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关于企业秘书应该具备的职业意识的调查报告
内容摘要：本文围绕现代企业秘书应该具备职业意识的中心，探讨了在我国改革开放后特别加入WTO后，对秘书工作提出了的更高职业意识要求，在江苏扬州地区的部分企业展开了调查研究。就企业秘书工作者要拥有政治素养、保密意识、写作能力之外的能力、形象意识的培养、不可丢失的法律意识、效率意识培养的重要性等方面做了调查和研究，通过对数据的分析与研究并总结出了自己的意见、关 键 词：企业秘书意识调查报告
调查背景：
从建国初单一计划经济到改革开放后各产业蓬勃发展的市场经济,特别是我国加入WTO后，在新在时代背景下,企业管理面对对外经营和对内交流的情况日益复杂,这也要求现代企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，这也客观上对企业秘书工作提出了更高的要求。现代企业需要什么样的职业意识的秘书。要做好现代的企业秘书工作，对我们现代企业的秘书有什么新的职业意识要求呢?带着这样的问题，我对周边的部分企业进行了走访与调查。
调查方法：填表 走访 调查
调查时间：2010-3-1结束时间：2010-9-26
数据与分析：
经过近半年来对周边各种企业性质的大中小企业的走访与调查。特别是一些私营业主与大型企业领导与秘书的对话，本人归纳总结出了以下几点：
1、过硬的政治素养是首要意识。
现代企业，无论是大到千人以上的国有大中型企业还是小到百十人的私营企业。对企业秘书工作必须具有过硬的政治素养是企业领导和老板们均提出的一项原则性要求。这里的政治素养已不仅是企业要求秘书具备有较高政治理论和政策水平和较高思想觉悟。而是要秘书能在掌握国家政策和国家发展的方向的同时，必须具有掌握时代和信息发展的脉动的能力，为领导的决策提供及时准确的信息。在我调查的一位以代加工毛绒玩具为主的企业，企业主张老板就给我讲了一个非常精彩的实例：06年他们企业为了对外经济贸易联系的方便，招了一位具有英语8级本科学历文秘。本来企业的主要目的是有外商来看样品时能有个翻译，能从外商那里得到直接的信息，从而可以跳过外贸公司直接能跟外商拿到订单。可是08年华尔街金融风暴使外贸市场特别他这个主要以北美市场为主的企业已基本到了无路可退的地步。正是这位秘书通过了解国家要在2010年举办“世博会”给他提出一个很好的建议，才能企业起死回生：她了解到08年奥运会毛绒福娃市场非常火爆，她就建议老板去上海跑跑毛绒”海宝“的市场。张老板的总结我非常欣赏，他说，一个对国家政策和国家大事不关心的人，一个对企业发展漠视的员工，是不可能对他这个老板提出如此价值千金的建议的。
2、保密意识是不可忘却的职业操守
在我所有调查的现代企业里，有95%的老板对秘书不能保密或者辞职后的不能保密非常头疼（剩下的5%就是那些纯代加工企业）。大型国有企业的秘书一般掌握着企业发展过程中各种资料和数据，一份价格表说不定就送了一个企业的命；而对小的私营业主来说，一个小小的工艺改进或者一个小小的操作改进，说不定就是企业发展的命脉，而这一切说不定就死在了秘书不在意的一句闲聊里。所以在这个信息万变的时代背景下，对秘书们来说：严格执行有关保密法律、法规和制度，应该是自觉养成的好习惯。作为一名现代企业秘书保守企业的秘密既是严格遵守的职业操守，也是做人的基本道理。作为一名现代企业秘书不能为了一己私利而出卖公司的秘密。也不能以知道企业内部信息而沾沾自喜而无比地炫耀，在自己无知的得意忘形中使自己的企业遭受莫大的损失。据我的调查，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问已经是现代企业秘书工作的重要职业道德规范
3、能力已不能局限在写作
