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辽宁省文化厅辽宁省档案局关于印发《辽宁省群众艺术馆、文化馆档案管理办法》的通知
2006-7-20 11:06:02 点击：
444 辽宁省群众艺术馆、文化馆档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强我省群众艺术馆、效地保护和利用档案，更好地为发展群众文化事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》并参照国家档案部门的有关规定，结合群众艺术馆、文化馆工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于全省群众艺术馆、文化馆，乡镇文化站(文化中心)参照执行。
第三条 本办法所称档案，是指群众艺术馆、文化馆在历年的各项社会活动中，直接形成的对国家、社会及群众文化事业发展有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等各种形式的历史记录。
第二章 机构与职责
第四条 群众艺术馆、文化馆应加强对本单位档案工作的管理，设立综合档案室，并配备专(兼)’职档案管理人员。
第五条 群众艺术馆、文化馆的档案工作，在业务上受本行政区域相应的人民政府档案行政管理部门的监督和指导；文化主管部门协助档案行政管理部门对群众艺术馆、文化馆的档案工作 进行监督和指导。
第六条 档案管理人员必须具备专业知识，按照省人民政府档案行政管理部门要求，取得上岗资格。
第七条 档案管理人员要制定本单位的档案管理规章制度，严守党和国家机密，严格执行有关保密规定，遵纪守法，做好档案管理工作。
第三章 文件材料的收集与整理
第八条 档案管理人员必须认真、细致，坚持经常地做好档案资料的收集工作，以保证档案的连续性及完整性。
第九条 凡群众艺术馆、文化馆各部门在工作及活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式的历史纪录，均应在档案管理人员的指导下于翌年六月末前整理立卷，向档案室移交。
第十条 档案管理人员应正确分析和鉴别档案内容，按其现实作用和历史作用，全面确定档案的保存价值，准确判定保管期限。
第十一条 文书保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16~50年左右，短期为15年以下。
第十二条 文件材料应在区别不同保管期限的前提下，按年度一组织机构或年度--问题进行分类立卷。
第十三条 文件材料不多的单位，在区别不同保管期限(永久、长期、短期)的基础上，同一年度、同一保管期限的文件材料，可按业务门类顺序合并立卷(内容较少的相邻类别合并装订)，但在案卷封皮及卷内目录上要标注清楚。
第十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：
一、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。
二、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
三、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
四、卷内文件材料应按排列顺序统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字打印页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。
五、立卷的文件材料必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者及年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填每次会议的时、地点和主要与会人员；卷内目录要用蓝黑或碳素墨水笔填写，字迹要工整；卷内文件目录要放在卷首。
六、声像材料应用文字材料标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。照片要按活动的先后顺序，依次编号排列装入照片夹内，填好卷背、卷内目录；照片底片要编号保存，标明参见号。
七、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应填写立卷人、检查人的姓名和时间，以示负责。备考表应置卷尾。
八、卷内文件材料要去掉金属物；对破损的文件材料应进行修补，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；纸页小的文件材料应粘贴在符合标准的纸张上，纸页宽大的应折叠整齐压平；卷内文件一般以不超过200页为宜，超过的可根据文件材料内容分段立卷。
九、案卷应使用档案局统一印制的封皮，一般采用三孔一线的方法装订；装订时案卷外口及下边要整齐，不便装订的案卷，应置于特制的卷夹或卷盒内，逐件用细线装订。
十、在实行《归档文件整理规则》的地区，也可以按新方法
整理。
第十五条 装订后的案卷应按不同门类(文书、会计、基建、声像实物)、不同保管期限分别排列3按照案卷的保管期限及排列顺序编制档号。要遵循科学性和稳定性的原则，在同一个全宗内目录号不能重，在同一个目录内卷号不能重，在同一个案卷内张(页)号不能重。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号。
