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广 东 省 汕 头 市 中 级 人 民 法 院
汕头中院档案工作目标管理情况汇报
市档案局的各位领导：
您们好，欢迎莅临我院检查指导工作!
我院领导高度重视档案工作，在接市档案局《关于对档案工作目标管理达标单位进行复查的通知》后，院党组书记、院长林平同志主持召开党组专题会议，研究部署档案工作目标管理复查准备工作，成立了以院党组成员、副院长郑楚明为组长的档案工作领导小组，制定了工作方案，并从院其他部门抽调了6名同、志加强档案室工作力量。根据林平院长的指示，我们按照《广东省机关档案工作目标管理评估表》的具体要求，对照考核项目、考核内容和具体的评分标准，分类逐条逐项进行检查，认真做好查漏补缺工作，较好地完成和落实了市档案局关于档案工作自查和复检的各项要求。
下面，就我院档案工作情况汇报如下。
一、基本情况
近年来，我院档案工作严格执行国家档案法、档案法实施办法和最高院《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼文书立卷归档办法》等法律法规和档案工作规章制度，按照“抓基础，强管理；抓制度，重维护；抓编研，优服务”的总体工作思路，不断加强档案工作目标管理建设，提高档案管理水平，较好地构建起一个“门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务”、具有人民法院特点的档案工作体系。
(一)档案行政管理。我院坚持把档案工作列入党组议事日程，严格落实《人民法院档案管理办法》的要求，成立档案综合管理机构，由院领导分管、办公室主管档案工作，档案室配备了3名专职工作人员，并以本院各业务庭书记员、各部门内勤人员为基础，建立起一支兼职档案员队伍，负责其本部门档案资料的收集、整理、移交归档工作。我们还根据全国．法院档案工作会议的要求，制定了汕头市中级人民法院档案工作发展五年规划，坚持每年制定年度工作计划，做好档案工作总结，及时向上级法院主管部门、市档案局报告档案：工作情况，主动接受上级主管机关和市档案局的监督指导。近年来，我院曾多次配合省法院完成“人民法院档案管理”专题调研任务，多次就档案维护、保管以及库房建设等方面的问题向市档案局的专家们提出咨询，并得到了档案局的宝贵支持和科学指导，不断密切和加强与上级主管部门和市档案局的业务联系，为科学、有序地推进法院档案工作打下了坚实的基础。
(二)档案工作制度。为规范档案管理，促进法院档案工作快速、健康、有序发展，我院对以往的档案管理制度进行全面修订、完善和充实，进一步明确了档案管理原则、档案工作职责、档案库房管理，以及档案维护、查阅、开发利用等方面的具体要求；进一步明确了法院诉讼档案、行政文书、声像档案、司法鉴定档案和会计、基建等资料的归档时间、范围和方式方法；进一步规范和细化了我院各部门内勤工作人员和各业务庭书记员做好档案收集、整理、立卷、归档的工作职责、操作程序和注意事项。近年来，我院先后出台了《汕头市中级人民法院档案管理规定》、《档案安全管理工作规定》、《诉讼文书立卷归档制度》等十多项档案管理制度，各项档案工作制度更加科学、规范、便于操作，确保了档案的管理、维护、使用有法可依，有规可循。
(三)档案库房设施建设。我院档案室建设从1995年达标升级时的250平方米扩大到现在1000多平方米，档案室实现了库房、办公、阅览三分开，档案库房的面积达到8OO平方米，为确保档案工作未来的发展和建设，我院还专门为档案室预留了近400多平方米的档案备用库房，其容量可以满足今后15年档案保管的需要。近几年，档案室的配套设施设备也实现了升级和更新，添置了各类较为先进的档案管理维护器材和配套设备。档案库房共安装了密集架92组，配备了水冷柜式冷风机、抽，湿机和七氟丙烷灭火器等设备；档案办公区配备了计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪等专用器材。
