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电子文件学习心得
档案学司念鹏2008302490037
一个学期马上就要结束了，刘家真老师的电子文件课程也告一段落，在每个星期三的早上，刘老师都会以热情饱满的精神状态和广博渊深的学识迎接我们，并为我们传授电子文件的相关知识。通过一个学期的学习，我们也学到了许多电子文件管理的相关知识。
1.通过学习明了了什么，这个问题是过去不知道的，或是模糊的，通过学习明确了
通过学习，我明白了学习电子文件管理的重要性，电子文件和电子文档这些相近概念的联系和区别，电子文件长期保存的有关问题，元数据的有关知识，电子文件和信息管理系统之间的联系，电子文件管理系统开发的需求过程以及电子邮件管理的一些知识。可以说这些知识点都是原来自己不知道的，通过上课学习才大致弄清楚了，其中，电子文件保存、元数据和电子邮件的知识在没上课之前我自己凭借已有的知识和所见所闻先思考了一些可能的知识点，但是仍然对这些问题的具体内容不甚了了，上过相关章程后我才发现我先前自己思考的东西有很多是不正确的，有很多是不严谨有缺陷的。
一、电子文件保存问题
在我原来的思维中，电子文件保存是很有必要的，而具体的保存方法就是在电脑中单独建立一个新的文件夹，将此电子文件移入，必要的话可以给文件夹加密，并且我知道对文件的保存要用到相应的许多技术，但是对这些技术的具体使用方法却说不出来。经过学习，我大吃一惊，原来电子文件的保存涉及到这么多知识，而且知识点都分的很细很细，特别具体。比如电子文件的保存可以分为短期保存和长期保存，长期保存里又有永久保存，而不同的保存期限对保存的一些要求也不尽相同。保存电子文件的技术要求要确保以下几个方面的实现，首先是文件格式的有效性，然后是文件载体的有效性，再次是对风险或灾难的可抵御性，最后是严格的系统监控管理。文件格式和文件载体的方面我考虑到了，但是我忽略了对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理。由于大二所学的《文献遗产保护》课中涉及到对风险或灾难的可抵御性和系统监控管理，所以忽略这一点显然是不用应该的。
另外我还具体学习到了对长期保存电子文件已有的技术解决方案，它包括：（1）迁移，包括硬件迁移和软件迁移，及其优点和存在的问题；（2）仿真，及其几种形式和技术方法，同时及其优点和存在的问题；（3）技术保存，又被称为硬件博物馆，这是我以前没有听说过的，它最大的优点是可以是电子文件以最初的原貌展现，而缺点也十分明显，当被淘汰的硬件软件数量过大时，不可能做到万无一失地保存所有过时的硬件或软件，同时，被保留的这些硬件与软件几乎不可能在当前环境下得到维护，因此难以作为长期解决方案。（4）风干，这个风干我一开始理解错了，以为是晒东西的那个风干，学习过后我才知道此处的风干是指采用最简单的技术对电子文件进行保存，风干只是一种形象的说法。
二、元数据问题
对于元数据这个概念我了解甚少，也没有将其和电子文件联系起来，因为元数据原来只是计算机软件技术里面的内容。但是通过学习我更清楚地了解了元数据，也知道了原来元数据可以使用的范围很广，在电子文件领域也涉及到并且是个十分重要的概念和内容。具体来说，有元数据、元素、元数据集的基本概念，元数据的基本特点，元数据的实质，背景信息与元数据的区别与联系，元数据的基本作用，元数据的主要类型，元数据的创建，元数据的质量评价，元数据标准的设计，文件管理元数据的作用与覆盖范围，文件管理元数据的来源与特点，文件管理元数据的主要类型，文件管理元数据的捕获方式和特点，文件管理元数据的管理原则、方式与特点。老师应该注意到了，我把元数据一章的关键内容全写了下来，因为在学习之前我确实对于元数据几乎一点都不了解，在学习中才慢慢地学到了元数据的一些知识。再加上在ppt演讲时我们组的主题就是关于原数据和其在电子文件管理中的作用，在写小论文和作ppt时查阅了很多元数据的相关资料，所以对元数据的理解又深了一些。
由于元数据的内容较多，所以我举个例子来说明下，通过学习我知道了元数据的创建有许多不同的途径，比如一些基本结构型元数据和管理型元数据是由资源的创建者提供的，他们在创建数字对象或最初数字化过程中创建了元数据；由技术人员设计的自动化处理程序也能够产生这些元数据。对于一些描述型的元数据，由编索引的人或其他信息管理专业人员来创建会更有效。有些元数据的创建，则需要相关研究人员和信息专业人员一起协作。研究人员可以创建一个元数据纲要，完成最容易填补的元数据，然后信息管理人员再对结果进行补充或审查。与此同时，越来越多的元数据创建工具也被开发，可以划分为：模板、置标工具、抽取工具和转换工具几类。模板允许用户将元数据值输入预设的字段中，这些字段与所使用的元素集相匹配。接着，模板将生成一个有关元素及其对应值的格式化集合；置标工具将元数据的属性与值构造进制定的schema语言中，大多数这样的工具生成XML或SGML文档类型定义。有些模板包含这类置标，作为元数据的最终译本；抽取工具可对数字资源进行自动分析并创建元数据，这些工具通常限于文本资源。这类工具只能作为协助创建元数据的辅助工具，最终抽取的元数据通常需要手工进行审查和修改编辑；转换工具可将一种元数据格式转换成另一种格式，源格式目标格式中各元素的相似性将影响附加编辑修改工作的工作量，并且需要手工输入元数据。
