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综合部文员工作程序
目录：
一〃照片备份程序..............................................................................2 二〃会议纪要的备份与上传程序.......................................................2 三〃酒店重要文件的编写与上传备份程序........................................3 四〃酒店办公电话外线费用统计程序................................................4 五〃酒店各部门备份钥匙的存放程序................................................5 六〃收发传真、文件的程序...............................................................5 七〃分发各类报纸的程序：...............................................................6 八〃酒店全体员工和各部室电话号码的管理程序.............................7 九〃综合部物品外借的程序...............................................................7 十·综合部内部物品领用程序..............................................................8 十一〃打印、复印工作程序...............................................................9 十二〃签退、签到及餐费制定工作程序............................................9 十三〃酒店各类资料的管理程序：..................................................11 十四〃酒店各类档案的管理程序：.................................................12 十五〃酒店各类合同的管理程序：.................................................13 一〃照片备份程序
（一）目的：
为加强对酒店相片的规范化管理，以便于记录酒店的大型活动和查阅相关资料，同时让员工了解酒店的发展与各项工作进展状况等，办公室文员应及时将相片发布并备份，具体程序如下：
（二）程序：
1、每次将相机借出前，综合部文员需做好记录，并让借用者签字；在其使用完毕后，督促其及时归还，做好记录。
2、相机归还后，综合部文员需将内部的相片分门别类的发布于酒店PUBLIC中，并且将相片备份于F盘“2010年酒店相片”中。
（三）注意事项：
1、相片的存放应该及时准确，避免遗漏。
2、相片的备份和发布都应该按照时间顺序或依据部门不同来分门别类的存放，以方便他人查阅使用。
二〃会议纪要的备份与上传程序
（一）目的：
为了更好更真实地反映酒店中存在的问题与取得的成就，以及酒店正反事例和各项工作的开展状况，经营、服务等方面的内容，综合部文员要认真做好会议纪要，及时上传至BBS，并备份存档。具体程序如下：
（二）程序：
1、综合部文员于每周一、三、五认真跟听会议，并做好相关记录。
2、按照规定格式打印成电子稿，并上传至BBS中的纪要栏，以供酒店领导和员工浏览。
3、每次会议纪要按部门汇报和总经理点评进行备份于H盘中的“会议纪要“文件夹中存档，重要内容特注。
4、将周一例会的纪要张贴至宣传栏。
（三）注意事项：
1、会议纪要要详细、认真、准确、实事求是地记录会议全部内容。
2、上传至BBS要及时，以便让员工能及时地了解酒店的最新信息。
3、备份要分门别类，便于查阅。
三〃酒店重要文件的编写与上传备份程序
（一）目的：
为规范酒店的管理，完善酒店的制度，适应酒店的发展和经营，使各项工作都能程序化，标准化，规范化，办公室文员应将上级的各项规定及决议，按照一定的格式，编制成文，并及时下发，上传，备份。
（二）程序：