(四)档案开发利用。我院档案室共有档案资料10.46万卷、5千余份，其中，诉讼档案1O.1万卷，文书档案1647卷、5151份，会计档案140O卷，司法鉴定档案36O卷，基建档案220卷。这是一个庞大的信息资料库，是建国以来汕头乃至潮汕司法的历史记录，我们始终将它当成一笔宝贵财富，始终把开发利用档案资源、挖掘档案现实价值作为档案工作的一个努力方向。为提高法院档案利用率，充分发挥档案的功效，让它更好地服务审判、服务民生、服务地方经济社会发展，我们对司法档案的开发利用不再停留在简单的查阅、借阅及备案功能上，而是积极挖掘司法档案所蕴涵的信息价值，把档案资源作为法治宣传、道德教育、司法文化建设以及各类司法调研的良好素材，大力开展档案编研工作，利用档案资源研究汕头司法、潮汕司法的发展趋势和历史轨迹，探索司法未来的发展方向。我们利用档案资料组建案例库，建立案件分析机制，建立案例指导机制，编写《汕头审判志》，编撰《汕头中院制度汇编》，出版《汕头法官论文集》、《五十年足迹》、《大事记》和《司法统计分析》等一大批编研资料，进一步发挥、了司法档案的法律效用和社会效用。
二、主要做法和经验
近几年，我院不断强化档案工作目标管理水。平，进一步健全完善档案工作机构，探索科学规范范管理体制和运行机制努力推进依法治档，使档案管理日趋标准化、规范化，信息化。我们的做法和经验主要体现在以下几点：
(一)领导重视，部门配合，是做好档案工作的关键。我院领导始终把档案工作放到法院工作全局冲去筹划，始终把档案事业作为法院发展和建设的一个重要组成部分列入到法。院发展规划当中，保证档案工作同审判工作同步发展。院领导除了加强对档案工作的指导和帮助之外，经常想方设法为档案部门办实事，解决档案工作中的人、财、物问题。我院档案工作也得到了院各部门充分理解和大力支持，院各部门领导能充分支持档案工作，严格按照档案管理规定指导和督促本部门的内勤和书记员配合档案部门做档案工作，为档案资料的收集、整理、归档做了大量的基础工作。
(二)建章立制，依法治档，是规范档案工作的根本保障。在法院干警中广泛宣传档案法律法规，宣传档案资料的重要作用和历史价值，宣传司法文书档案对审判执行活动的重要影响，认真克服重审判、轻档案的思想，解决档案工作中随意性、粗放性的管理作风，提高干警依法治档意识，推动法院档案管理走上规范化、科学化、法制化的轨道。一是依法建立、健全法院档案工作规章制度，使档案工作有法可依、有章可循，逐步走向规范化、制度化；二是依法建立和完善档案管理网络，按照分工负责、集中管理的原则，建立由院领导牵头，职能部门主抓，档案室具体负责，各部门内勤人员和业务庭书记员相互配合的档案管理网络，形成以岗定责、责权分明的档案工作管理体系；三是依法指导各部门文件、审判文书资料的形成、积累和归档工作，确保资料完整、归档及时、交接合法、管理规范；四是依法落实集中统一管理，防止档案资料分散、流失、久借不还现象的发生。
(三)严格标准，夯实基础，是提高档案质量的有效环节。我院大部分档案原始资料来自于各业务庭室审判执行工作的第一线，大多档案原始资料来自不同的单位，经手人往往也各不相同，从收集、汇总、编档到归档的人员各不相同，导致有相当数量的归案资料收集不完整、排列次序不规范、目录和卷宗封面项目填写不齐全；有的归案资料存在用纸、用笔不规范，装订不整齐、书写不工整；有些部门由于案件审理时间长，接手人员多，长期无人立卷；有些部门的文件、文稿、会议材料不整理、不归档，造成一些资料长期散失在立卷单位或个人手里。为解决这些情况，我院认真抓好立卷归档、收集整理、编目保管三个重要环节，认真做好档案基础工作。我们把档案质量问题列入书记员、内勤人员及其他有关人员的岗位目标管理责任制，作为考核干部、晋升职务的一项内容；规定诉讼档案必须在结案后3个月内立卷归档，当年行政文书档案必须在次年6月底前立卷归档，司法鉴定档案必须在办理完毕后6个月内立卷归档，当年会计档案必须在次年6月底前立卷归档等，较好地解决了归档久拖不决的现象。同时，专职档案工作人员认真履行职责，严格归档标准，对不规范、不完整的案卷坚决不接收归档，对不按期归档的单位和个人督促其按期归档，从源头把好档案质量关。