由于元数据的内容太多，暂且举这个例子，对于元数据这章我感觉是收获最大的，因为几乎完全是从零学习的，所以感觉学到的东西也最多。
三、电子邮件的问题
电子邮件对于我们来说一点也不陌生，我们几乎每天都会与它打交道。在电子文件领域中电子文件也有着十分重要的作用。我们所谓的电子邮件其实在电子文件领域中其实有更多的内容，我们平时只是接触了其表面，而对其内在的一些东西知之甚少。
比如在收到电子文件后我们可能就会认为其已经保存了，但是在学习后我们知道邮件系统不具备文件保存功能。尽管电子邮件可以借助附件传递更多格式、更大容量的文件，并且邮件数量增长迅速。但是电子邮件系统的容量是有限的，这就必然会带来空间争夺的问题。如果不对电子邮件加以管理，就会由于空间不足而使某些电子邮件消息被自动删除，使具有文件价值的重要邮件面临丢失的危险。此外，电子邮件系统不具有对电子邮件的价值鉴别、组织、分类、处置与存取等功能。
2.对哪些问题理解最深，并有利于今后的学习与工作
感受最深的应该是元数据里面的电子文件元数据在电子文件管理中的作用以及电子文家长期保存的问题。
一、电子文件元数据在电子文件管理中的作用
理解了电子文件元数据在电子文件管理中的作用无疑在今后的工作中针对电子文件管理问题中会更重视元数据的作用。元数据的作用基本可概括为描述、定位、搜寻、评估和选择。在电子文件管理系统中，元数据系统一般是通过设计阶段预设在电子文件管理系统中，作为一个持续的动态过程，自始至终伴随着电子文件的整个生命周期，由此可见元数据在电子文件管理中起的作用是何等重要。以下是元数据在电子文件管理中发挥的主要作用：
1.构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能，能够即时动态地获取电子文件管理的各项信息，面对海量信息资源管理，借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。
2.维护信息的识别与读取功能。元数据具有静态映射功能，一旦获取了电子文件所携带的元数据信息，就可以完整地记录电子文件的原始状态，能够系统地映射出电子文件的信息内容、背景和结构；还能够映射出电子文件的生成环境和行政管理环境。只有在获取数据对象的同时也获取这些信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。
3．保障电子文件的真实性与凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据系统能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起，其载体、设备及所用技术的变迁史，以及使用干预该文件的整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人数的多少都全部作为历史数据保存下来，记录备案。这些为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。可见，元数据成为电子文件管理的关键所在。
二、电子文件长期保存的管理方案
电子文件的长期保存一直以来都受到特别的重视，而保存中的一些问题只有理解了才能在以后的工作中电子文件保管这方面有的放矢。
长期保存电子文件的管理涉及多方面的内容，有几个必须考虑到主要问题：
1.将长期保存的电子文件从原生系统中分离出来。电子文件的逻辑归档并不要求将电子文件的数据装一道档案馆保存，但这并不意味着允许将长期保存的电子文件放在原生系统中。
2.电子文件格式的监控与迁移。系统中的文件格式应被监控并定期检查，以防文件格式过时。若不能对格式进行监控并定期进行转换，信息就可能丢失。
3.电子文件的备份和安全拷贝。电子文件在其保存过程中面临着种种潜在的威胁，例如系统故障、人为误操作等，因此需要对电子文件进行备份和安全拷贝，从而在电子文件管理系统遇到人为破坏或者自然灾难时能够通过备份或者拷贝对系统及其数据进行有效地恢复。
4.电子文件载体的更新和迁移。电子文件常见的存储介质包括磁带、磁盘、光盘等。电子文件的存储介质寿命很有限，而且容易变质，易受阳光、尘埃、磁场、温湿度等外界因素的因素的影响。为了避免由于载体损坏所带来的文件丢失或者破坏，必须要对电子文件载体进行更新和迁移。
5.灾难预防。电子文件的灾难预防比纸质文件重要，因为其数据高度集中，还因为其存储介质稍微受损就会丢失数据，甚至无法恢复。预防灾难的相关管理方案有：
（1）加强电子文件存储库的安全防护措施。
（2）制作常规数据备份件。一旦灾难发生，就可以通过备份恢复档案数据，降低电子文件保存过程中可能造成数据丢失的风险。
（3）灾备。不同于常规数据备份，它是通过在异地建立与维护一个备份中心，利用地理位置上的分离来保证电子文件存储系统对灾难事件的抵御能力。
谢谢老师！