1、认真记录并执行上级的指示及决议，按照正确的格式编制成红头文件、制度、规定等不同等级的文件。
2、文件需附拟稿纸并按程序交与上级领导审阅，通过后应及时下发，并做好下发记录。
3、将文件上传至BBS的相应栏目，以供酒店全体员工浏览，并将电子稿存放于H盘的酒店重要文件文件夹中。
4、综合部将文件的原稿存档。
5、将各项制度、规定、文件等张贴至宣传栏。
（三）注意事项：
1、文件的格式一定要准确无误。
2、文件内容要忠于事实，忠于领导的指示。
3、文件的制定、下发及上传要及时，备份要分门别类。
四〃酒店办公电话外线费用统计程序
（一）目的：
为规范酒店办公电话的使用，本着加强管理，节约经营成本，明确外线电话的费用状况，综合部文员需将酒店每月的外线办公电话费用做详细记录，并上报。
（二）程序：
1、将每月办公室电话的外线费用按照相关单据统计，并填写上报表。
2、将每月的电话费用与规定限额作对比，形成数据统计，明确办公电话的超额状况，审核后上报。
（三）注意事项：
1、统计必须做到准确无误。
2、将每月的费用状况及时准确的填写到相应表格中，以作对比。
3、确认无误后上报。
五〃酒店各部门备份钥匙的存放程序
（一）目的：
为规范酒店钥匙管理，确保酒店的安全及应急备用，综合部文员需妥善保管酒店的备份钥匙。
（二）程序：
1、每次接收到新的钥匙要在相关表格上做好记录，并将钥匙分门别类标注存放。
2、需要交接的钥匙要做好交接记录，并且交接双方需填写相关表格，并签字，综合部文员需将电子稿和纸稿留作存档。
（三）注意事项：
1、钥匙一定要按标注顺序存放，不得丢失，并且应急时能够及时提供所需钥匙。
2、钥匙的交接要准确无误做好记录，以便查询。
六〃收发传真、文件的程序
（一）目的：
为规范酒店传真、文件的收发，保障信息的及时传达，综合部文员需认真完成传真、文件的收发工作。
（二）程序：
1、综合部文员在收到文件或传真时，要及时将其呈交至相关的负责人，不得拖延。并记录好文件、传真的来源、时间、标题等。
2、在相关的负责人作出指示后，按照指示处理文件或传真，并进行相关的工作，将对传真或文件的处理方案记录在案，备份存档。
3、发传真或文件时做好下发记录。
（三）注意事项：
1、传真或文件的呈送一定要及时无误。
2、按照上级指示处理传真、文件，并做好记录。
七〃分发各类报纸的程序：
（一）目的：
为规范各类报纸的分发，使其充分发挥作用，了解相关事宜，特将报纸的分发程序规定如下：
（二）程序：
《济南时报》分发程序：
1.1 综合部文员于每日早晨接到礼宾部电话后将报纸按时领回。
1.2 在综合部留5份，其中魏总办公室1份，经理办公室1份，综合部1份，财务办公室1份，剩余1份归综合部存档。2 《山东旅游饭店》报的分发程序：
2.1收到报纸后，立即分发给魏总、李总、李总助各一份，综合部2份，其余放在综合办公室，用于以后存放在员工图书馆中，以供员工阅读。
（三）注意事项：
1、报纸的分发应该及时，以保证报纸的时效性。
2、剩余要报纸要妥善保管，不得丢失或破损。
八〃酒店全体员工和各部室电话号码的管理程序
（一）目的：
为方便酒店工作，促进部门与员工间的交流和沟通，及时了解员工和各部室的最新联系方式，特将其管理程序规定如下：
（二）程序：
1、综合部文员将酒店全体员工和各部室的联系方式按照一定格式编制成表，并发布于PUBLIC中，以供查询使用。
2、综合部文员于每月的15号和30号将电话号码根据人资部提供的入离职信息予以更新。
（三）注意事项：
1、电话号码的统计应尽量全面、准确。
2、更新要及时。
九〃综合部物品外借的程序
（一）目的：
为规范综合部物品的外借使用，确保物品的完整无破损不丢失，且其及时归还，特将物品的外借程序制定如下：
（二）程序：
1、重要物品的外借必须要经部门经理批准。
2、物品外借前必须做好相关记录，并由当事人签字。
3、物品外借和归还时都需要让当事人鉴定物品的性能是否正常，若出现问题，落实责任人，根据酒店相关规定承担经济责任。
4、物品使用完毕后，综合部文员要督促其及时归还，并做好登记。
（三）注意事项：
1、综合部文员需要妥善保管物品，不得丢失或损坏。
2、物品的外借和归还都必须按照一定的程序，要做好记录，确定物品无损坏，且功能正常。
十〃综合部内部物品领用程序
（一）目的：
为规范综合部内部物品的领用，本着节约成本的原则，特制定一下程序：
（二）程序：
1、办公室内部员工领用办公物品需到综合部文员处填写领料单，并由部门经理和常务副总签字
2、凭领料单到采供部领取物品。
3、规定物品需以旧换新。
