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从源头抓起做好医院基本建设档案管理 作者：曹钰
来源：《维吾尔医药》2013年第08期
摘要：医院基建部门是医院基本建设档案资料形成、收集、整理、归档的一线部门，也是工程建设档案资料使用最多的部门。因此，在医院基建档案管理工作中，基建部门发挥着重要的作用。做好医院基建档案管理工作，基建部门必须从源头抓起。
关键词：医院；基本建设；档案管理
随着现代化医院的发展，国家对医疗事业的重视，国内各级各类医院都大力发展医院的基建事业，而大部分医院因用地紧张的原因，在新建医疗建筑用房时，都倾向于向垂直方向发展，建设规模越来越大，参建单位越来越多，相应的基建档案资料也越来越纷繁复杂，医院基建部门一定要分清主线，系统地、规范地做好基建档案收集、管理工作。
一、医院基本建设档案的概念
凡在医院基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图标及声像等各种载体形式的文件材料，均属于基本建设档案。完整的建设工程档案资料，涉及工程的规划、设计、勘察、测绘、监理、施工、建设单位及其主管机关和其他相关部门，部分工程项目还涉及征地、拆迁、补偿等方面的工作[1]。
二、医院基本建设档案的重要性
基建档案资料，是建筑工程全部面貌的真实反映，是工程交付使用、维护管理、改建、扩建的重要凭证，是医院基本建设发展的重要资源。同时，基建档案中的招投标资料、材料认质认价资料、工程变更签证资料、合同等经济资料也是工程竣工结算的重要依据、医院基建经济投资的第一手资料[2]。
三、医院基本建设档案的管理
1、领导重视，责任到人。
按照国家档案局、国家发展和改革委员会联合发文中“项目档案工作领导责任制，相关人员岗位责任制”的要求，医院应将基建档案管理纳入医院管理制度，由医院分管基建工作的副院长主抓工作，并规定基建部门每个工作人员都有将基建资料及时收集、归档的责任。在实际工作中，应避免部分工作人员由于责任心不强或过分信赖施工单位，只关注档案资料的“数量”，而忽略档案资料的“质量”的现象发生。尤其是在重大工程项目中，负责各分项工程的基建工作人员一定要对该分项目工程基建资料的完整性、准确性、前后一致性等方面的内容进行把关。在工程未验收完成前，所有档案资料暂由基建部门专项负责基建档案管理的工作人员统一保管。专项负责基建档案管理的工作人员最好是由既懂工程建设专业又懂基建档案专业的人员担任，而很多医院恰恰是缺乏这样懂“双专业”的人才。医院应结合实际情况，对相关人员进行“双专业”培训，及时了解国家、省、市基建档案管理的最新要求，使其尽快进入“懂专业、善管理”的角色，不断地提高业务素质和专业水平。同时，专项负责基建档案管理的工作人员要经常与基建部门工程各分项工程负责人员、各参建工程的资料管理人员进行业务交流和工作沟通，以便了解工程进展程度，及时督促资料的归档工作。
2、完善基建档案管理制度
医院基建部门需建立、健全一套完整的收文、发文、借阅登记管理制度，及时、规范、完整、准确、系统、安全地管理基建档案。所有的文件材料出入均须有原始的记载，借阅的文件要有限定的借阅期限，逾期要及时地追回，以防止资料长期流落在外，造成资料的缺损、丢失。基建档案管理人员应充分利用现代化管理技术，将重要的文件材料，采取扫描电子版与纸质版双重保存。对于所有存档的资料都应有分类编号，并录入计算机，制作详细的电子目录，方便调阅、使用。对于需频繁使用的文件材料，如非必须使用原件，则采用复印件的形式。对于经相关主管部门审批或见证的图纸、文件材料，必须交付施工单位使用的，基建部门应制作一式多份，留有原始材料存档，以避免档案资料孤本丢失。
3、项目分类、集中管理，做好与医院综合档案管理部门、城市建设档案管理部门之间档案交接工作。
医院基建部门在收集、管理、归档基建档案资料时，可从三个角度出发，分别是：归基建部门存档、归医院综合档案管理部门存档和归城市建设档案馆存档，每个角度都有不同的要求，应有不同地分类管理实施方案。但总的原则应是：按照大的项目进行分类，集中管理。每个分类项目按照建设工程文件归档整理规范以及特定工程项目的要求，以工程发生的先后顺序，排列、编目、装订、装盒[3]，在工程竣工后，分别移送医院综合档案管理部门存档和城市建设档案馆存档。
在重大工程项目办理报批手续时，医院都会与城市建设档案馆签订《建设工程档案报送责任书》，此时，医院基建部门就要明确了解城建档案馆归档资料要求，并根据要求，在工程建设过程中，及时做好资料收集、分类、整理工作。同时，督促施工单位做好报送资料的工作，否则容易造成报送资料验收不过关。
四、结语
面对医院工程项目越来越复杂的新形势，医院基建部门一定要理清思路，不畏困难，从源头抓起，督促相关参建单位认真履行好职责，坚持贯彻实施基建档案管理制度、标准要求，共同把医院基建档案管理工作做好，促进医院的基本建设工作可持续发展。
参考文献：
[l]顾晔.搞好基建档案管理工作 为建设现代化医院服务[J].江苏省卫生事业管理，2006，1：56-57。
[2]高攀，张英、洪海鸥.医院基建档案的重要性及有效管理[J]中国农村卫生事业管理，2011，：31（1）：35-37
[3]GB/T 50328-2001 中华人民共和国国家标准 建设工程文件归档整理规范[S]。
作者简介：曹钰，女，江苏省南通市第三人民医院基建科，从事卫生事业管理工作。