过去的秘书在人们眼里就是帮助领导准备那些公文性文件和各种的会议的发言稿以及整理各种大小会议的会议纪要。现代企业对秘书要求已不仅仅局限在写作的单项能力上了。当今的时代是一个信息发展的时代，对电脑各种办公软件的熟练使用、收发传真、网络的查询、电子邮件、复印已经成企业秘书必须具备的基本能力。过去秘书面对的应该是一个个文件柜，现在是必须要能面对电脑显示屏。在我调查的一个具有30多年历史的乡镇企业，公司的乔总就不无感慨的说，时代在发展，不管怎么追赶我们也不如年轻人的脚步轻快。他给我讲了一个小故事，跟他共同打拼20多年的一位“老战友“，写了一手的好钢笔字及毛笔字，写个文章也是洋洋洒洒好不费力，字斟句酌的。但是就是学不会电脑，看到电脑头就疼，写个文章还是靠那支笔，虽说文章写的不错，但要他写个讲话稿不得一天拿不下，他虽然不忍心也不得不让他退居二线了。
4、形象意识至关重要
在我调查的亚星客车股份有限公司办公室秘书刘经理时，那时正是炎热的7月，只见他穿了衬衫还打了个领带。我不无惊诧问他，天气怎么热，你形象又这么好，难道非要打个领带吗？他说，我的形象就是企业的形象，公司有空调没有多大的关系。正装得体，微笑大方是我调查这么多企业秘书的一个总体印象。这也让我想起来一句话“MADE WITH CHINA”。国家都要通过一句话来改变自己的在别国群众心目中的形象，作为个人，作为一个企业的秘书，形象问题就应该是我们时刻必须注意的。作为领导的助手，企业秘书必定会出席各种会议、宴席及其他工作场所，衣服、行为可能直接关系出席各种商务活动的成败，从来就一句老话“第一印象很重要”。
5、不可丢失的法律意识
现代企业对外贸易与对内交流的各种商务活动已经非常的频繁，作为一位企业秘书首先
是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》、《劳动法》等，还必须掌握与本行业密切相关的法律法规等。对协外的企业，对秘书的要求就更高，作为该企业的秘书还必须对方国家的相关法律法规有比较清晰的了解，东西方文化的差异也造成在法律细节上有许多很大的差异，在合同文本上如何做到符合双方国家的法律要求，这也是协外企业秘书必须具备的基本素质要求。
6、效率意识培养很重要
现代企业秘书必须树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，这也是现代企业秘书工作的基本要求之一，也是企业发展形势的需要。现代企业要求秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。但是作为一名如果要想做到或者达到这样的水平，不经过3-5年的工作锻炼是很难道做到。这就要我们企业秘书在平时工作不断培养自己的时效意识。“凡事预则立，不预则废”，平时注意收集和整理一些资料，针对领导过往的工作需要，要做到未雨绸缪，增强超前意识和主动意识。花个3-5天去整理一个份资料，即使不是企业的秘书，给他足够的时间他也能办成，所以对一名现代的企业秘书来讲，我们必须高效及时拿出令领导满意的方案才是我们工作水平的体现。在我调查的90%私营企业对这项要求都非常的高，而且近乎苛刻。在我这些私营老板沟通的时候我也发现，对老板来说，市场的竞争压力不断的加大，企业大小事务都包揽一身，对销售、财务等高薪聘请的工作部门的要求也相对较高。对老总身边的秘书来讲，要求就是更高了。因为工作的需要，常常要求你1个小时拿出对方企业的资料和与本公司的业务往来记录，如果所有的资料都是等到你需要的时候才跟相关部门去索取，在我调查的企业里给你最好的答案就是戴上你自己的背包直接回家。
7、企业秘书人员要学习、学习、再学习
学习意识对一名企业秘书来讲：一是要不断充实自己的职业知识，理论联系实际把课本知识转化为自己的实际工作能力，不断提高自己的业务水准；二是要学习生产质量方面的知识，了解生产现场设备和工装的性能，了解企业生产工艺流程，了解企业质量管理水平，如9000体系认证3C认证等。三是向同事学习，在工作中多与同事沟通协商，特别是向那些工作很多年的老同志学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。四是向实践学习，实践是检验真理的唯一标准，我们只有充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，任何领导都有他独特的人格魅力和与众不同的领导管理水平，学习领导同志的领导艺术和工作能力，必定对我们的个人成长有事半功倍的效果。六是向书本学习，书中自有黄金屋，书中自有颜如玉，博览群书，锲而不舍，从书本中汲取知识和能量。六是向网络学习，网络就是一个大的图书馆，蕴藏着许多我们急需的资料和知识，使用起来也非常方便。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面，既是个人能力和水平的提高，也同时提高了自己工作的业务水平。