（三）注意事项：
1、领用物品一定要填写领料单，并按程序领取，不得擅自领用物品，2、不得随意损坏和丢失。
3、节约使用。
十一〃打印、复印工作程序
（一）目的: 为规范打印、复印工作，本着节能降耗的原则，特制定以下工作程序：
（二）程序：
1、打印、复印前必须做好记录，以便于日后的查阅。
2、按照要求完成打印、复印工作。
（三）注意事项：
1、要妥善保管打印机，不得损坏且保持清洁。
2、本着节约成本的原则来完成打印、复印工作，为打印复印者提供合理化的建议。
3、做好相关记录。
十二〃签退、签到及餐费制定工作程序
（一）目的：
为规范员工考勤制度，加强酒店的管理力度，综合部文员负责整个部门及部门经理的考勤。
（二）程序：
1、综合部文员每天在上班、下班时间监督综合部及各管理人员的签到、签退工作。
2、签到、签退表由综合部经理签字后于第二天中午12点之前交至综合办公室。
3、综合部文员依据签到、签退表为以上员工及部门经理划考勤。
4、每月的28号按照考勤状况制定员工餐费，并由常务副总签字后，交至人资部。
（三）注意事项：
1、考勤员必须本着认真负责的态度，实事求是的予以操作，不得弄虚作假。
2、上交工作只能提前，不能拖后。
十三〃关于收，发内外部文件、传真的工作程序
（一）目的：
为规范内外收发文件和传真的管理，以及加强所有文件和传真的存档工作，以便于明确相关的责任，保证各项工作的顺利进行，特制定以下工作程序：
（二）工作程序：
1、关于外部收文：
1.1综合部文员在收到酒店以外的单位发来的各类函件和传真、通知之后，应在《外部收文》记录本上做好记录，并复印一份以便于存档，然后将文件或传真及时传达给相关的责任人，并在其作出处理决定后立即通知相关部门或人员予以执行，然后将处理意见等记录在案。
2、关于外部发文：
2.1各部门向酒店以外的单位发文或传真时，需经过办公室，并由综合部文员将相关内容记录在《外部发文》记录本上，以便于日后查询，同时综合部文员应将相关文件的复印件存档。
3、关于内部收文：
3.1综合部在收到外部文件时，办公室文员应将其记录在《内部收文》记录本上，并交与综合部经理审阅后存档。
4、关于内部发文：
4.1办公室需要向其他部门下发文件时，应该将文件的复印件存档，并且在《内部发文》记录本上做好相应的记录，以便于日后查询。
5、综合部文员需将用于存档的内外部收发的文件、传真分类存放，每月一汇总，规范管理。
（三）注意事项：
1、综合部文员的记录需要详细、全面，应将每次收发到的文件都记录在案。
2、记录需要分门别类，使工作规范化，系统化。
3、记录应及时、准确、完整，同时要将各类文件备份存档。
十四〃酒店各类资料的管理程序：
（一）目的： 为规范酒店各类资料的管理，为酒店的发展提供依据，方便各部门对资料的查阅使用，特制定此程序：
（二）程序：
1、综合部文员负责收集和保管酒店的各类资料（包括各类书籍及光盘等），并分门别类的储存好。
2、相关部门借用时，应做好记录，并督促其及时归还，并在其归还时检查是否有破损缺失。
（三）注意事项：
1、综合部文员需妥善保管各类资料，不得损坏丢失。
2、严格规范酒店资料的外借程序，并做好记录。
3、丢失资料要追回。
十五〃酒店各类档案的管理程序：
（一）目的：
为加强对酒店管理，做好酒店的发展历程档案资料的管理，特制定管理程序如下：
（二）程序：
1、综合部文员需将各类与酒店发展史相关的资料、图片等予以收集和整理，分类以电子稿形式存放于电脑中，并以书面形式存放在相应的文件夹中。
2、对于需由酒店全体员工知悉的事项，按要求发至PUBLIC或BBS中。
3资料内借需综合部经理同意，并做好记录。
（三）注意事项：
1、对于档案的管理应该遵守保密原则，对于酒店的内部文件、信息等不得向酒店以外的任何单位和个人透露外借。
2、对档案的收集和处理应及时、全面、准确，并分类做好统计，以便查询。
十六〃酒店各类合同的管理程序：
（一）目的：
为了加强对酒店合同的管理，维护酒店的合法利益，明确酒店的权利和义务，特制定此程序：
（二）程序：
1、各部门应该将其与外单位签订的各类合同（如销售部对外签订的协议等）的原件交予综合部文员处存档，复印件留存于本部门内部备案。
2、综合部文员负责收集和整理各部门对外签署的合同，将其放于相应的文件夹中，并做好记录。
3、内部借阅需综合部经理同意，并做好登记。
（三）注意事项：
1、综合部文员应妥善保存各类合同，不得丢失或损坏。
2、综合部文员需对签署合同的内容保密。
3、各类合同不得外借。
