4学时
（五）实验所需用品
复印纸（A4、B5、十六开）、铅笔、工艺笔、软笔、炭素笔、红墨水、炭素墨水、格尺、涂改液、文件夹、订书机、书订等。
（六）实验结果
通过实验与检查评比，每位同学都能够熟练掌握国家行政机关及黑龙江省政府各种文件格式的制作，并能应用于实际工作中去。
二、行政机关常用文件的制作
（一）实验目的与要求
明确通用文件的种类，了解通用文件撰写的基本要求与一般步骤，掌握文件用语的规则、特点及文风，并具备制作常用文件的能力。
（二）实验内容
《国家行政机关公文处理办法》中规定的十二类十三种文件及机关常用文件的制作，具体包括：
（1）规范性文件（章程、条例、规定、办法、细则、规则等）的制作；
（2）指挥性文件（命令、令、批示、批复、批转、决定、计划、规划等）的制作；（3）报请性文件（报告、请示、简报、调查报告等）的制作；
（4）知照性文件（布告、通告、公告、通报、通知、函等）的写作；（5）记录性文件（会议记录、会议纪要、简介、经济合同等）的制作；（6）会务性文件（开幕词、闭幕词、演讲稿等）的制作。
（三）实验步骤
（1）教师讲解各类文件的写作特点及每个文种的定义、特点、适用范围、种类、写作格式、写作要求等，并对相近文种进行比较，找出相同之处与不同之处；（2）范文剖析；（3）学生依照例文根据给定素材或自拟素材进行练笔；（4）进行社会调查，形成调查报告，进行讨论、评比；
（5）根据调查报告的内容改写演讲稿，召开一次主题演讲会。
（四）时间安排 第6周——第11周，16学时。
（五）实验所需用品 复印纸（A4、B5、十六开）、铅笔、炭素笔、墨水、软笔、炭素墨水、发文稿纸首页、格尺、涂改液、文件夹、订书机、书订等。
（六）实验结果
通过各类文件的制作及演讲会的召开，提高学生的写作能力与口头表达能力。
三、模拟文件处理
（一）实验目的与要求
了解文件处理的任务与文件运转处理的流程，熟悉文件处理各环节的工作内容与工作规范，掌握文件处理各环节的有关技能，从而能够胜任文件处理的部分工作，如：文件登录、催办、核稿、校对、加工编写等。
（二）实验内容
文件运转处理流程，共包括三个处理程序、六个阶段和四十个具体环节。
（三）实验步骤
（1）创造模拟环境。交实验室布置成一个行政机关的办公室，准备好办公用桌椅、文具用品、待处理的文件及各种登记表格、卡片、发文稿纸、文书处理单、传阅单、催办单（卡）以及各种名签等。与此同时，确定每个学生在模拟环境中担任的具体角色——各级各类办公人员，如：局长、办公室主任、秘书、业务人员及各种文书人员等，并明确各自的权限、职责。（2）在模拟环境中处理一整套文件。依照文书处理程序，担任不同角色的学生依次进入自己的办公位置，按照不同角色的权限职掌，共同完成处理一套文件。
具体操作时，可将学生分成两组，即两个办公室：：第一组按照发文处理程序制作文件，完成拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发等程序，将文件传递给另一组；另一组则按照收文处理程序，完成文件的签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等工作。然后两组再交换进行。
（四）时间安排
第12周——13周，6学时。
（五）实验所需用品
文具用品、待处理文件、发文稿纸、各种登记表、催办单、文书处理单、传阅单等。
（六）实验结果
通过模拟操作，掌握机关文书处理程序，尽快适应工作环境。
四、文书立卷与归档文件整理
（一）实验目的与要求
正确理解文书立卷的原则，学会正确划分文件的立卷范围，掌握文书立卷与归档文件整理的方法，初步学会编制立卷类目、文件分类、组卷、装订案卷及归档文件整理等简单程序。
（二）实验内容
分析某单位立卷类目或分类大纲的结构、内容，模仿编制立卷类目：就备份文件练习分类、组卷及整理等方法。
（三）实验步骤
（1）教师分析立卷类目的结构、内容；（2）学生模仿编制立卷类目；
（3）针对一些文件，根据立卷范围练习分类、组卷等方法；
（4）教师演示档案装订方法（一线三孔装订法）及归档文件整理方法。
（四）时间安排 第14-15周，4学时。
（五）实验所需用品
备份立卷类目、文件、卷内文件目录、备考表、卷皮、线绳、装订机等。
（六）实验结果
学生初步掌握文书立卷方法及归档文件整理方法，适应专业阶段性实习的需要，同时，为下学期的《档案管理学》打下基础。