8、语言能力的多样化要求
秘书的语言能力直接关系到企业在各类商务活动中的成败:一说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。二说话能力还包括语言能力，根据调查情况来看，现在一般的企业都要求秘书必须有英语口语交流的能力，哪怕你没有国家的英语考试的等级证书，在与外商的沟通中，不管国有大型企业还是那些小小的私营企业都希望自己在这个方面拥有主动权；三语言能力还包括地方语言的能力，随着西部大发展的展开，要与西部人民做好生意，你必须要拥有维语藏语的简单交流能力，否则企业如何开展工作，这与企业找个向导翻译产生的效果是截然不同的。就如过去台资企业的新起，对会闽南话的秘书来说，自己拥有了突出的个人条件。简言之，现代企业要求秘书在过去能说话，会说话，说好话的传统基础上，还要你能有多种语言表达同样意思的语言能力。
9、全局意识
常言道，一位事业成功者后面都站着一位贤惠的妻子；而每位英明卓越的领导后面都拥有一群聪明能干的秘书。我们许多秘书都有着令人叹服的才华、令人倾倒的风度、令人钦佩的骨气、令人赞美的精神。而在我统计调查数据时发现，拥有全局意识是老板们特别看中的秘书条件。对那些国有大中型企业来讲，全局思维，局部施行是一位秘书必须掌握好的工作方法。秘书所属领导，对下是全局，对上是局部，因此秘书有责任协助所属领导顾全大局，这就要求秘书必须拥有全局意思。如果一个秘书没有全局意思，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而是只是随声附和，或在站在局部利益立场乱出点子，他不但不能为辅佐领导出谋划策，而且已经丧失了一个秘书的正常职能。秘书的内在思维，要求他们应该从全局的高度和角度出发，向领导提供可行性意见和建议，供其参考决断。一旦领导做出决断，作为秘书必须无条件答案坚决执行，而不能有丝毫游移。更不能自以为是另搞一套。
10、做一个“保姆”式“服务员”
在我走访调查的过程中，总是能从个别领导和老板的话语听到这样的感慨。现在的秘书工作能力都很强，工作起来也非常主动积极，但是总有种给人是难以服侍的感觉，特别是那些80后的年轻人。看着调查数据我想，这也是时代特色吧。80后秘书在家都是从小皇帝小公主的生活过来的。父母过去也是在注重的也是如何提高的个人能力。在家庭生活中，就往往忽略服务别人关注别人的服务意识。真正工作了还改不了过去的生活痕迹。所以我认为培养现代企业秘书的“保姆’式服务员的工作意识是很重要的。在工作中。作为企业秘书我们既要能拿出领导需要的各种资料，也要能在领导工作疲劳的时候端上一杯清茶为其解去商务谈判的劳累。秘书本来就是有个服务的概念在里面。
11、健康意识是根本
常言道：“身体是革命的本钱”。难以想象一位体弱多病的秘书是怎么样为领导出谋划策的。所以讲，作为秘书没有好的身体，如何能更好地为领导服务。作为现代企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日加班完成工作任务的坚强体魄，因为身心经常
处于高度紧张高度疲劳的状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以现代企业秘书工作者，必须拥有健康意识和如何保持拥有健康身体的知识，并要能坚持加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。
总而言之，现代企业的秘书工作必须能紧跟时代步伐，提高自己的政治素养，培养保密意识，不断努力学习，树立职业意识，提高职业素质，不断完善自己，利用好现代科技工具,掌握好科学的工作方法，付出艰辛的劳动，拥有坚强的体魄，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。
