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对需要外贸服务客户的计划书
一.外贸业务部的定性及定位
外贸部在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外贸部是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外贸部是公司与客户之间的纽带。
基于这些特点，就要求外贸部的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。
在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。
外贸部有其特性，但它不是孤立存在的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。
二.外贸业务部门的工作流程
工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层。
同内部的交流主要是与其它部门的配合，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系，及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用。
外贸部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。
以下为所用到的资料表格
1）样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸部也应要求各供应商打样确认，以确保质量交货期。样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送供应商一份，外贸部保留一份，送会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，留存外贸部，以便客人确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后在通知供应商生产。
2． 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品所有细节，交货条件，付款方式，交货时间等。报价单由外贸主管或外贸专员留存。
3． 形式发票：（P/I），这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同
要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经外贸主管或经理确认后要让客人签字确认回传，外贸部存一份，送会计一份，以便查账。
4． 成本分析单：（COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要做本询价的成本分析（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请外贸主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的外贸主管或经理的同意。部门操作时，利润如低于5%（2010年12月定）则要求征求外贸经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。
5．生产加工单：（ASSEMBLLING FORM）。在订单确认后，要根据同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到供应商。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求外贸主管参加，做到再次对订单的核对。
6． 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）。采购单简单明了，对产品要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经外贸主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。
7． 验货报表（INSPECTION FORM）。公司要求每个外贸专员或主管要对每次订单进行抽检。包括：对产品的检查。中期验货及最终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知外贸主管或经理。以便及时解决问题。跟单员要通知外贸主管每次验货的情况。外贸主管也有责任询问每张订单的情况。
8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求会计处要有明确的订单财务记录。包括：
1）订单订金/尾数款详细的记录。
2）各订单产品的款项明细资料。
9． 装箱单：（PACKING LIST）。每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。
10.其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。
11．要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE。包括此张单涉及到的所有资料。
三．外贸部的内部工作人员配备，权限及责任
外贸部的人员要求少而精。如部门人员暂时不够。宁愿多花时间找合造人员，也不勿忙找人顶替所缺职位。由于工作的关系。部门要求人员：要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。
组织架构与人员分配及工作具体安排：
依普通工厂外贸部而言，B2B外贸部人员架构为外贸经理（1名），外贸主管（2名），外贸专员。（4-5名）
外贸经理：
1）主要负责外贸部的长期规划，带领外贸部人员开辟市场。
2）负责对外贸主管的直接领导。
3）负责抽查部门订单情况。
4）负责公司部门的抽象业务规划。
5）参加展览及同客户接触。
6）对一些较复杂的情况作出断定，指示外贸主管如何操作。
7）经常检查部门订单进展情况。
8）定期或不定期抽查部门账务情况。
9）负责主要的问题处理，不直接于涉外贸主管下达的有关订单任务。
10）主要负责对外贸主管及外贸专员的领导。有权过问部门的各项事务。但如有异议可直接同副总经理商谈。
外贸主管
1）负责协助外贸经理开拓市场。
2）负责部门与客户的交流。
3）负责客户开发及管理。
4）负责本部门的具体工作的安排。
5）负责协调本部门的良好运作。
6）对于较难处理的事，要同外贸经理商议后做出快定及执行。
7）对于比较重要的事情要取的与外贸经理一致的意见。
8）要及时处理安排本部门的工作。做到有序。
9）要协助部门同本公司其它部门的沟通。
10）要协助部门同供应商的沟通。
11）负责订单的安排。
12）负责订金的的安排。
13）负责尾数款的回收。
14）要通知会计每张订单的出货情况。每次出货时，在出货前一定要通知会计。
15）外出应酬费用要及时通知会计。
16）外出应酬费用不超过指定金额，可以直接行使，如超出指定金额的要向外贸经理报告。
17）每个星期要作出一份总结报告。总结上一星期的工作情况。呈送外贸经理。
18）每个月底要做一份本月份报告，总结本月的工作情况。呈送一份给外贸经理，自留一份存档。
19）每个星期要组织本部门至少开3次早会。同大家讨论关于部门的工作情况。及实际操作情况。
20）要通知会计每张订单的的款项情况，及其它款项情况（关于订金，尾数款，样办费，开模费等其它费用。）
21）如部门需要采购一些物品，要向外贸经理请示批准后通知会计采购。
22）如事先已因工作需要有所消费。要向会计讲明费用目的。（严禁虚报）
23）工作中如出现失误，应反思吸取教训。
24）要能承认由于自已的工作失误造成的错误。不允许推卸责任。
25）对于订单的下达及信息传达时，要求用词清晰明确。不能含糊不清。对于下属或其它同事的询问，要耐心讲解。不能含糊不清，赙衍了事。
外贸专员
1）负责样办供应商的采购。样办的跟踪。
2）负责订单供应商的采购和跟踪。
3）负责寻找一些优质供货商。及对供应商进行有效的管理。
4）负责对供应商产品价格的控制。目标要做到用最低的价格采购到最好的产品。做到采购成本要
处于本行业的最低水平。（要做到货比三家，每次有新配件要询价时，一定要至少询问三家工厂）
5）负责对产品质量的控制。产品质量一定要与订单要求相符，确保产品质量。
6）负责产品的确认。根据订单要求。公司部门要求每一订单产品都要经过确认后再安排生产。产品要交与外贸主管确认。（特殊情况例外）
7）负责产品入仓前的检验。要根据订单抽检。
8）负责大货前样办的安排及确认。大货样办要交由外贸主管确认。确认大货样办与订单相符后再根据订单要求时间通知供应商安排生产。
9）负责产品货期管理，要根据订单时间要求及时调整产品的跟踪。一定要根据订单时间要求安排，具体工作可自已安排。但以不影响到订单出货时间为原则。
10）如在样办及产品跟踪过程中有任何凝问，要及时与外贸主管沟通询问，不能自作主张或赙衍了事。
11）每张订单产品价格确认后要及时通知会计。
12）负责后期验货。大货生产完后，根据订单进行验货。要填写验货报告。送呈外贸主管。
13）每星期不少于3次以早会形式同外贸主管沟通，同外贸主管核对订单进展情况。以让外贸主管对订单进程有熟悉了解。
14）每月写工作报告。总结本月工作情况。及出现的问题报告送呈外贸主管。
15）只对部门内事务负责。如有越部门的事情处理。可通知外贸主管。
16）负责出货安排，包括协助外贸主管订舱，报关等事项（具体要听外贸主管通知）。
17）订单完成后，负责整理订单归档。
18）不允许以任何形式收取供应商的款项。一经发现立即开除。
19）产品价格不许虚报，如有发现，经指正不改立即开除。
20）如因出差产生费用，请及时向会计报账，要详细列明出差地及目的，出差费用不许虚报。
21）对于上述18，19，20项。部门经理有权处理。