第四章 档案的保管、利用、统计
第十六条 群众艺术馆、文化馆应根据档案的数量，设置综合档案室或档案专柜；各门类的全部档案作为一个全宗，应集中存放在综合档案室(专柜)统一保管。
第十七条 综合档案室(专柜)设立全宗卷，记载反映一个全宗的历史情况的文件，积累、存储本馆案卷的立卷说明、分类原则、鉴定整理报告、交接凭证、检查纪录、全宗介绍、组织沿革等材料，集中立卷保管。
第十八条 档案室应有防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防火、防尘等措施，并配备必要的设施。要建立健全档案保管工作的各项规章制度。
第十九条 要定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时采取措施予以解决，要逐步实现档案的计算机管理；以提高科学管理水平及服务效率。
第二十条 档案管理人员工作调动时，必须做好清点交接，办理移交手续。
第二十一条 档案管理人员要熟悉馆藏档案的内容及情况，根据查找、利用需要，编制各类目录、索引等检索工具，积极做好档案的查阅服务工作。利用档案室档案，应填写《档案查阅登记表》，需要借出查阅的，经有关领导审批后，方可借出利用。
第二十二条 档案管理人员应按规定填写档案收进和移出登记簿，准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
第五章 档案的鉴定、销毁及移交
第二十三条 要组成档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定，按照严格的档案鉴定标准，对档案的保管期限和利用价值进行分析研究。第二十四条 经鉴定后，将超过保管期限和已失去保存价值的档案材料，．编制销毁清册，经本馆负责人审查批准，报上级文化行政主管部门备案，进行销毁。销毁时，由二人在指定地点进行，并在销毁清册上签字。
第二十五条 群众艺术馆、文化馆档案室要按国家关于档案馆接收档案范围及年限的有关规定，将永久保存的档案向本级档案馆移交，确属需留用的重要档案，可复制留存，原件移交档案馆。
第六章 附 则
第二十六条 本办法自发布之日起施行。
附：1．辽宁省群众艺术馆、文化馆档案分类方案 2．辽宁省群众艺术馆、文化馆档案保管期限表 3．辽宁省群众艺术馆、文化馆文件材料不归档范围
附件1：
辽宁省群众艺术馆、文化馆档案分类方案 A、党群工作类
(一)党务工作：党委(支部)会议记录，党委(支部)工作计划、总结，上级党组织颁发的党务工作文件等；
(二)组织、宣传工作：组织工作、党员管理工作计划、总结、规章制度，上级党组织对本单位党群干部的任免，党员名册，有关党员教育、学习、工作中形成的文件材料等；(三)纪检监察工作：本单位党风廉政建设文件材料，年度计划、总结报表等；
(四)工会、共青团工作：职工代表大会文件材料，工作计划、总结、统计报表，劳保福利、女工工作文件材料，文体活动，会员管理材料及团员名册等。B、行政管理类
(一)上级机关有关业务文件及专业会议文件材料；(二)上级机关对本单位表彰、奖励的文件材料；
(三)本单位开展工作形成的各类规章制度、通知、计划、总结、请示、批复、会议记录、领导讲话、汇报、调研报告、统计等文件材料；
(四)本单位机构变迁、馆(站)史、大事记以及本单位领导任免、干部任免，职工录用、转正、离退，老干部管理等方面的文件材料；
(五)本单位组织的业务考核、岗位培训、评比验收，编印的信息简报，新闻单位有关宣传报道文章以及本单位对有关业务工作的来信来访调查处理结果等方面的文件材料；
(六)后勤管理、计划生育、环境保护、安全保卫以及本单位开展“以文补文”多种经营活动形成的文件材料。C、业务项目类
(一)戏剧、曲艺、音乐、舞蹈创作及辅导
1．创作、改编、整理和移植的戏剧剧本和曲艺脚本，歌剧的音乐和流水本，舞剧(包括舞蹈节目)的分场提纲和结构计划，戏曲的“总讲”记录材料； 2．创作、整理和改编的各种器乐曲和声乐曲的总谱、分谱、歌谱和歌词，歌剧和舞剧(包括舞蹈节目)的音乐总谱和分谱，钢琴伴奏谱、合唱谱等有关材料； 3．改编、整理、移植剧本和脚本所依据的文学原作； 4．改编、整理的器乐曲、声乐曲所依据的音乐原作；
5．辅导、导演、音乐指挥的有关材料； 6L创作设计、舞台美术设计材料； 7．排练工作及排练场记材料。(二)各类文化艺术培训班
1．计划、通知、总结、招生简章等文件材料；
2．培训提纲、教材、日程安排、教师筒历、学员名单、活动资料等； 3．学员作业、作品、结业成绩单。
(三)美术、摄影、书法及其他专题展览 1．请示、通知、总结等文件材料； 2．展品目录、作者及作品情况登记表；
3。展览前言、结束语、作者介绍、来宾签名、留言等材料； 4．评委名单、评奖结果记录； 5．优秀作品的收藏；
6．有关展览的照片及录像资料等。
(四)各类业余文艺汇演、调演、比赛、评奖等演出活动 1．活动计划、方案、通知、总结等文件材料；
2．节目单、来宾签名簿、开幕词、闭幕词等有关材料； 3．评委名单、评奖结果记录等材料； 4．有关活动的照片、录音、录像等材料； 5．新闻媒体宣传报道材料。
(五)群众文化理论研究、刊物编辑及橱窗宣传
1．群众文化协会的组织机构、章程、工作计划、总结；
2．理论研讨会计划、通知、总结、参加研讨的论文名单及评奖结果等文件材料； 3．新闻媒体的宣传报道及其他有关材料； 4．刊物审批、登记及年审有关文件； 5．来稿登记目录及采用稿件目录；
6．各期橱窗、画廊宣传计划、文字原稿及照片等。(六)基层群众文化工作辅导及调研