(四)落实“八防”，加强管理，是确保档案安全的有力举措。我院认真贯彻落实最高院和国家档案局关于档案管理安全工作的有关规定，严格按照档案管理“八防”工作要求，落实防尘、防火、防盗、防高温、防潮、防光、防蛀、防腐等各项安全工作措施。我院档案室有些档案存放年代久远，容易出现发霉、变质现象。特别是上世纪五、六十年代的档案，由于纸张质量差，加上早期保管不善，一部分档案因发霉而出现字迹褪变、材料残缺、案卷破损严重等现象。为保护好历史档案，我院组织力量，分批次对这些档案卷宗进行逐个处理，认真做好档案的除尘、除霉、杀虫、防腐工作；档案室工作人员把这一批卷宗作为防护重点，坚持一天一小扫，一周一大扫，经常性地做好除尘工作，严格控制库房内的温度、湿度，定期施放杀虫驱虫和．防腐药物，确保档案资料的完整和安全。(五)注重培训，强化素质，是提升档案管理水平的重要途径。我院诉讼档案材料的立卷归档工作主要是由担任案件记录的书记员负责，而其他行政文书的立卷归档工作是由各部门的内勤工作人员完成，由于人员变动频繁，加上每个人接触立卷归档工作的时间长短不一，人员素质参差不齐，特别是新进的书记员和内勤人员大多没有档案工作经验，为了提高档案工作人员的业务素质，我院在坚持以老带新、专职档案员进业务庭室帮助指导的基础上，每年举办一次业务培训，组织档案工作人员学习档案工作的法律法规及我院档案管理工作的各种规章制度，组织书记员和内勤工作人员参观档案室，了解档案管理工作的最新信息和管理手段，由专职档案员向培训人员讲授档案材料的收集、整理、装订、归档的方法方式和注意事项，并通过现场示范、现场操作、现场考核的方法让每一名受训人员在较短的时间内掌握档案立卷归档工作的基本技巧和工作要求。
三、存在困难及下一步工作
(一)存在主要困难
1、缺乏统一的档案检索软件，制约档案信息化管理。由于法院系统未开发统一的档案检索软件，目前，我院目录检索仍然采用手工检索加电脑检索的方式，大大地制约了档案信息化管理的全面推进。
2、刑事诉讼档案归档管理工作难度大。我院刑事诉讼档案案卷包括公安卷、检察卷和法院卷，由于不同案卷的档案用材、装订方式各不相同，对档案质量造成较大的影响，也加大了档案归档和管理的工作难度。
3、负责案卷装订的人力不足，档案基础业务建设和管理有待进一步提高。我院没有配置专门的案卷装订工作人员，大部分案卷是由书记员装订，由于案多人少有时书记员为了赶期归档，致使装订质量下降，出现案卷保量不保质的现象。
4、档案库房恒温恒湿设施有待进一步改进。由于我院档案室的空调机房设置在办公区旁，空调出风口直对办公区、空调使用时，办公区的噪音大、风力大、温度低，对档案工作人员的身体影响较大，在上班时间档案室空调无法长时间开启使用，使档案库房有时无法保持恒温恒湿状态。
(二)下一步工作
1、继续加大对全院档案工作人员的教育培训力度，进一步增强依法治档意识，提升我院档案管理整体水平。
2、积极创造条件，加快法院档案信息化管理步伐，引进先进的档案管理软件，探索纸质档案扫描录入，推动档案电子化建设。
3、继续做好历史档案的鉴定、整理、抢救工作，确保档案的完整与安全。
4、进一步抓好档案库房、装备建设，尤其是在近期加紧推进库房空调系统改造，彻底解决好库房恒温恒湿问题，不断改善档案的管理和保护条件。
5、进一步转变观念，强化主动服务意识，拓宽档案服务领域，不断提高编研、开发档案信息资源的能力，充分利用档案为审判工作和其他工作服务。