1．辅导工作计划、总结、辅导工作记录；
2．基层文化馆、站及群众文化活动示范点基本情况；
3．辅导工作会议通知、领导讲话、经验介绍、讨论记录及其他有关材料； 4．调研工作计划、总结、调研报告。(七)民间文化遗产的收集、整理 1．各类民间艺术作品目录；
2．民间艺术家及民间艺人有关资料；
3．民俗活动及珍贵的民间艺术作品的文字、音像、照片、电子出版物等资料； 4．有关研究的文章及论文；
5．民间文化艺术遗产的开发、利用情况材料。(八)群众艺术馆、文化馆优秀业务人才 1．主要业务经历及工作业绩材料；
2．发表、出版、获奖、参展的文学、美术(剪纸)、摄影、书法作品的复制(复印)品、入选证书及获奖证明(原件或复印件)及参演(唱、讲)、角色创造、演出体会等有关材料； 3．参加外事活动、社会活动中形成的材料； 4．参加艺术进修和评定职称形成的材料；
5．有关部门为其编写的艺0术评介、传记和与其艺术活动有关的史实、考证材料； 6．辅导、培养尖子人才情况材料。D、基本建设类
(一)项目任务书、可行性报告及评估、报批文件；(二)设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察报告；
(三)设计文件：总体设计、施工图设计、设计评估、鉴定及审批；
(四)项目管理文件：征地、施工执照，招投标文件，水、暖、电、通信、排水等配套文件材料；
(五)施工文件：开工报告，图纸会审纪要，施工计划，原材料及构件出厂证明，设计变更通知，隐蔽工程记录，工程质量检查、评定，技术总结，施工预、决算，交工验收记录证明，竣工报告，竣工验收报告，竣工图；(六)竣工验收文件：项目竣工验收报告，工程设计总结、工程施工总结，工程审计文件、材料、决算报告，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。E、设备仪器类
设备采购招投标文件，合同，出厂质量合格证明，设备装箱单、开箱记录，设备图纸，使用说明，设备安装调试、运行、维护修理记录和设备管理等材料。
F、会计档案类包括会计报表、凭证及账簿等。保管期限参照《会计档案管理办法》。G、声像档案类
本单位主要职能活动和重要工作成果，上级领导和著名人物参加本单位、本地区有关重大公务活动等。H、实物档案类
各种匾匠、奖状、奖杯、证书，锦旗、领导题词、条幅、字面、互访礼品等。
附件2：
辽宁省群众艺术馆、文化馆档案保管期限表
一、列入永久保管的档案材料主要包括：(一)本单位制定的各项规章制度；
(二)对重要问题处理所形成的文字材料；
(三)重要的请示、报告、总结、综合统计报表；(四)机构变革材料；
(五)单位负责人任免的文件材料；
(六)综合建筑审批、设计有关文件、图纸及土地、房产证明、固定资产清单、设备材料；(七)由本单位主(承)办的各种大型活动文件材料；(八)本单位负责编印、出版的图书、杂志；(九)本单位职工的个人艺术档案材料；
(十)直属上级机关颁发，需贯彻执行的重要文件材料；
(十一)非直属上级机关下发，属本单位工作范畴，需要贯彻执行的重要文件材料。
二、长期保管的文件材料主要包括：
(一)本单位处理一般工作及问题的文件材料；(二)一般会议的主要文件材料；
(三)人事管理工作形成的一般文件材料；
(四)直属机关颁发需贯彻执行的一般文件材料；
(五)单位内各部门报送的年度工作总结、报告及年度统计报表等文件材料。
三、短期保管的档案材料主要包括：
(一)本单位工作活动中形成的一般事务性文件材料；在短时间内对本馆有参考价值；(二)上级机关颁发的与本单位工作有关但不需要执行的一般性文件材料；(三)单位内各部f1报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。
附件3：
辽宁省群众艺术馆、文化馆文件材料不归档范围
一、上级机关文件材料
(一)上级机关任兔、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅不办的文件；(二)上级机关发来供参考的文件；
(三)上级机关征求意见未定稿的文件。
二、本单位文件材料(一)重份文件；
(二)无查考价值的事务性、临时性文件；
(三)未经领导签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外)，铅印文件的历次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；(四)正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；(五)无特殊保存价值的信封，询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；(六)单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文介绍信等；(七)单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；(八)为参考目的从各方面收集的文件材料；(九)同级单位和非隶属单位的文件材料；
(十)参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； ’(十一)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
三、下级单位文件材料
(一)下级单位报送供参阅的简报、情况反映、不必备案的文件材料；(二)下级单位报送一般的、不需要办理的文件材料；(三)下级单位抄报备案的一般性文件材料。
